Cum proiectează comitetele de proiect și grupurile de conducere proiectul dvs.
Să începem prin a spune că Consiliul de Proiect este o parte importantă a structurii organizaționale a fiecărui proiect. dacă nu ai una, ar trebui să vorbești cu managerul tău despre cum să faci una.
Consiliul de proiect este prezidat de sponsorul proiectului și va include de obicei un număr de alte părți interesate, precum și managerul de proiect .
În mod normal, există trei până la cinci persoane în Consiliu. Aceștia sunt toți actorii cheie ai proiectului și cei care au capacitatea de a face lucruri pentru proiect.
Linia de fund: este un grup de oameni care se întâlnesc pentru a ajuta la supravegherea proiectului și a continua să meargă înainte în direcția corectă.
Tabelele de proiecte sunt create la începutul ciclului de viață al proiectului și funcționează pe tot parcursul proiectului până când acesta este închis. Să aruncăm o privire asupra celor 4 roluri-cheie ale unui Consiliu de Proiect.
Consiliul de proiect oferă guvernare
În primul rând, Consiliul de proiect oferă o guvernare critică. Ele se asigură că politicile sunt respectate la nivel corporativ și de portofoliu sau la nivel de program. Acestea oferă o supraveghere a ceea ce desfășoară echipa de proiect. Aceștia, împreună cu sponsorul proiectului, sunt responsabili pentru livrarea cu succes a proiectului și acest rol de guvernare asigură faptul că echipa de proiect acționează în moduri etice și în limitele acceptate de companie.
Ei fac acest lucru prin interogarea managerului de proiect și oferirea de ajutor și sprijin.
Placa de proiect oferă direcție
Există adesea decizii care trebuie luate în legătură cu un proiect, iar unele dintre acestea nu se încadrează în competența directorului de proiect. Atunci când managerul de proiect nu este capabil să ia decizia și este ceva care ar trebui discutat cu mai mulți actori decât cu sponsorul, acesta va merge la consiliul de proiect.
Rolul lor este de a menține proiectul în curs prin oferirea unei direcții adecvate pentru echipă. Acestea contribuie la stabilirea viziunii la începutul proiectului și la menținerea proiectului pe întreg parcursul.
Consiliul de proiect ia decizii
Consiliul de proiect este în primul rând un organism de decizie. Rolul lor este de a lua deciziile care mențin proiectul înainte de a debloca problemele și de a ajuta managerul de proiect să vadă un traseu clar către finalizarea cu succes.
Managerul de proiect va prezenta recomandări consiliului de proiect. Acestea ar putea include recomandări pentru a aborda:
- Riscuri, cum ar fi planurile de atenuare pentru a aborda provocările potențiale
- Probleme
- Probleme cu resursele, cum ar fi lipsa membrilor echipei potrivite
- Programarea întârzierilor
- Depășirea bugetului.
Consiliul de proiect nu trebuie neapărat să acționeze conform recomandării managerului de proiect. Ca grup, aceștia pot veni cu alte sugestii pentru calea de urmat și, deseori, o fac. Aceasta este de multe ori pentru că au o imagine mai mare, o viziune corporativă asupra mediului proiectului, decât managerul de proiect, astfel încât să poată vedea rute alternative și să aleagă cel mai bun la acea dată.
Consiliul de proiect aprobă cheltuielile
În cele din urmă, consiliul de proiect aprobă bugetul general.
Fiecare comandă de achiziție sau articol bugetar este gestionat în mod normal de către managerul de proiect: nu trebuie să mergeți la consiliul de proiect pentru a obține fiecare factură semnată pentru plată.
Cu toate acestea, la nivel de proiect în ansamblu, Consiliul de Proiect are un rol de jucat în prima aprobare a modului în care veți cheltui banii (planurile de buget) și apoi în monitorizarea cheltuielilor în desfășurare pentru a asigura că proiectul este pe drumul cel bun.
De asemenea, va trebui să luați parte din Consiliul de proiect atunci când se pare că trebuie să cheltuiți fonduri de urgență sau rezerve de gestiune. Aceștia pot autoriza depășiri și pot ajuta echipele de proiect să acceseze fonduri suplimentare în cazul în care acest lucru poate fi justificat.
În ansamblu, Consiliul de proiect oferă o funcție esențială de guvernare și direcție pentru echipa de proiect. Direcția și sfaturile lor ajută managerul de proiect să ghideze proiectul în direcția corectă și sunt perfect plasați să intre și să ajute dacă ceva începe să se înșele.