Într-un număr tot mai mare de sectoare, secretarii dețin o diplomă de licență sau câștigă certificări specializate, cum ar fi secretarul juridic acreditat sau asistentul medical certificat medical.
Cerințe de locuri de muncă pentru secretari / asistenți administrativi
Pentru a lucra într-o poziție administrativă , vă va fi de așteptat să fiți confortabil folosind tehnologia într-o varietate de moduri. Este posibil să vi se solicite să generați documente, să creați prezentări de diapozitive, să creați foi de calcul, să administrați baze de date și să mențineți site-uri Web. Ar trebui să fiți confortabil folosind Microsoft Office, e-mail și internet. Pentru un loc de muncă la o afacere mică, poate fi necesar să fiți familiarizat cu QuickBooks sau alte programe software contabile.
Aptitudinile bune de comunicare verbală și scrisă sunt esențiale. Când lucrați la o slujbă de birou, trebuie să fiți orientați spre detaliu și să aveți abilități de corectare. Ar trebui să aveți o conducere solidă a limbii engleze, inclusiv abilități de scriere / editare. Unele responsabilități pot implica crearea de documente și / sau site-uri web. Va trebui să fiți confortabil să revizuiți sau să compuneți comunicări sau conținut web.
Rolul managerului de birou poate face parte din responsabilitățile dvs. Pentru a fi un manager de succes, trebuie să aveți posibilitatea să faceți mai multe sarcini și să fiți bine organizați. În calitate de manager, planificați adesea evenimente de personal, cum ar fi premii și evenimente de strângere de fonduri sau planificați întâlniri cu clienții și organizați programe pentru colegii dumneavoastră.
Cum de a găsi un loc de muncă ca secretar / asistent administrativ
Înainte de a începe căutarea, adunați referințele angajatorilor anteriori. Dacă nu aveți prea multă experiență de lucru, puteți folosi o referință personală .
Angajatorii care angajează un secretar sau un asistent administrativ caută o persoană pe care o pot lucra confortabil, care se va amesteca bine cu ceilalți angajați și care poate avea încredere în informații confidențiale. Liniile de recomandare puternice pot demonstra aceste calități.
Ajungeți în rețelele dvs. pentru a vă atrage clienți în deschiderea locurilor de muncă. Ajungeți la contactele Facebook, LinkedIn, prietenii de familie, vecinii și foștii angajatori și spuneți-le că veți aprecia introducerile pentru oricine pe care ei știu că îl angajează.
Dacă vă concentrați căutarea într-un sector precum legea, medicina, publicarea sau învățământul superior, adresați-vă, de exemplu, persoanelor dvs. de contact în mod special pentru trimiteri către orice profesioniști pe care aceștia le cunosc în acele domenii de angajare.
Aplicarea în persoană
Veți fi un reprezentant al companiei care vă angajează și oferă adesea prima impresie clienților sau clienților. Aceasta înseamnă o imagine curată și abilitățile interpersonale puternice sunt importante pentru posesia secretarilor și asistenților administrativi.
Dacă puteți găsi o modalitate de a fi observat de potențialii angajatori, vă poate oferi o marjă de candidat. Cu scrisorile de recomandare și reluarea în mână, vizitați organizațiile și întreprinderile locale. Iată cum puteți aplica pentru un loc de muncă în persoană .
Încurajați-i pe ucigași și întrebați dacă puteți vorbi cu oricare dintre supraveghetori sau manageri despre pozițiile de personal de suport în cadrul organizației. Dacă manageri nu sunt disponibili, spuneți recepționerului câteva informații importante despre acreditările dvs. și întrebați dacă ar putea fi destul de buni ca să vă împărtășească CV-ul cu șefii lor.
Căutați locuri de muncă online
Faceți o căutare Google pentru deschiderea de locuri de muncă cu cuvinte cheie cum ar fi asistentul administrativ, asistentul de marketing, asistentul editor, secretarul medical, secretarul juridic și asistentul de birou pentru generarea de liste de locuri de muncă. Multe posturi administrative vor fi de asemenea publicate pe secțiunea de ocupare a forței de muncă a site-ului pentru ziarul local sau Camera de Comerț.
Interviu pentru locurile de muncă asistent administrativ
Imaginea ta personala si abilitatile interpersonale vor fi evaluate de catre angajatori atunci cand interviul pentru o pozitie deschisa. Asigurați-vă că sunteți impecabil îmbrăcați și îngrijit. Salutați-vă intervievatorul cu un zâmbet cald și o strângere de mână fermă. Asigurați-vă un contact vizual corespunzător cu fiecare dintre intervievatorii dvs. în situații de grup.
Fiți pregătiți pentru interviu, explorând înainte de timp afacerea. Familiarizați-vă cu ceea ce fac în birou și cu clientela lor. De asemenea, pregătiți-vă să vă vindeți prin evidențierea a 5 - 7 active care vă vor permite să vă eficientizați rolul de secretar sau asistent administrativ al organizației. Pentru fiecare bun, menționați, fiți gata să menționați un rol, un proiect sau un loc de muncă în care ați aplicat această forță și ați generat rezultate pozitive.
Spunând aceste povestiri despre modul în care ați excelat în trecut, puteți merge mult pentru a convinge angajatorii că aveți chestii potrivite pentru a excela în slujbă. Revedeți cu atenție anunțul sau descrierea postului pentru poziție și faceți o listă a preferințelor / cerințelor. Pentru fiecare calificare, gândiți-vă la un exemplu despre modul în care ați prezentat acea calitate sau ați aplicat această abilitate.
Pregătiți răspunsuri la alte întrebări frecvente pentru interviuri administrative, cum ar fi slăbiciunile și provocările pe care le-ați întâlnit în trecut. Angajatorii vă vor întreba probabil despre relațiile cu supraveghetorii din trecut, astfel încât să fiți gata să menționați modul în care ați lucrat bine cu șefii și ați abordat în mod efectiv personalitățile provocatoare și ați avea la dispoziție aceste referințe scrise.
Urmăriți după interviu
Imediat după interviu, compuneți un card de mulțumire sau o scrisoare care indică în mod clar că doriți să colaborați cu angajatorul respectiv. Exprimați cât de mult îi apreciați pe aceștia luând timpul pentru a vă întâlni și pentru a vă explica pe scurt cum sunteți într-o formă excelentă pentru această poziție.
Dacă v-ați întâlnit cu mai mulți intervievatori, încercați să includeți ceva diferit în fiecare comunicare pentru a arăta că sunteți un individ extrem de motivat și grijuliu.