De ce doriți să trimiteți un e-mail profesionist? Există o serie de motive. Puteți trimite scrisoarea de intenție unui potențial angajator, o scrisoare de mulțumire unui coleg care a acceptat să fie o referință, o scrisoare de demisie către șeful dvs. actual sau o cerere de scrisoare de recomandare.
Este posibil să aveți și alte motive pentru trimiterea de e-mailuri non-personale și, de fapt, este o idee bună să vă asigurați că e-mailurile dvs. sunt organizate și profesionale. Iată ce trebuie să includeți în mesaje, ce să nu includeți și cum să închideți, să semnați și să trimiteți mesajele dvs. de e-mail.
Linii directoare pentru e-mailul profesional
Examinați acești pași pentru a scrie un e-mail profesionist de înaltă calitate și veți avea întotdeauna o impresie bună asupra destinatarului:
- Linia de subiect: Linia subiectului trebuie să transmită în mod concis scopul dvs. pentru scriere. Subiectul dvs. poate fi la fel de simplu ca și "Mulțumesc" sau "Solicitare de recomandare".
- Salut: Chiar dacă scrieți un e-mail foarte scurt, includeți un salut. Dacă știți numele persoanei, includeți-o. Dacă nu sunteți pe bază de nume cu persoana, sunați-i după titlu.
- Durata: păstrați-vă emailul cât mai concis posibil. Oamenii tind să schimbe e-mailurile lungi, deci includ doar informații esențiale.
- Font Style: Evitați ornate, jucăuș, sau fonturi colorate; acestea distrag atenția pur și simplu destinatarul din mesajul dvs. real. Evitați suprasolicitarea cu caractere aldine și cu caractere italice, care fac ca un e-mail să arate aglomerat. Nu scrie nici prin toate literele majuscule; acest lucru se întâmplă ca fiind supărat sau suprasolicitat într-un e-mail.
- Emoticoane: Nu includeți emoticoanele într-un e-mail profesionist; salvați-le pentru corespondență personală.
- Ortografia și gramatica: Doar pentru că scrieți un e-mail nu înseamnă că ar trebui să fiți prost despre ortografie și gramatică. Editați-vă cu atenție e-mailul înainte de al trimite. Un mesaj fără erori indică destinatarului că e-mailul dvs. ar trebui luat în serios.
- Închidere: Înscrieți-vă cu un scurt mesaj "Mulțumesc", "Cel mai bun" sau o altă trimitere simplă, apoi numele dvs. Majoritatea conturilor de e-mail vă permit să încorporați în fiecare e-mail o semnătură cu numele, titlul și informațiile de contact. Acesta este un mod minunat de a face fiecare corespondență mai profesionistă.
Sfaturi suplimentare pentru mesajele profesionale de e-mail
Odată ce ați scris adresa dvs. de e-mail, treceți prin toți acești pași înainte de a da clic pe butonul "Trimiteți":
- Asigurați-vă că mesajul dvs. este complet: Verificați dublu pentru a vă asigura că este completat rândul Subiect al e-mailului dvs., ați inclus o semnătură , trimiteți mesajul persoanei de contact potrivite și ați completat câmpul Bcc pentru a trimite o copie pentru tine, astfel încât să aveți o înregistrare a mesajului de e-mail.
- Demonstrați-vă mesajul dvs. de e-mail: Înainte de a lovi trimiteți, asigurați-vă că verificați ortografia și verificați gramatica și capitalizarea. Ele sunt la fel de importante în corespondența de căutare a posturilor de e-mail, deoarece sunt într-o scrisoare de hârtie.
- Trimiteți un mesaj de test de e-mail: Înainte de a trimite de fapt e-mailul dvs., trimiteți mai întâi mesajul pentru a verifica dacă formatarea funcționează și nimic nu pare să fie în afara locului. Dacă totul arată bine, continuați și trimiteți e-mailul companiei sau persoanei pe care o contactați.
- Trimiteți o copie a mesajului de e-mail către dvs .: Utilizați câmpul Bcc pentru a trimite o copie a mesajului de poștă electronică pentru tine, astfel încât să aveți o înregistrare cu privire la momentul în care ați trimis mesajul și la care l-ați trimis. De asemenea, puteți găsi aceste informații în dosarul trimis.
- Trimiteți-vă copiile: Cu multe programe de e-mail puteți trimite foldere pentru a facilita găsirea oricăror e-mailuri importante din trecut. Configurați un dosar pentru toate e-mailurile pentru căutarea de locuri de muncă și trimiteți-vă copiile mesajului de e-mail pe care îl trimiteți în dosarul de căutare de locuri de muncă.
Verificați-vă e-mailul în mod regulat
Timpul este esențial când căutați un loc de muncă, deci este important să verificați periodic și frecvent e-mailul, astfel încât să nu pierdeți nici o oportunitate importantă. Cel puțin, verificați-vă e-mailul în dimineața și în după-amiaza devreme, astfel încât veți avea timp să răspundeți în timp util la mesajele pe care le primiți.
Aceste zile, având un telefon inteligent, vă pot face ușor să verificați mesajele de e-mail oriunde v-ați afla și ori de câte ori doriți - fără să vă mai mișcați peste computer. De fapt, puteți primi notificări pentru mesaje noi de e-mail, astfel încât să le puteți citi de îndată ce vă apasă în căsuța de e-mail.