1. Gândiți-vă la manierele dvs.
Chiar și într-o lume în care ne grăbim să facem lucrurile cât mai repede posibil pentru a trece la următoarea sarcină, faceți timp pentru a utiliza manierele bune în e-mailul dvs.
Nu neglija să spui "te rog" și "mulțumesc".
Când vă adresați unor persoane pe care nu le cunoașteți bine sau deloc sau cu cine aveți doar o relație formală, adresați-le după numele și numele lor, dacă nu v-au cerut să faceți altfel. De exemplu, spuneți "Dragă domnule White" sau "Dragă doamnă Gray". Dacă răspundeți la un e-mail și expeditorul mesajului original a semnat-o doar cu numele sau prenumele, atunci puteți presupune în siguranță că este bine să le adresați în același mod.
2. Urmăriți-vă tonul
Tonul este modul în care tu, ca scriitor, îți poți exprima atitudinea într-un mesaj de poștă electronică. Ea influențează modul în care este primită. De obicei, doriți să vă asigurați că veți întâlni beneficiarul ca fiind respectuos, prietenos și abordabil. Nu doriți să sunați curt sau exigent. Revedeți mesajul de mai multe ori înainte de a lovi trimiterea.
Când scrieți la cineva cu care ați comunicat înainte, începeți să spuneți ceva prietenos, cum ar fi "Sper că sunteți bine". În timp ce emojis vă poate ajuta să transmiteți mai ușor tonul, nu vă mai folosiți în e-mail profesional decât dacă scrieți la cineva cu care aveți o relație foarte informală.
Nu le folosiți niciodată atunci când le scrieți unui angajator potențial.
Este întotdeauna considerat eticheta e-mail săraci pentru a scrie un e-mail sau o parte dintr-un singur cu majuscule. Te va face să pari că ți-ai strigat.
3. Fii concis
Oamenii ocupați nu au nici timpul, nici înclinația de a petrece mai mult de un minut citit câte un e-mail individual.
Dacă doriți să permiteți destinatarului să vă citească rapid mesajul și să îl înțeleagă, trebuie să îl păstrați pe scurt.
Nu lăsa totuși detalii pertinente. Asigurați-vă că mesajul vă transmite în mod clar motivul pentru scrierea acestuia în primul rând. Nimeni nu economisește timp dacă ajungeți înainte și înapoi în timp ce încercați să explicați detaliile pe care le-ați omis.
4. Evitați utilizarea abrevierilor de text
Chiar dacă doriți să economisiți timp, nu trebuie să utilizați abrevieri de text în e-mailul profesional. Dacă scrieți mult, la fel de mulți oameni, puteți fi obișnuiți să folosiți un fel de stenogramă pentru a vorbi prietenilor. De exemplu, puteți utiliza "u", "ur" și "plz" în locul "dvs.", "dvs." și "vă rugăm". Aceste abrevieri nu au loc în corespondența de afaceri, cu excepția cazului în care destinatarul este o persoană cu care aveți o relație ocazională.
5. Utilizați o adresă de e-mail profesională
Pentru mesajele legate de activitatea dvs. curentă, utilizați întotdeauna adresa de e-mail pe care angajatorul dvs. ți-a atribuit-o. Cu toate acestea, nu trebuie să-l utilizați niciodată pentru a trimite mesaje care nu au legătură cu munca dvs., de exemplu, dacă sunteți în căutarea unui nou serviciu. Utilizați în schimb un cont de e-mail personal.
Dacă nu aveți un cont personal, de exemplu cel pe care l-ați furnizat furnizorul de servicii de internet atunci când v-ați înscris pentru serviciu, obțineți un cont de e-mail gratuit.
Utilizați Gmail sau un alt serviciu pentru a configura o adresă care să sune profesional. Nu utilizați nimic prostește sau sugestiv. Numele și prenumele dvs. sau numele complet sunt alegeri adecvate.
6. Nu uitați ortografia și numărul gramaticilor
Este imperativ să vă corectați e-mailul cu atenție. Nu neglija niciodată acest pas critic, indiferent cât de ocupat ești. Lucrurile pe care doriți să le acordați atenție corectă sunt gramatica corectă și corectă. Pe lângă corectarea corectă a cuvintelor, doriți să scrieți corect numele persoanelor, inclusiv cel al destinatarului dvs. și numele companiei sale.
Aveți grijă să vă bazați prea mult pe verificatorii de vrăji. Este posibil să nu observe greșelile cuvintelor atunci când sunt folosite incorect. De exemplu, un verificator de vrăji nu va marca cuvintele "la" în propoziția "Trebuie să vă pun întrebări", chiar dacă în acest context ar trebui să fie "doi". Verificați în mod clar spellings pe care nu sunteți sigur de a utiliza un dicționar online gratuit, cum ar fi Merriam-Webster.