Cum puteți găsi rapid și ușor înregistrări importante
Singura dată când pari să te gândești la documente importante este atunci când ai nevoie de ele. Și, de multe ori, nu le puteți găsi când aveți nevoie de ele pentru că nu aveți un sistem organizat și centralizat pentru stocarea documentelor dvs. importante și / sau ultima dată când aveați nevoie de ele, pur și simplu l-ați aruncat înapoi în mare în biroul dvs. de acasă, în loc să îl puneți înapoi în locul în care aparținea.
Suna familiar?
Cu toate documentele importante care se răspândesc în casa dvs., pierdeți mult timp și energie în căutarea lor. De asemenea, aveți riscul de a pierde complet unele dintre ele. Dar, cu câțiva pași simpli, vă puteți organiza documentele de hârtie importante într-o oră în acest weekend!
Veți avea nevoie de un dulap de arhivare cu două sertare sau de o casetă de agățare portabilă, fișiere agățate în mai multe culori (6 culori diferite), foldere cu clape de înălțime de la manila terțe și un seif ignifug (opțional). Sau puteți cumpăra un liant mare și inserții de file. Odată ce ați primit mărfurile, sunteți cei șase pași pe care îi veți urma pentru a vă organiza documentele.
Pasul unu: Adună toate documentele
Înainte de a vă putea organiza toate documentele importante, trebuie să le localizați. Acest lucru este uneori mai ușor de zis decât de făcut.
Verificați biroul de acasă ca în sertare și hârtiile așezate pe birou sau pe masă. Verificați grămada de hârtii care aglomeră blaturile de bucătărie, precum și sertarele și coșurile de bucătărie.
Uitați-vă la dormitorul și la dormitorul dormitorului dvs. (le-ați fi putut lăsa acolo în graba de dimineață și ați uitat de ele). Nu în ultimul rând, verificați geanta sau servieta pentru documente importante pe care tocmai le transportați în mod accidental (opps).
Pasul al doilea: clasificați documentele
Cele mai importante documente se încadrează în una din următoarele șase categorii.
Sortați toate documentele dvs. colectate după cum urmează:
- Înregistrări de proprietate și de proprietate - ipotecă, acte de proprietate, proiecte de îmbunătățire a locuinței și chitanțe, manuale și garanții pentru aparate, informații privind impozitul pe proprietăți, polițe de asigurare de origine și manuale
- Înregistrări auto - titluri, înregistrări de întreținere, politici de asigurare și informații, informații privind împrumuturile și înregistrări de plăți
- Dosarele medicale - polițe de asigurare, manuale de beneficii de asigurări de sănătate, explicații privind beneficiile medicale, facturi de medic, listele de prescripție, informații privind cheltuielile flexibile, chitanțe medicale, directive medicale, polițe de asigurare de viață
- Înregistrări financiare - declarații bancare, declarații fiscale, înregistrări de deducere fiscală, înregistrări de investiții, înregistrări de credite, extrase de carduri de credit
- Înregistrări electronice - contracte și manuale de telefonie mobilă; încasări și garanții de vânzări pentru calculatoare, laptopuri și iPaduri; cabluri și programe de internet și facturi; ruta wireless de vânzări și manual
- Dosare personale - certificat de naștere, certificat de căsătorie, certificat de divorț, titluri de custodie, informații de securitate socială, înregistrări de imunizare, pașapoarte, înregistrări militare, înregistrări baptismale și de confirmare, testamente, plan funerar și informații despre locul de înmormântare. Dacă aveți animale de companie, puteți include și documente importante, cum ar fi informații veterinare și vaccinuri în această categorie.
Pasul al treilea: găsiți documentele vitale
Majoritatea documentelor dvs. importante pot fi stocate într-un dulap regulat de depozitare sau într-o casetă de fișiere portabilă. Există însă unele care ar trebui să fie într-adevăr stocate într-o opțiune de depozitare în condiții de siguranță ignifugă sau în afara depozitului, cum ar fi un seif.
Documentele vitale sunt documente care ar fi foarte dificil sau prea consumatoare de timp pentru a le înlocui. Acestea pot conține informații personale sensibile care ar putea fi compromise în cazul unei spargeri sau a unui jaf. În cazul în care casa dvs. a fost distrusă de incendiu sau de inundații, doriți ca aceste documente vitale să rămână intacte.
Pentru majoritatea oamenilor, următoarele documente ar fi considerate vitale: informații de securitate socială, certificate de naștere, polițe de asigurare împreună cu informațiile de contact ale agentului dvs., testamente, acte de proprietate, titluri de automobile, pașaportul dvs. și orice contract sau acord care necesită semnătura dvs. originală.
Faceți o listă principală a tuturor documentelor vitale pe care le plasați în siguranța dvs. ignifugă sau într-o opțiune de depozitare în afara amplasamentului.
Pasul patru: Duplicați-vă portofelul
Cei mai mulți dintre noi poartă informații critice în portofelele noastre în fiecare zi. Știți tot ce este în portofel? Ce ați face dacă portofelul dvs. a fost pierdut sau furat?
Faceți copii ale permisului dvs. de conducere, cardului de donatori, cardurilor de asigurare de sănătate, cardurilor de membru cum ar fi cardurile de loialitate ale magazinelor de gimnastică, cluburile de depozitare și, cel mai important, toate cardurile de credit și de debit (copie față și spate). Păstrați aceste copii cu celelalte documente importante pe suport de hârtie:
Pasul Cinci: Creați un sistem de arhivare simplu
Cu cât sistemul de depozitare este mai simplu, cu atât este mai probabil să îl utilizați în mod consecvent. Luați fiecare categorie de document important și atribuiți-i o culoare de fișier agățat:
- Înregistrări de proprietate și de proprietate
- Înregistrări automate
- Registrul sănătății
- Record financiar
- Electronică înregistrări
- Înregistrări personale
Adăugați numărul corespunzător de fișiere suspendate în sistemul dvs. de înregistrare pentru numărul de documente pe care le aveți în fiecare categorie.
Utilizați folderele manila și creați un dosar pentru fiecare document individual din fiecare categorie. Așezați folderele în secțiunea corespunzătoare a filelor agățate.
Dacă ați cumpărat un liant mare cu trei inele și inserții de file, etichetați filele cu numele de înregistrare de mai sus, gaura de hârtie puneți toate documentele și le organizați. Dacă hârtiile nu ar trebui să fie perforate cu hârtie, gaura de hârtie pune un dosar și pune documentele în dosar.
Acum, dacă documentele nu sunt lucrurile, acest lucru ar putea fi un moment liber pentru tine. Puteți să scana toate aceste documente, să le salvați pe un hard disk și apoi să le ștergeți totul. Dar folosiți-vă propria discreție, pe măsură ce unele documente sunt mai bine salvate. Folosește-ți cea mai bună judecată.
Întreținerea continuă
Acum, că lucrările importante sunt organizate, păstrați-le organizate. În fiecare lună când plătiți facturile, depuneți orice documente noi în secțiunea corespunzătoare a sistemului dvs. de înregistrare. În același timp, căutați toate documentele pe care le-ați eliminat din sistem în cursul lunii, care ar putea fi în continuare în afara sistemului de înregistrare. Re-introduceți-le. Cel puțin de două ori pe an, examinați documentele din sistemul dvs. de depozitare pentru a vedea dacă pot fi curățate. Un program bun de urmat este la începutul anului și la sfârșitul fiecărui an școlar.
Cu puțin efort, puteți beneficia de beneficii pe termen lung prin organizarea documentelor importante pe hârtie.
Editat de Elizabeth McGrory.