Angajatorii presupun că persoanele pe care le angajează știu cum să îndeplinească anumite sarcini. De exemplu, șeful dvs. vă va aștepta să știți cum să scrieți un e-mail profesionist și să răspundeți corect la telefon. Aceste sarcini sunt destul de simple, dar altele sunt un pic mai complicate - de exemplu, ne cerem scuze pentru o greșeală. Nu este ceva ce toată lumea știe să facă. Aici sunt opt sarcini, unele simple și altele nu, pe care toată lumea trebuie să le stăpânească:
- Trimiterea unui e-mail profesional: Dacă sunteți sub vârsta de 30 de ani, este foarte probabil că ați folosit e-mailul deoarece ați știut cum să scrieți. Ceea ce probabil nu știți este că există o mare diferență între trimiterea de e-mail prietenilor dvs. și utilizarea acestui mediu pentru corespondența legată de locul de muncă. Când scrieți prietenilor dvs., puteți scrie în toate literele mici, utilizați argou și abrevieri și, poate, chiar să lăsați ortografiile greșite și gramatica proastă. În contrast cu e-mailul profesionist, în cazul în care aceleași lucruri se numără printre "nu" la care ar trebui să fii atent atunci când corespunde cu colegii, șeful sau clienții. Mai mult: Sfaturi pentru scrierea e-mailurilor profesionale .
- Scrierea unui memoriu sau a unei scrisori de afaceri: Este greu de imaginat că trebuie să trimiteți o copie pe suport de hârtie a unui memoriu sau a unei scrisori în loc de un e-mail, dar s-ar putea întâmpla. În cazul în care se întâmplă vreodată, ar trebui să știți cum să faceți acest lucru în mod corespunzător. Citește mai mult: Formatul corect al scrisorii de afaceri.
- Răspunsul la telefon și efectuarea de apeluri telefonice: Ați făcut și primiți apeluri telefonice toată viața. Desigur, știi cum să faci această sarcină foarte simplă: ridică-ți telefonul și salută (sau dacă faci un apel, întreabă persoana la care vrei să vorbești). Este bine pentru apelurile telefonice personale, dar nu pentru apelurile de afaceri. Când răspundeți la un apel, identificați-vă întotdeauna și specificați numele departamentului sau companiei dvs. Dă-ți numele persoanei care răspunde la telefon atunci când ești apelantul și apoi îi spui cine vrei să ajungi. Citește mai mult: Ai avut-mă la Hello: Cunoașterea corectă a etichetei telefonice .
- Efectuarea introducerilor: Când vă întâlniți pe cineva nou, este politicos să vă prezentați-i lui sau ei. Este, de asemenea, bunele maniere de a introduce oameni unul altuia. Într-o situație legată de muncă, este întotdeauna mai bine să folosiți numele și prenumele. De exemplu, spuneți "Bună ziua, eu sunt Mary Smith" când întâlnești pe cineva pentru prima dată. Puteți face acest lucru și când întâlniți pe cineva pe care l-ați cunoscut înainte, dar al cărui nume nu-l amintiți. În acest caz, puteți adăuga "Știu că ne-am întâlnit înainte, dar mi-e teamă că ți-am uitat numele." Sunt șanse să nu-și amintească nici a ta! La introducerea altora spunem, de exemplu, "John Jones, aș vrea să-l cunoașteți pe Peter Smith".
- Luarea de procese-verbale la o reuniune: Multe locuri de muncă implică participarea la întâlniri, cel puțin ocazional. Adesea este necesar ca înregistrările scrise, numite minute, să fie păstrate pentru aceste adunări. La un moment dat, persoana care conduce întâlnirea vă poate cere să luați aceste minute. Când faceți acest lucru, trebuie să înregistrați numele participanților care sunt prezenți și să luați cu atenție note care rezumă tot ce discută. De asemenea, va trebui să introduceți minutele după întâlnire. Mai mult: Luarea de minute .
- Scrierea unei liste de a face: Fie frecvent, fie ocazional, va trebui să jonglezi mai multe sarcini. Cea mai bună modalitate de a urmări toate acestea este păstrarea unei liste de "a face". Scrieți toate sarcinile pentru care sunteți responsabili, prioritizată cu datele expirate. Indiferent dacă utilizați o aplicație de telefon, un software de calculator sau o foaie de hârtie, asigurați-vă că puteți fie să vă opriți, fie să traversați articolele pe măsură ce le completați. De asemenea, rețineți data. Nu ștergeți articole deoarece doriți să fiți capabil de a urmări cele pe care le-ați terminat.
- Scuzați-vă pentru o greșeală: Pentru a vă cere scuze pentru o greșeală, va trebui să recunoașteți că ați făcut-o. E un lucru greu de făcut, dar este necesar. Este imperativ să acționați repede - de îndată ce vă dați seama de eroarea dvs., discutați cu șeful dvs. sau cu oricine altcineva va avea efect. Încercați să aveți un plan în minte pentru a corecta greșeala. Citiți mai multe: Ce să faceți dacă faceți o greșeală la locul de muncă .
- Apelarea la bolnav: Nimănui nu-i place să se îmbolnăvească, dar chiar și mai mult decât atât, cei mai mulți oameni urăsc să-i chemi la muncă. O piață precară a locurilor de muncă ne-a determinat să credem că prezența noastră la birou (sau oriunde este locul dvs. de muncă) este de maximă importanță. Deși este adevărat că nu trebuie să luați zilele bolnave în mod inutil, ar trebui să încercați să evitați infectarea colegilor. Rămâi acasă dacă ai ceva ce ar putea să-l prindă! Asigurați-vă că respectați procedurile de notificare ale angajatorului. Citește mai mult: Apelarea la bolnav la locul de muncă .