sau unul sărac. Iată câteva sfaturi pe care trebuie să le urmați atunci când utilizați telefonul la locul de muncă:
- Înghițiți mai întâi
Cu alte cuvinte, gura dvs. ar trebui să fie neocupată atunci când efectuați un apel sau răspundeți la telefon. Vreți să puteți vorbi în mod clar și acest lucru este imposibil dacă mestecați sau înghițiți. - Nume și rang Vă rog
Când primiți un apel la serviciu, trebuie să vă identificați pe dvs. și pe compania și departamentul dvs., dacă este cazul. Dacă apelantul ți-a fost transferat de la linia principală a companiei, poți să-ți menționezi numele și departamentul numai. Persoana care a răspuns inițial a dat cel mai probabil numele companiei. Când sunteți apelantul, identificați-vă în același mod înainte de a cere persoana la care încercați să ajungeți. - Manierele chiar contează
Fiți întotdeauna politicos, indiferent de cine se află la celălalt capăt al liniei. Indiferent dacă vorbești cu un recepționer sau cu președintele companiei, nu uitați niciodată să vă spun și vă mulțumesc. În afară de faptul că toată lumea merită respect , persoana care răspunde la apel vă poate asigura că este tratată corespunzător.
- Focus: În timp ce noi toți ne mulțămim (sau încercăm să) să ne abținem de la alte lucruri în timp ce suntem la un apel. Ar trebui să oferiți persoanei cu care vorbiți atenția dvs. nedivizată. E-mailul dvs., mass-media sociale și jocuri pot aștepta.
- Stați așa
Mai întâi de toate, ar trebui să evitați toate celelalte conversații în timp ce sunteți la telefon. Realitatea trece uneori în cale. S-ar putea să trebuiască să vorbiți cu cineva care vine în birou sau în cabină sau să ridice un alt apel. Scuzați-vă și apoi limitați conversația dvs. la câteva secunde. Nu lăsa pe cineva să aștepte pe durată nedeterminată. Dacă nu puteți rezolva repede cealaltă problemă, dar trebuie rezolvată imediat, în loc să puneți persoana cu care vorbiți în așteptare, întrebați dacă puteți reveni la un moment convenabil pentru ea.
- Nu permiteți apelantului dvs. să se piardă în sistem
Există momente când nu veți putea ajuta persoana care se află la celălalt capăt al liniei și va trebui să o transferați către cineva care poate. Când faceți asta, asigurați-vă că știe cu cine transferați apelul și de ce. Lăsați-l să știe ce să facă în cazul în care apelul nu trece sau dacă persoana la care îl trimiteți nu este acolo sau nu poate ajuta. - Păstrați mesajele scurte și dulci
Când lăsați un mesaj vocal pentru cineva, vorbiți încet și clar, mai ales atunci când menționați numele și numărul de telefon. Prea mulți oameni părăsesc mesajele foarte lungi și încurcate numai pentru a-și mormăi repede numele și numerele la sfârșit, ceea ce lasă destinatarul în imposibilitatea de a returna apelul. - O dată e de ajuns
Dacă lăsați un mesaj și persoana pentru care l-ați lăsat nu se mai întoarce la dvs. imediat, poate că nu poate în acest moment. Nu este nevoie să sunați din nou și din nou. Dacă este o chestiune presantă, puteți încerca să sunați din nou a doua zi sau să urmați un e-mail prin care să menționați că ați lăsat de asemenea un mesaj vocal. - Ascultă mai întâi
Ascultați un mesaj vocal pe care l-ați primit în întregime înainte de a returna apelul telefonic. Puteți afla că nu este chiar necesar să sunați înapoi (wow, ce economizor de timp) sau că trebuie să aveți grijă de ceva mai întâi. De exemplu, apelantul poate avea nevoie de informații pe care le puteți avea în momentul în care vă întoarceți la ea.