Pentru a urmări progresul de-a lungul drumului și pentru a asigura realizarea principalelor rezultate în conformitate cu calendarul, managerii de proiect folosesc repere.
Definirea unui punct de referință al proiectului este o sarcină cu o durată de zero, ceea ce semnifică o realizare în proiect.
Ele sunt folosite ca o modalitate de manifestare a mișcării și a progresului și arată oamenilor ce se întâmplă, chiar dacă nu au o cunoaștere detaliată a sarcinilor implicate pentru a ajunge acolo. În acest sens, acestea sunt foarte utile pentru comunicarea părților interesate și pentru a stabili așteptările.
Când să folosiți milestone-ul proiectului
Repere în managementul proiectelor sunt folosite pentru a marca:
- Începerea fazelor semnificative de lucru
- Sfârșitul fazelor semnificative de lucru
- Pentru a marca data limită pentru ceva
- Pentru a arăta când se ia o decizie importantă.
Și alte puncte fixe în timp, care necesită o chemare specială pentru că etapele reprezintă o modalitate excelentă de a vă urmări proiectul.
Cât de frecvent trebuie să puneți la punct planurile tale
Am fost sfătuiți cu privire la un curs de formare pentru a pune în scenă planurile dvs. o dată pe lună. Acest lucru este bine și o regulă bună, dar trebuie să utilizați judecata dvs. profesională. Unele luni ar putea avea o mulțime de activități, întâlnirile importante fiind marcate ca etape importante, deciziile luate și închiderea unei singure faze și începutul celeilalte.
În alte luni s-ar putea să vă concentrați asupra execuției și există foarte puține, dacă nu ceva, pe care să puteți avea o piatră de hotar.
Acestea fiind spuse, pentru scopuri de raportare este util să creați un motiv pentru a avea o piatră de hotar cel puțin o dată în fiecare ciclu de raportare și vom vorbi mai mult despre etapele și comunicarea într-un anumit moment.
Cum sunt reprezentate reperele pe graficul dvs. Gantt
Momentele de referință reprezintă una dintre componentele unei diagrame Gantt și sunt prezentate pe diagramă ca un diamant. Ele nu sunt prezentate ca o sarcină obișnuită, deoarece au o durată de zero: cu alte cuvinte, acestea nu iau niciodată timp. În scopul planificării pe o diagramă Gantt, acestea se întâmplă!
Dacă nu utilizați diagramele Gantt, puteți utiliza în continuare repere. Iată cinci alternative la diagramele Gantt : puteți utiliza în continuare planuri ale planului dvs. folosind aceste.
Dacă doriți să rămâneți personal organizat și software-ul de management de proiect nu este complet integrat în calendarul dvs., puteți copia și lipi datele cheie în jurnalul dvs. În funcție de cum vă place să lucrați, acest lucru poate fi un sfat util pentru a vă reaminti de ceea ce ar trebui să vină!
Cum să numești repere
Momentele de referință ar trebui să aibă o descriere clară a programului dvs. de proiect, dar nu una care implică faptul că acestea sunt o sarcină. De aceea, ele nu ar trebui să fie numite "Obțineți acordul pentru a trece la Faza 2", dar "Faza 2 începe". Dacă doriți să reflectați efortul de obținere a acordului de a vă deplasa în Faza 2, atunci adăugați o sarcină înainte de asta spune asta.
Momentele de referință ar trebui să descrie momentul în care reprezintă astfel:
- Faza de testare este completă
- Aprobat de PID
- Contract semnat
- Primăria Primăriei
Mulți manageri de proiect aleg să-și numere obiectivele de referință pentru a fi ușor de referință. Dacă utilizați o structură de defalcare a muncii, puteți utiliza numerotarea de la aceasta. În caz contrar, este bine să utilizați M1, M2 și așa mai departe pentru a clarifica ce vă referiți. O structură clară a numelui devine tot mai importantă pentru cele mai multe etape, așa că gândiți-vă cum veți face acest lucru dacă proiectul dvs. va dura mai multe luni.
Cum să obțineți semnele de decolatare
Momentul de referință face parte din programul dvs. de proiect, astfel încât, atunci când programul dvs. este bazelind, ar trebui să luați în considerare etapele dvs. semnate off.
Dacă trebuie să schimbați datele etapelor, atunci ar trebui să utilizați procedura standard de control al schimbării pentru a efectua ajustări ale planului. Acest lucru ar putea fi la fel de ușor ca discuția cu sponsorul dvs. de proiect și să îi informați de ce datele trebuie să se schimbe sau să fie la fel de formale ca să alcătuiți un nou program recomandat și să îl luați la un comitet de planificare care să fi ratificat.
Cel mai bine este să aflați ce proces de semnare a milestone-ului va fi, dacă este cazul, înainte de a fi nevoie să îl utilizați, astfel încât să nu pierdeți niciun moment când trebuie să faceți o schimbare.
Utilizarea etapelor de comunicare
Momentele de referință sunt utile pentru comunicare și raportare, deoarece reprezintă punctele minime de control din plan. Cu alte cuvinte, dacă ați scos toate celelalte sarcini, ați putea vedea în continuare ceea ce se întâmplă și păstrați proiectul în mișcare înainte folosind doar reperele.
Ar trebui să reușiți să scoateți reperele și să le puneți într-un tablou de bord sau un raport de proiect . Ei ar trebui să spună povestea proiectului suficient de detaliat pentru a satisface persoanele la care raportezi, în mod normal, sponsorul proiectului sau alt grup executiv, cum ar fi grupul de conducere (sau consiliul de proiect ). În fiecare lună sau la frecvența de raportare pe care o utilizați, puteți arăta care etape au fost atinse.
Raportarea împotriva reperelor este destul de simplă și se face deseori ca o masă. Vedeți descrierea etapei de referință, data la care era datorată și apoi noua dată prognozată. Când se atinge piatra de hotar și pot fi marcate ca fiind complete, adăugați și acea dată. Sperăm că va fi aceeași dată cu data prevăzută, dar proiectele nu funcționează întotdeauna așa.
Un tabel ca acesta face evident ce a fost finalizat și ce este remarcabil. Veți putea să vă planificați răspunsul la întrebarea "De ce nu am atins acea piatră de hotar" înainte de a merge și a vă întâlni cu sponsorul dvs. sau pentru a trimite raportul!
Când planul dvs. de proiect este foarte lung și aveți multe etape, veți găsi mai ușor să renunți la etapele finalizate în fiecare ciclu de raportare. Doar raportați etapele care urmează să fie finalizate în această lună: luna viitoare scoateți tot ce a fost finalizat luna trecută, astfel încât să nu adăugați în mod constant la lungimea raportului prin a spune oamenilor despre lucrul pe care deja știu că este terminat.
Momentele de referință reprezintă un instrument util pentru gestionarea proiectelor pentru planificare, planificare și raportare și sunt ușor de utilizat. Puneți-i pe unii în următorul plan de proiect, urmăriți-i împotriva lor și veți afla că aflați ce frecvență funcționează cel mai bine pentru dvs.
Ca și în cazul gestionării proiectelor, utilizați-le în mod flexibil pentru a obține rezultatul dorit, utilizând aceste sfaturi și îndrumări pentru a vă informa propriile decizii.