Cât de formal este un audit al unui proiect
Un audit al unui proiect este, în mod normal, un exercițiu formal.
Echivalentul informal este denumit în mod normal o revizuire de tip peer review. Acesta este locul în care un coleg se uită la proiectul dvs. și la documentația asociată și vă oferă feedback cu privire la locul unde ar trebui să cheltuiți mai mult timp.
Proiectele de audit sunt formale prin faptul că de obicei au un set definit de întrebări și sunt efectuate de cineva care face astfel de lucruri în mod regulat.
Cine efectuează audituri de proiect
Persoana care efectuează auditul proiectului poate fi un alt manager de proiect (probabil o persoană cu o mare experiență în derularea proiectelor), dar este mai probabil să fie cineva din cadrul Oficiului de Proiect care efectuează frecvent audituri.
Va fi cineva care se poate considera imparțial, astfel încât acesta nu va fi managerul de linie sau sponsorul proiectului. Ar putea fi chiar o echipă de oameni, în funcție de mărimea proiectului.
Cum se pregătește pentru un audit al unui proiect
Primul și principalul lucru pe care trebuie să-l organizați este să aveți copii ale documentației de proiect pentru ca auditorul să vă revizuiască.
Dacă aveți un coordonator de proiect , cereți-i să strângă împreună un pachet de documente (de preferință electronic). Ar trebui să aveți toate informațiile ușor accesibile, dar chiar dacă faceți acest lucru, acest pas poate dura ceva timp. Asigurați-vă că aveți cel puțin un plan de proiect , un jurnal de risc , un jurnal de emisiuni, un buget și un program disponibil pentru auditor.
Cine are nevoie să se implice
Acest lucru depinde de tipul de lucruri pe care auditorul dorește să le privească. Dumneavoastră, ca manager de proiect, va trebui să petreceți ceva timp cu ei. Așteptați-i pe membrii echipei dvs. să fie de asemenea invitați să vorbească cu auditorul.
Rețineți că, cu cât acestea petrec mai mult timp pe sarcini legate de audit, cu atât mai puțin timp au pentru lucrul cu proiectul, astfel încât este posibil să trebuiască să reprogramați anumite activități și să lucrați mai lent în timpul perioadei de audit.
Cât durează un audit al unui proiect
Nu există o perioadă de timp fixă pentru un audit al unui proiect. Pe proiectele mari, veți găsi că durează mult mai mult. În cazul proiectelor mici, auditorul ar putea fi efectuat în câteva ore. De îndată ce știți că proiectul dvs. va fi auditat, adresați-vă echipei de audit cât timp își anticipează activitatea.
Ceea ce privește Auditul
În cazul în care auditul a fost chemat din cauza unei preocupări deosebite, cum ar fi nerespectarea țintelor de calitate, atunci se așteaptă ca acesta să probeze profund această zonă. Un audit de rutină va arăta în general în diferitele domenii ale managementului de proiect și al rezultatelor pe care lucrează proiectul. Acesta va acoperi timpul, costul și calitatea proiectului dvs. și implicarea părților interesate.
Obiectivul auditului este de a afla dacă proiectul își va atinge obiectivele sau nu.
Dacă auditorul consideră că, pe baza performanței actuale, proiectul nu va atinge aceste obiective, el va prezenta recomandări de acțiune.
Recomandări Depinde de ce sa găsit
Recomandările din raportul auditorului depind de ceea ce au găsit. Asteptati-i sa fie pozitivi si frazati intr-un mod care sa va permita sa le adoptati cu usurinta. Ar trebui să fie practice.
La o singură extremă, auditorul poate recomanda închiderea proiectului dvs., deși acest lucru s-ar întâmpla doar dacă ar fi fost de părere că nu există nicio șansă ca orice proiect care funcționează din acest punct să ducă la orice valoare pentru organizație.
Consultați auditul proiectului ca o experiență pozitivă. Ar trebui să vă avertizeze timpuriu de orice semne că proiectul dumneavoastră este în dificultate și este o oportunitate de a lucra cu un profesionist cu experiență în proiect.
Punerea în aplicare a recomandărilor acestora ar trebui să facă mai mult pe tine, pe echipa ta și pe proiectul tău și acest lucru poate fi doar un lucru bun.