Gestionarea programului este o alegere de carieră plăcută și bine plătită. Dar poate fi și un rol provocator.
Iată zece lucruri pe care fiecare manager de program nou ar trebui să le cunoască înainte de a începe rolul.
Gestionarea programului nu este la fel ca managementul de proiect
Managementul proiectelor este în general acceptat pentru a fi totul despre planificarea muncii, organizarea sarcinilor și a resurselor, controlul procesului și realizarea unui obiectiv specific.
Fie că deschideți un nou birou, lansați o nouă aplicație sau construiți un stadion olimpic, proiectele au un start, un mijloc și un final definit și un set clar de obiective.
Programele sunt puțin diferite. Totuși, trebuie să aveți oameni care să organizeze sarcinile, să gestioneze resursele, să lucreze prin procese și așa mai departe, dar aceștia vă raportează în calitate de manager de program. Există mult mai puține tichete ca fiind complete pe planul unui proiect, dar o activitate mult mai strategică și de construire a relațiilor.
Gestionarea programului vizează menținerea întregii schimbări transformative pe calea cea bună pentru a oferi organizației ceva de valoare în timp. Fără cineva care acționează în calitate de manager de program, tot ce aveți este o serie de proiecte care se difuzează la întâmplare și fără o temă unificatoare. Managerul de program este persoana care le aduce împreună.
Nu există incertitudine ... Faceți-o cu ea
Programele sunt incerte inerent. În timp ce s-ar putea să știți care este imaginea de ansamblu, este doar o declarație de viziune atunci când începeți.
Calea exactă a modului de a ajunge acolo și a proiectelor care vor fi necesare în următorii cinci ani ... ei bine, asta e ceva ce trebuie să lucrați în timp ce mergeți.
Veți începe cu planificarea detaliată a ceea ce știți și veți construi o imagine a modului de abordare a restului în timp ce vă apropiați. Extindeți progresiv orizonturile de planificare și de livrare până când nu mai puteți continua.
Blocați timpul la intervale regulate pentru a planifica pașii următori. Puteți utiliza, de asemenea, această oportunitate pentru a vă asigura că sunteți în continuare pe drumul cel bun pentru a oferi valoare pentru afaceri.
Ferește-te de Burnout
În timp ce un proiect s-ar putea termina într-un an sau ceva, programele se pot întinde și mai departe. Lucrările de dezafectare nucleară de pe site-ul Sellafield din Marea Britanie au repere de livrare până în 2025 și mai departe, de exemplu.
Managerii de programe trebuie să-și protejeze echipa împotriva arderii. Nu puteți lucra la viteza maximă pentru acea perioadă de timp, deci asigurați-vă că membrii personalului dvs. au un timp de întrerupere adecvat. Acest lucru ar trebui să fie atât perioade de timp mai liniștit la locul de muncă cu mai puține livrabile și timp suficient de departe de birou pentru vacante.
Gestionați concediile medicale îndeaproape, urmăriți-vă rapoartele privind orele suplimentare și fiti atenți la faptul că bunăstarea echipei dvs. este esențială dacă doriți să reduceți uzura și să păstrați oamenii talentați pentru viața programului.
Trebuie să gestionați ritmul
Când livrați un program care are o dată de finalizare îndepărtată, trebuie să gestionați ritmul lucrului. Este greu să țineți impulsul de-a lungul mai multor ani, deci rolul dvs. de manager de program este acela de a jongla prioritățile și proiectele, astfel încât să existe rezultate regulate livrate măsurabile.
Se amestecă câștigurile rapide și progresul constant către obiectivele mai mari ale imaginilor. Acest lucru ajută echipa să vadă că vă deplasați înainte și vă asigurați că există câteva povesti de succes pe termen scurt pe care să le împărtășiți pentru a menține motivația ridicată . În cele din urmă, ajută investitorii și echipa de conducere executivă să vadă că se înregistrează progrese.
Formați-vă echipa pentru succes
Programele oferă adesea ceva roman, unic sau transformant pentru organizație. Una dintre provocările de a lucra la astfel de inițiative este că, probabil, nu aveți competențele necesare pentru a putea finaliza toate sarcinile și proiectele necesare.
E în regulă și de așteptat. Treaba ta ca un nou manager de program este să te asiguri că poți învăța, recalifica și dezvolta persoanele pe care le ai, astfel încât să poți răspunde împreună la toate cerințele resurselor.
S-ar putea să existe anumite zone în care aveți nevoie doar de o anumită resursă pentru o perioadă limitată. De exemplu, nu vă veți antrena pe unul din personalul dvs. în ceea ce privește modul de a fi un șofer de camionetă, dacă aceasta este o abilitate de care aveți nevoie pentru o săptămână, descărcând o livrare de ceva. Dar dacă transformați modul în care este gestionată prezența online a companiei dvs., ar fi probabil util să aveți abilități de dezvoltare a site-urilor web, împreună cu o anumită experiență în domeniul social media sau al optimizării motorului de căutare. Acestea sunt abilitățile pe care afacerea se va baza pe termen lung.
Luați decizia despre care dintre acestea trebuie să aveți încorporat în echipă și care ar trebui să fie externalizată. Apoi, asigurați-vă că programul dvs. poate furniza sarcinile de instruire și de recrutare necesare pentru a fi gata să gestioneze rezultatele pe care le oferă fiecare proiect.
Guvernanța este mai complexă
Dacă ați venit dintr-un mediu de management al proiectelor, atunci guvernarea nu va fi o surpriză pentru dvs. Este modul în care structurile de proiecte și programe sunt organizate și controlate pentru a se asigura că procesul de luare a deciziilor se face în mod corect și că sunt implicați persoanele potrivite. Este esențial să se asigure că munca este progresată într-un mod care să se potrivească cu cazul general de afaceri și ajută la menținerea răspunderii oamenilor.
Guvernarea este, de asemenea, modul în care Biroul de Management al Proiectelor și directorii executivi se pot asigura că programul este pe cale să producă beneficiile - și oferă o cale formală de închidere a proiectelor sau a unui întreg program dacă se poate demonstra că aceste beneficii nu vor mai fi să fie realizată.
Guvernanța este mai complexă într-un mediu de program decât într-un mediu de proiect. Grupurile de proiecte și grupurile de conducere au în mod normal statut de membru executiv. Acest lucru este de așteptat, deoarece rezultatul final al unui program este de obicei transformarea afacerii.
Programele au, de asemenea, un impact asupra procesului de lucru obișnuit și asupra operațiunilor zilnice ale organizației, astfel încât investiția este, în mod normal, semnificativă, având un impact P & L. Acest lucru necesită, de asemenea, un nivel potențial mai ridicat de supraveghere decât un proiect de capital.
Îmbunătățiți guvernarea programului pentru programul dvs., asigurându-vă că aveți persoanele potrivite în luarea deciziilor și că aveți responsabilități clare pentru persoanele din echipă.
Planificarea este mult mai greu ...
Planificarea unui program este mai dificilă decât planificarea unui proiect deoarece există mai multe părți în mișcare, dar ați putea susține că este și mai distractiv!
În mod obișnuit, managerii de proiect care sunt implicați în program vor pune împreună planurile lor de proiect. Apoi, echipa de management al programului se întâlnește și sub îndrumarea ta ca manager de program, planurile sunt integrate.
Acest lucru este ușor de spus, dar nu atât de ușor de făcut. Aceasta necesită identificarea dependențelor dintre proiecte și sarcinile proiectului. Te obligă să te uiți la cerințele de resurse pentru întregul program și să jonglezi în jurul valorii de activități în funcție de disponibilitatea oamenilor-cheie. Și nu e nici o sarcină unică.
Odată ce planul dvs. integrat de programe este pus împreună, îl puteți urmări într-o diagramă Gantt sau în alt instrument software. Pe măsură ce managerii de proiect își urmăresc proiectele în timp real, va trebui să faceți ajustări ale planului de program, informându-i pe toți despre schimbări și despre ce înseamnă acest lucru pentru zona lor de lucru.
... Dar nu trebuie să planificați fiecare linie
În calitate de manager de program, vă bazați pe managerii de proiect pentru a face planificarea detaliată. Nu este practic sau de dorit să urmăriți un plan cu mii și mii de sarcini.
Aveți nevoie de o vizualizare la nivel înalt a proiectelor, cu suficiente detalii pentru a vă arăta dacă ceva are un impact la nivel de program.
Cel mai simplu mod de a face acest lucru este cu aplicațiile software dedicate (aceste 10 instrumente dovedite de software pentru proiecte și programe sunt un bun loc pentru a începe). Încercarea de a gestiona programul dvs. de milioane de dolari pe o foaie de calcul nu va fi ușoară.
Trebuie să vă îmbunătățiți delegarea
Oricât de bine sunteți la delegare, fiind într-un rol de gestionare a programului înseamnă că trebuie să obțineți și mai mult la el.
Vestea bună este că trebuie să aveți o echipă de manageri de proiect și puteți avea chiar și un Birou de Management al Programului dedicat pentru a vă susține schimbarea transformatoare.
Vestea proastă este că nu s-ar putea!
Există o mulțime de lucruri pe care trebuie să le faceți pentru un program și stabilirea acestuia pentru a vă asigura că toate piesele mobile se mișcă împreună la momentul potrivit reprezintă un efort enorm. Nu poți să o faci singur și nu ar trebui să încerci. Pregătiți cât timp trebuie să faceți inițierea programului și apoi asigurați-vă că aveți o echipă care să vă susțină.
Dacă nu aveți pe cineva în Office Management Office, cereți-i pe cineva care să fie detașat la echipa de gestionare a programului. Există o mulțime de lucruri: cineva în rolul de coordonare a proiectului ar fi perfect plasat pentru a asigura coordonarea necesară la nivel de program, eliberându-vă să vă implicați în sarcinile strategice.
Nu vă temeți de conflict
Există multe componente ale programelor. De la proiectele cu părți interesate dificile până la termene inaccesibile, în fiecare zi vă vor oferi oportunități de conflict. Ferește-te de lucrurile care perturbe performanțele proiectului și fii pregătit să intri în momentul în care este necesar pentru a face față unei situații conflictuale înainte de a începe .
Care din aceste 10 lucruri a venit ca o surpriză pentru dvs.? Împărtășiți-vă gândurile în gestionarea programelor pe canalul dvs. social media preferat!