Și ce puteți face diferit pentru a menține echipa împreună
Dar este ușor să-i enervezi. Iar atunci când se întâmplă asta, ei se pot transforma în oameni care nu mai doresc nimic cu proiectul tău.
Acesta este un risc imens pentru un manager de proiect deoarece aveți nevoie de ajutorul și sprijinul pentru a avea succes. Fără importanța acestora, s-ar putea să nu reușiți să vă furnizați proiectul. Iată modalități de a vă deranja părțile interesate de proiect și de ce ar trebui să faceți în schimb.
Nu comunică
Comunicarea ar trebui să fie de aproximativ 80% din ceea ce faceți ca manager de proiect. Când nu îi spuneți echipei, furnizorilor sau clienților ce se întâmplă, atunci ei se vor supăra repede. Mai rău, au tendința de a umple golurile cu explicația lor despre ceea ce se întâmplă, ceea ce probabil nu este corect și ar putea fi în detrimentul reputației proiectului.
În schimb, puneți în comun rapoarte clare despre proiecte. Faceți-le întâlniri individuale și în grupuri și informați-le în fiecare etapă. Realizarea unui plan de comunicare a proiectului și realizarea unei analize a părților interesate, astfel încât să puteți afla cine are nevoie să audă ce și când trebuie să audă.
Nu-și dau propria opinie
Comunicarea este un lucru, dar care tinde să fie despre actualizările de stare și urmărirea proiectelor. Trebuie să faceți mai mult decât atât pentru a le angaja în proiect. Acest lucru poate supăra pe oameni atunci când aceștia sunt expertul în materie într-o anumită zonă și nu cereți contribuția lor pentru ceva despre care sunt foarte calificați să comenteze.
Managerii de proiecte pot cădea în capcana crezului că trebuie să facă totul și să ia toate deciziile în sine, însă acest lucru nu este cazul deloc.
În schimb, adresați-le opinia cu privire la modul de abordare a problemelor legate de proiect în momentul în care apar. Luați în considerare punctele lor de vedere. Nu trebuie să faceți ceea ce sugerează, dar vă ajută să construiți relații dacă ascultați. Puteți face acest lucru prin întâlniri de proiect și veți putea să le ascultați când vor veni cu sugestii. Dacă este echipa dvs., asigurați-vă că au oportunitatea adecvată de a-și pune punctele de vedere.
Crezând calificările voastre, vă dau puteri superioare
Fiind un PMP® nu te face din lume cel mai bun manager de proiect (deși ar putea ajuta la un pic mai mic). Deținerea unui certificat PRINCE2® Practitioner sau a unui APMP sau a oricărei alte desemnări de management de proiect nu vă face să vă reproșați.
Vorbind despre calificările dvs. tot timpul și cum fac cărțile lucrurile este o modalitate sigură de a vă deranja pe părțile interesate. Ei nu vor să audă despre scorurile voastre mari din examen sau despre modul în care aplicați metodologia pentru proiectul lor. De fapt, tot ce doresc este că proiectul merge bine. Nu le pasă prea mult cum ajungi acolo, de cele mai multe ori.
Nu presupuneți că pentru că aveți o calificare și știți cum să gestionați riscurile, de exemplu, nu veți fi prinși de un risc de proiect.
Se întâmplă celor mai buni dintre noi! Deci este mai bine să fii umil și dedicat, punându-ți aptitudinile într-un mod practic, fără să crezi că te-au pus deasupra colegilor tăi.
Calificările dvs. ar trebui să vă ofere în liniște încrederea în a vă face munca la maxim, dar veți descoperi că mulți oameni care lucrează în calitate de manageri de proiect dețin certificate. De fapt, mulți oameni care lucrează în industrii specializate dețin certificate și pentru multe companii, acreditările din domeniul dvs. de expertiză, fie că este vorba de arhitectură, de contabilitate sau de management de proiect, sunt pur și simplu un factor de igienă.
Nu vă așteptați ca părțile interesate să fie impresionate și să nu vorbiți despre ele tot timpul. Demonstrați-vă abilitățile prin furnizarea excelentă a proiectului și demonstrând modul în care aplicați cunoștințele pe care le-ați învățat în sala de clasă.
Schimbarea termenului limită
Când toți s-au înscris pentru a proiecta repere și știu ce se întâmplă atunci când poți lucra armonios ca o singură echipă. Când schimbați termenele și nu spuneți nimănui, atunci oamenii încep să se enerveze.
Schimbarea datelor are un impact enorm asupra muncii altor persoane. S-ar putea să fi rezervat timp de vacanță în jurul valorii de activitatea lor critică asupra proiectului. Este posibil ca aceștia să fi trebuit să recupereze resursele din alte echipe, deoarece cineva este necesar pentru proiect la un moment dat. Dacă schimbați datele fără a înțelege toate aceste fundaluri, atunci puteți pune în pericol proiectul.
Sponsorul proiectului dvs. va înțelege dacă nu puteți atinge obiectivele convenite. Lucrurile se schimbă. Există elemente noi adăugate în domeniul de aplicare a proiectului sau lucrurile scoase. Dar nu este treaba voastră să fiți de acord doar cu modificările termenelor limită. Colaborați cu echipa de proiect pentru a înțelege impactul schimbării. Apoi propuneți o soluție sponsorului dvs. de proiect, explicând raționamentul din spatele schimbării datelor.
Asigurați-vă că toate părțile interesate sunt conștiente de schimbare și cum le-ar putea afecta activitatea. Apoi, cu acordul tuturor, faceți schimbarea și actualizați documentația proiectului. Nu trebuie să faci niciodată modificări la date fără a lăsa mai întâi echipa restul echipei.
Pierzându-și timpul
Întâlniri! Toți le iubim, nu-i așa? Acestea ar trebui să fie eficiente, bine gestionate și să profite din plin de timpul fiecăruia. Dar asta nu este întotdeauna cazul. De multe ori, părțile interesate se plâng că au pierdut timpul la întâlniri. Nu a existat o agendă sau decizia pe care se așteptau să o facă nu a fost făcută deoarece oamenii răi erau în cameră.
Aveți și alte oportunități de a pierde timpul - nu sunt doar întâlniri. Nu aglomerați căsuțele primite prin trimiterea acestora într-o copie a e-mailurilor atunci când nu trebuie să fie. În schimb, părțile interesate de proiecte au și un alt loc de muncă, așa că trebuie să-și folosească timpul cu înțelepciune. Asigurați-vă că întâlnirile dvs. au o agendă. Planificați-i, invitați oamenii potriviți și asigurați-vă că urmați după aceea.
Doar trimiteți e-mailuri persoanelor relevante. Dacă aveți nevoie pentru a cc pe cineva, asigurați-vă că ei înțeleg de ce este important pentru ei să fie conștienți, și pentru a evita frică "răspunde tuturor", în măsura în care puteți. Trebuie doar să fii conștient de faptul că alți oameni sunt ocupați și că proiectul tău nu este prioritatea lor de top tot timpul (dacă este oricând).