Și cum le puteți construi
Ați auzit despre cartea lui Stephen Covey, " Cele 7 obiceiuri ale oamenilor foarte eficienți" . Astăzi, să aruncăm o privire la cele 10 obiceiuri pe care le împărtășesc manageri de proiect de mare succes.
Am văzut că aceste obiceiuri sunt menționate mereu în evaluări de performanță și în revizuirile la sfârșitul proiectului în care clientul, echipa sau sponsorul oferă feedback managerului de proiect.
Nu este nevoie să aveți 10 ani de experiență pentru a livra cu succes de fiecare dată. Schimbând obiceiurile și perindându-vă abilitățile, puteți îmbunătăți drastic șansele ca proiectul dvs. să fie un succes (și să vă oferiți un timp mai puțin stresant la locul de muncă).
Și în nici o ordine particulară (cu excepția numărului 10) să începem!
Utilizarea echipei corecte
Managerii de proiect cei mai eficienți și de succes cunosc capacitățile membrilor echipei. Aceasta înseamnă că aceștia pot aloca munca potrivită oamenilor potriviți.
Folosirea unei resurse greșite pe o sarcină poate duce la o perioadă mai lungă sau la o greșeală. Vă ajută să cunoașteți punctele forte și punctele slabe ale persoanelor care lucrează cu dvs., astfel încât să le puteți aloca cel mai bine pentru a le oferi sarcini de proiect.
Gestionarea problemelor de proiect
Toate proiectele au avut probleme din când în când. Managerii de proiect de succes nu-i lasă să-i facă griji. Ei cunosc procesele de gestionare a problemelor și, de asemenea, cele mai bune modalități de a rezolva problemele pe măsură ce apar.
Puteți face și asta. Odată ce știți cum să evaluați o problemă de proiect, veți găsi că gestionarea problemelor devine un obicei ușor de inclus în rutina săptămânală. Puneți ceva timp pentru a trece prin jurnalul de probleme în fiecare săptămână, iar în curând veți găsi că este ușor să rămâneți în fruntea gestionării problemelor.
Confruntarea cu schimbările
Proiectele sunt concepute pentru a schimba lucrurile, dar acel fel de schimbare se întâmplă cu alți oameni! Este mai greu să gestionați schimbările care vizează direct echipa de proiect, să suprimați programul detaliat al proiectului și să creați o nouă lucrare și o grămadă de actualizări ale documentației.
Managerii de proiect de succes au un proces de gestionare a schimbării pe care îl urmează. Urmând pașii definiți, este mai ușor să transformi orice acțiune într-un obicei, deoarece este structurată și repetată.
Procesul de gestionare a schimbării arată astfel:
- Primiți informații despre schimbare
- Evaluați schimbarea
- Stabiliți cât de mult ar fi de făcut schimbarea
- Pregătește o recomandare dacă merită să mergeți mai departe.
Apoi, veți primi o decizie din partea sponsorului dvs. dacă doriți să includeți schimbarea sau nu.
Notă: Aveți posibilitatea să aprobați unele modificări minore pe cont propriu, atâta timp cât ele se află în limitele dvs. de competență și autoritate.
Managerii de proiect de succes știu că rezolvarea schimbărilor face parte din loc de muncă și că au un plan de a se ocupa de ele, odată cu apariția acestora.
Gestionarea costurilor proiectului
Este foarte probabil ca proiectul dvs. să suporte costuri, chiar dacă nu aveți control deplin asupra strungurilor poștale. A fi capabil să gestionați elementele financiare în controlul dvs. trebuie să fie un obicei.
Dacă nu o abordați în mod regulat și de rutină, veți găsi că slujba devine atât de mare încât este imposibil să faceți bine.
Managerii de proiect fantastic se află pe lângă cheltuielile cu sistemele de depozitare care funcționează pentru facturi, citate și estimări. Obțineți obiceiul de a utiliza software-ul de bugetare (chiar dacă aceasta este doar o foaie de calcul).
Nu puteți gestiona costurile proiectului până când nu aveți un plan cu privire la ceea ce veți cheltui. Citiți acest lucru despre cum puteți crea un buget al unui proiect astfel încât să puteți începe.
teambuilding
Echipa de proiect, cel mai probabil, nu va lucra pentru dvs., de ce teambuilding-ul face parte din obiceiurile managerilor de proiect de succes?
Este pentru că aveți nevoie de ele pentru a lucra eficient împreună și aveți nevoie ca persoanele implicate în proiect să ajungă rapid într-un punct în care să aibă încredere reciproc. Aduceți asta prin construirea echipei.
Ferește-te de situațiile în care echipa ta se destramă. În special, comportamentul agresiv este inacceptabil.
Înțelegerea proceselor
Cel de-al șaselea obicei al managerilor de proiect de mare succes este că aceștia înțeleg procesele care există în sfera lor de control.
Aceasta înseamnă că ei știu ce proceduri de lucru trebuie urmate. Ei nu pierd timp încercând să lucreze cum să scrie un caz de afaceri, deoarece știu că există o procedură pentru asta și pot urma pașii.
Cei mai de succes manageri de proiect nu sunt un sclav de procesat. Ei știu când este bine să urmezi procesul. Ei știu când este mai bine să-l ajustați ușor pentru a face sarcinile în general mai ușor pentru toată lumea. Un exemplu ar fi eliminarea birocrației dintr-un mic proiect prin adaptarea proceselor în consecință.
Actualizarea Programului
Programele de proiect nu trebuie lăsate la întâmplare, iar cei mai de succes manageri de proiect vor face obișnuința de a verifica în mod regulat programele lor de acuratețe și de a le actualiza.
Există o mulțime de modalități de a urmări progresul proiectului dvs., dar cel mai important lucru este că îl faceți! Dacă vă luptați să faceți acest obicei, faceți o scurtă întâlnire în jurnalul dvs. cu dvs. și programul dvs. o dată pe săptămână. Utilizați același timp în fiecare săptămână și luați 30 de minute pentru a examina unde vă aflați și unde trebuie să fiți. Efectuați modificările necesare, spuneți echipei și continuați cu proiectul.
Notă: dacă modificările programului au impact asupra datei de încheiere a proiectului sau datei de livrare pentru etapele importante, atunci discutați cu sponsorul. Nu trebuie să modificați fundamentele planului dvs. de bază fără a trece printr-un proces formal de aprobare.
Gestionarea riscului de proiect
Știind ce să includeți în registrul dvs. de risc este un lucru, dar revizuirea obișnuită a acestuia și acționarea în legătură cu riscurile ridicate este ceva diferit.
Nu este suficient să folosiți începutul proiectului pentru a identifica riscurile și apoi să nu vă gândiți la ele din nou. Gestionarea riscului trebuie să facă parte din obiceiurile proiectului dvs., pentru că fără aceasta veți găsi că riscurile se transformă în probleme și vă creează probleme.
Este un alt domeniu în care procesele standard și rezervarea unui slot regulat pentru a face o revizuire a riscurilor pot ajuta. O puteți include în cadrul întâlnirilor dvs. de echipă. Faceți-vă un obicei să vă revizuiți riscurile cu echipa, să închideți toate cele care nu mai sunt o amenințare și să planificați acțiunile pentru acelea pe care doriți să le diminuați.
Timp de urmărire
Managerii de proiect știu foarte multe despre gestionarea timpului de proiect , dar care tinde să fie în domeniul planificării și planificării. Ceea ce vorbim este urmărirea timpului într-o zi mai regulată. Vorbim despre perioadele de timp.
Echipele de proiect adesea nu sunt dornici să folosească foi de pontaj dacă nu au făcut-o înainte. Multe instrumente de gestionare a proiectelor au urmărirea timpului inerente produsului. Acest lucru poate face mai ușor introducerea comutării la urmărirea timpului ca o echipă.
Indiferent dacă urmăriți sau nu timpul acordat echipei dvs. (care este recomandat), este important să știți unde merge timpul dvs. într-o zi. Ar trebui să faceți un obicei pentru a ține o notă despre modul în care vă petreceți timpul. Vă va ajuta să înțelegeți dacă petreceți timp pe sarcinile prioritare ale proiectului. S-ar putea să crezi că ești, dar ești tu? Foaia de timp sau înregistrarea de timp a unei anumite forme va ajuta, chiar dacă este doar un jurnal orar pe un notepad.
Realizarea schimbării afacerii
În cele din urmă, obiceiul care face ca managerii de proiect să aibă cel mai mare succes este capacitatea lor de a echivala rezultatele proiectului cu rezultatele de afaceri. Proiectul dvs. a fost conceput pentru a obține ceva uimitor pentru companie și ați făcut acest lucru. Grozav.
Dar dacă utilizatorii nu utilizează produsul dvs. sau software-ul devine rapid datat sau clienții nu sunt la fel de uimiți ca dvs. atunci proiectul dvs. a fost o pierdere de timp.
Cele mai de succes echipe de proiect se asigură că știu ce rezultate de afaceri vizează. Ei construiesc o soluție care oferă acea schimbare de afaceri într-un mod durabil. Ceea ce furnizează atunci când se încheie proiectul este pe deplin utilizat și adoptat în totalitate de către client. Este un succes, deoarece a fost construit pentru a fi un succes de la început.
Înțelegerea obiectivelor afacerii este un criteriu cheie pentru orice manager de proiect care dorește să aibă un impact asupra clienților și a părților interesate. Dacă puteți arăta că ați oferit ceva de valoare, atunci este ușor să demonstrați impactul pe care îl aveți și valoarea pe care o aduceți companiei.
Faceți obiceiul să întrebați părțile interesate ce valoare de afaceri așteaptă și cum doresc să folosească ceea ce este proiectul dvs. pentru aceștia. Discutați-le cu privire la modul în care acestea definesc succesul. Puteți construi acest lucru într-un proces repetabil la începutul fiecărui proiect.
Câte obiceiuri pentru succes aveți?
Citiți lista, câte dintre aceste obiceiuri aveți deja? Probabil există lucruri pe care le faceți astăzi și pe altele pe care le știi că trebuie să depuneți mai mult efort pentru a face în mod regulat. Vestea bună este că crearea unui nou obicei este relativ ușoară dacă sunteți angajat să faceți acest lucru. În curând, aceste lucruri vor fi a doua natură și veți fi pe cale să deveniți unul dintre cei mai de succes manageri de proiect din compania dvs.
Pe care dintre voi veți începe să lucrați și veți construi în rutina dvs. săptămânală?
Citirea în continuare
Vă recomand să citiți Puterea obiceiului de Charles Duhig.