Faceți un registru de risc al proiectului, pe care oricine îl poate folosi cu ușurință
Cât de des ați văzut că un registru de risc se stinge în sistemul de înregistrare? Acestea sunt create la începutul unui proiect, apoi sunt uitate, devin repede din start.
Știm cu toții că buna gestionare a riscurilor necesită identificarea periodică a noilor riscuri, precum și revizuirea riscurilor existente și a activităților de diminuare a impactului asupra planificării. Deci, cum putem face acest lucru mai probabil să se întâmple?
01 Proiectarea corectă a registrelor de risc
O modalitate de a încuraja participarea la gestionarea riscurilor este crearea unui registru de risc bun. Un registru bine conceput va comunica rapid nivelul general al riscului în proiect pentru dvs. și pentru alți membri ai echipei de proiect.
Ar trebui să permită utilizatorilor să acceseze cu ușurință mai multe detalii despre riscurile individuale atunci când este necesar. Acest lucru, la rândul său, ar trebui să stimuleze pe toți să gândească în ceea ce privește riscurile - punerea în evidență a unor noi, în momentul în care apar, monitorizarea și luarea de măsuri pentru atenuarea riscurilor existente.
02 Includeți câmpurile corecte
Cel puțin, registrul dvs. de risc ar trebui să includă:
- Un identificator unic pentru fiecare risc
- O descriere a riscului, inclusiv a cauzei, a evenimentului de risc și a efectului, cum ar fi "Din cauza ploii abundente, există o amenințare de inundații în câmp care ar strica culturile".
- Acțiuni de răspuns la risc
- Proprietarul de risc
03 Măsuri suplimentare
Este posibil să doriți să includeți mărimi cantitative ale probabilității, impactului și riscului global și valorile reziduale ca urmare a atenuării pentru proiectele mai riscante.
Câmpurile numerice și câmpurile calculate automat pot fi utile dacă utilizați o tehnică de evaluare a riscului, cum ar fi metoda Monte Carlo sau valoarea monetară preconizată. Alte câmpuri utile includ datele cheie, categoria de risc, categoria de răspuns la risc, proximitatea, costurile de atenuare și statutul.
Nu există nici o limită a numărului de câmpuri pe care le puteți include, însă numai câmpurile cheie ar trebui să fie afișate în vizualizarea listei cu privire la toate riscurile. În caz contrar, afișarea în listă poate fi înfundată cu prea multe detalii. În mod ideal, telespectatorii sunt preluați în vizualizarea detaliată care arată toate câmpurile pentru riscul respectiv atunci când dau clic pe intrarea de risc în vizualizarea listei.
04 O altă opțiune
S-ar putea să doriți să creați o bază de date de registru de risc pentru fiecare proiect, de asemenea, astfel încât să nu vă limitați la un set standard de câmpuri. Deși o foaie de calcul vă poate ajuta să vă urmăriți proiectele, în special proiectele mai mici, o bază de date actuală poate fi mai bună, cum ar fi cele pe care le puteți crea în Kahootz sau Podio. Ele facilitează adăugarea de documente și cantități mari de text atunci când este necesar.
05 Lumini de trafic
Este greu să bateți sistemul de semafoare pentru impact vizual. Utilizatorii știu intuitiv că roșu înseamnă un risc ridicat, că chihlimbarul înseamnă risc mediu, și că verde este risc scăzut. Aceasta oferă indicații rapide vizuale cititorilor pentru a le ajuta să înțeleagă.
06 Caracteristici de securitate
S-ar putea să doriți să încurajați participarea, permițând tuturor membrilor echipei de proiect și, probabil, unor părți interesate să vizualizeze registrul de risc. Ar trebui să setați drepturi de acces pentru registrul dvs., însă numai anumite roluri de proiect, cum ar fi Project Manager , Project Support sau Owners of Risk, pot să o editeze. Puteți crea o pistă de audit pentru cine a schimbat ce și când.
07 Rezumat Profil de risc
Membrii echipei de proiect și părțile interesate, cum ar fi consiliul de proiect și managementul corporațiilor / programelor, ar putea să nu aibă timp să digere vizualizarea listei fiecărui risc. Pentru ei, un profil de risc sumar oferă o imagine rapidă a riscului agregat prezentat de proiect. Acesta ilustrează numărul de riscuri la fiecare nivel de probabilitate și impact.
08 Este vorba despre comunicare
Amintiți-vă că nu este vorba numai de listarea riscurilor și acțiunilor de atenuare atunci când proiectați un registru de risc al proiectului. Scopul este de a comunica și de a vă angaja colegii în gestionarea riscurilor. Designul dvs. ar trebui să reflecte acest scop, cu viziuni diferite pentru diferite segmente de public. Un registru de risc bine conceput poate îmbunătăți gestionarea riscurilor în proiectul dvs. în acest fel.