Kanban în proiecte are de obicei forma unei plăci vizuale compuse dintr-o rețea și carduri. (Nu știți ce este Kanban? Citiți această introducere pentru Kanban în managementul proiectelor.) Placa poate fi fizică, formată din bucăți de hârtie (de obicei cărți de index 3 "x 5" sau note lipicioase) pe o tablă albă sau pe un perete. În mod alternativ, placa ar putea fi electronică - mai multe programe și platforme software susțin panouri de management de proiect în stil Kanban. O soluție digitală este un instrument excelent atunci când o echipă de proiect nu este co-localizată fizic sau când membrii echipei au nevoie să aibă acces la bord atunci când nu sunt în birou.
01 Gridul Kanban
Pentru proiectele simple, o rețea de tip Kanban ar avea probabil un singur rând și mai multe coloane. Coloanele reprezintă procesul prin care fluxurile de lucru încep de la stânga (la început) la dreapta (sfârșitul). Dacă echipa se adresează mai multor tipuri de lucrări sau dacă există sub-echipe sau diferite tipuri de fluxuri de lucru, organizatorul forumului poate folosi rânduri pentru a separa cartelele pe verticală.
Cardurile se deplasează în bord în coloane, în funcție de stadiul actual al procesului. Această imagine prezintă o rețea tipică Kanban în acțiune.
Odată cu înființarea consiliului Kanban, echipa de proiect se întâlnește în mod obișnuit în jurul consiliului cu frecvență regulată, într-o întâlnire "în picioare" sau foarte scurtă. Obiectivul echipei este de a "trage" munca în coloana finală a consiliului, adesea etichetate "Done". La aceste întâlniri, echipa discută despre momentul în care fiecare carte va putea trece la următoarea coloană. Dacă cineva lucrează la deplasarea cardului înainte și a întâmpinat un obstacol, acest lucru se va observa în întâlnirea standup, cu elemente de acțiune luate pentru rezolvarea problemei.
02 Cadrul Kanban al minții
- Eliminați multitaskingul rău. Psihologii și sociologii care studiază munca au scris multe despre acest subiect. Cercetările indică faptul că sarcinile de comutare ne încetinește și provoacă probleme de calitate datorită resetării mentale și a altor costuri de instalare.
- Limitați munca în desfășurare. Pentru a aduce la un minim de gol multitasking rău, trebuie să limitați numărul de carduri lansate în sistemul Kanban. Nu permiteți conducerii să împingă mai multe carduri (sarcini, proiecte sau caracteristici) în coloana "Doing" a tabloului. Acest pas poate necesita o schimbare semnificativă în mentalitatea managerilor care cred că pentru a termina munca la timp, trebuie să înceapă cât mai curând posibil.
- Să încurajeze o cultură de rezolvare a problemelor ca o echipă, mai degrabă decât una care să motiveze vina pe alții.
- Mențineți prioritatea în partea de sus a restanțelor. Cardurile din partea de sus a coloanei "Backlog" ar trebui să fie următoarele sarcini, proiecte sau caracteristici care vor oferi cea mai mare valoare clientului și afacerii.
Un sistem Kanban este o modalitate eficientă de a executa pe mai multe tipuri de proiecte. Ca cele mai multe instrumente Lean, acesta funcționează cel mai bine atunci când este combinat cu o mentalitate de învățare și îmbunătățire continuă. Nu există o singură modalitate "corectă" de a implementa un board Kanban, iar mulți factori îi pot influența structura, precum și comportamentul echipei. În general, orice echipă de proiect care utilizează consiliul ar trebui să fie antrenată în conceptele Kanban și apoi să li se permită să dezvolte și să îmbunătățească sistemul lor Kanban pe măsură ce îl utilizează.
Aflați mai multe despre Monica Borrell în biologia ei completă aici .