Cel mai important rol al unei Carte a Proiectului este de a stabili exact ce va realiza proiectul. Să ne uităm la ce este în acest document esențial al proiectului.
Ce se înscrie într-o Carta a Proiectului?
Prima secțiune a unei Carte de Proiect va preciza numele proiectului, numele sponsorului și managerul de proiect și data la care documentul a fost pregătit.
Apoi intrați în carnea documentului.
Principalele secțiuni ale Cartei proiectului sunt următoarele.
Scopul proiectului: Acest lucru explică de ce proiectul este dorit. Puteți să vă referiți la un caz de afaceri sau la contractul care conduce acest proiect sau pur și simplu să precizați de ce este important să faceți această lucrare.
Descrierea proiectului: Explicați în această secțiune ce urmează să realizeze proiectul. Trebuie să includeți detalii despre elementele care vor fi construite sau despre serviciile care vor fi livrate.
Buget: În acest moment s-ar putea să nu aveți toate detaliile despre sarcinile proiectului, astfel încât să nu puteți pune împreună un buget complet și detaliat al proiectului . Rețineți orice constrângeri bugetare sau nivelul inițial ridicat de cheltuieli pe care îl așteptați.
Riscuri: Toate proiectele prezintă riscuri. Această secțiune a Cartei proiectului reprezintă versiunea timpurie a jurnalului de risc al proiectului. Documentați toate riscurile pe care le cunoașteți în acest moment, astfel încât echipa de management să poată vedea ce ar putea afecta proiectul înainte.
Momente importante: Dacă cunoașteți reperele de nivel înalt, includeți-le în Carta proiectului în această secțiune. Le puteți transfera în graficul dvs. Gantt mai târziu când veniți să realizați un plan mai detaliat. În momentul de față, cauți doar date mortale sau ceva specificat în contractele la care lucrezi.
Obiectivele proiectului: Aceasta este o secțiune cu adevărat importantă, dar poate fi dificil de pus împreună. Încercați să răspundeți la întrebarea: "Cum vom ști când vom termina?" Scrieți la ce vă așteptați proiectul și cum veți ști dacă ați ajuns acolo. De exemplu, într-un proiect de lansare a unui sistem de înregistrare a timpului pentru toate departamentele, obiectivul ar putea fi: "Toate echipele vor folosi sistemul de pontaj până la sfârșitul anului." Notați de asemenea cine va fi responsabil pentru că ați ajuns la acest obiectiv. Acest lucru evită orice probleme la sfârșitul proiectului, când dintr-o dată nimeni nu este pregătit să semneze lucrarea ca fiind completă.
Nivelul autorității managerului de proiect: Dacă nu este cu adevărat clar și documentat în altă parte, merită să includeți o secțiune din Carta despre ceea ce puteți să faceți fără a mai fi semnat de la cineva mai în vârstă. Acest lucru se referă, în general, la nivelurile de toleranță stabilite la buget și la termenele limită și se exprimă astfel: "Managerul de proiect are o toleranță de 10% la buget și o toleranță de 5% în funcție de program. Orice abatere deasupra acestor limite aprobate trebuie să fie semnată de sponsorul proiectului. "Puteți prelungi această secțiune pentru a specifica ce autoritate de proiect, dacă există, are autoritatea de a angaja și de a forța personalul echipei de proiect .
Aprobarea Cartei proiectului
Secțiunea finală a Cartei proiectului este secțiunea de aprobări. Managerul de proiect și sponsorul proiectului (sau persoana care a început activitatea, dacă un sponsor pe termen mai lung nu a fost încă numit) ar trebui să semneze și să înscrie documentul. Astăzi, acest lucru este probabil să fie prin e-mail, astfel păstrați o copie a autorizației de e-mail în fișierele de proiect în cazul în care aveți nevoie să se referă la ea.