Deși această definiție poate părea complexă, directorii de management al proiectelor sunt de fapt înrădăcuți în bunul simț și practic.
Indiferent dacă doriți să oferiți clienților dvs. un management de proiect sau obiectivul dvs. este de a deveni un manager de proiect, considerați pas cu pas fundamentele managementului de proiect. Înainte de a începe, determinați dacă serviciul pe care urmează să îl oferiți (sau misiunea pe care o ocupați) este cu adevărat un proiect.
Management general versus management de proiect
Cum decideți dacă este sau nu un proiect? Pentru a sparge acest lucru, separați cele două domenii diferite de management în management funcțional (sau general) și management de proiect.
Gestionarea funcțională sau generală este funcționarea continuă a unei sarcini. Un exemplu ar fi dacă dețineți o companie de tehnologie și aveți un client pentru care furnizați suport de rezervă și vă gestionați continuu contul lor anual prin copierea de rezervă a serverelor și furnizarea acestora a unui raport săptămânal de activitate. Dacă faceți acest lucru timp de cinci ani și aveți un contract de reînnoire cu clientul, munca dvs. este continuă și, prin urmare, generală sau funcțională.
Dacă, totuși, clientul dvs. dorește să implementeze un nou sistem de gestionare a conținutului și are un an pentru a dezvolta noul sistem și vă cere să-i conduceți dezvoltarea, clientul dvs. v-a angajat într-un proiect.
În mod similar, dacă lucrați cu resurse umane și sarcina dvs. este de a gestiona bugetul departamentului și de a supraveghea asociații juniori, atunci aveți un loc de muncă funcțional deoarece este un loc de muncă continuu care nu are un finisaj definit.
Pe de altă parte, dacă aveți aceeași funcție HR și directorul departamentului dvs. vă cere să implementați un nou program de recrutare (și vă oferă un termen limită și un buget) și vă va face managerul de proiect, atunci acesta este un proiect deoarece are o dată de începere și de încheiere, iar sarcina se întâmplă o singură dată.
Vizualizarea proiectului dvs. în trei părți
Acum, că înțelegeți conținutul a ceea ce constituie un proiect, puteți să vă uitați mai atent la managementul de proiect. Folosind programul de recrutare ca exemplu, acum că știți că este nevoie de un proiect, următorul pas este să subliniem domeniul de aplicare, timpul și bugetul necesar.
Gestionarea proiectului este planificarea, organizarea și controlul domeniului, bugetului și timpului proiectului de recrutare. Pentru a vizualiza proiectul, trageți o simplă piramidă. Fiecare linie a piramidei reprezintă una din cele trei părți principale ale unui proiect (de exemplu, domeniul de aplicare, timpul și bugetul). Spațiul gol din mijlocul piramidei este calitatea produsului livrat. Piramida este un instrument important de ținut minte pe măsură ce vă planificați proiectul deoarece, deoarece cele trei componente principale cresc sau se micșorează, calitatea produsului este afectată.
Domeniul de aplicare al proiectului
Definirea domeniului de aplicare este adesea cea mai dificilă și mai complexă parte a managementului de proiect.
Detaliile unui proiect sunt, în general, necunoscute la început, astfel încât estimarea activităților și sarcinilor necesare pentru executarea proiectului să ia în considerare grijuliu. Domeniul de aplicare constă în toate activitățile și sarcinile care vor fi întreprinse pentru a produce produsul finit pe care îl veți livra. Definirea scopului proiectului vă va ajuta să determinați timpul și bugetul de care aveți nevoie pentru a finaliza proiectul. O modalitate bună de a începe este să notați simplu ceea ce credeți că este necesar pentru a finaliza sarcina. Apoi, consultați-vă cu ceilalți pentru a obține o viziune cuprinzătoare asupra tuturor activităților implicate.
Ora proiectului
Odată ce ați stabilit un domeniu de aplicare inițial, puteți începe să atribuiți un timp fiecărei activități și sarcini și, în plus, să vă uitați la imaginile mai mari ale proiectelor. Întrebați-vă ce activități se vor întâmpla în același timp și care se vor întâmpla secvențial.
De asemenea, acordați o atenție deosebită numărului de persoane care vor examina activitățile proiectului, deoarece acestea vor afecta timpul necesar pentru a finaliza un pas. Este surprinzător cât de mult poate dura o sarcină simplă când trei persoane trebuie să o revizuiască. După ce calculați timpul necesar pentru a finaliza activitățile și sarcinile cumulate, sunteți gata să creați un program de proiect pentru echipa de proiect care să o urmeze.
Bugetul proiectului
În acest moment, ați stabilit ce (domeniul de aplicare) și durata (timpul) unui proiect. Acum este momentul să determinați bugetul. La fel ca calcularea timpului pentru un proiect, va trebui adesea să îi consulți pe alții, inclusiv departamentul care conduce pentru a determina un buget corect. Un buget este alcătuit din mai multe considerații, inclusiv utilizarea oamenilor și a materialelor implicate în activitățile întreprinse și pentru cât timp vor fi necesare (și anume oamenii) și materialele folosite.
Comunicarea este cheia
Deseori, un client (sau un șef) dorește ca un proiect să fie finalizat într-un timp și într-un buget prestabilit, fără a lua în considerare domeniul de aplicare al proiectului. Problema este că, aproape întotdeauna, domeniul de aplicare al proiectului nu poate fi completat în mod rezonabil, având în vedere constrângerile legate de timp și buget. În consecință, o parte a managementului de proiect negociază termenii scopului proiectului cu un client sau un șef. Pe tot parcursul procesului de negociere, precum și pe întreaga durată a proiectului, comunicarea clară și bună este cea mai importantă abilitate de care veți avea nevoie. Cu cât veți comunica mai clar provocările de-a lungul drumului, cu atât clientul sau șeful dvs. va fi mai fericit.