Care structură funcționează cel mai bine pentru dvs.?
Există trei structuri organizaționale comune, iar managerii de proiect lucrează în toate: funcțional, proiect și matrice. Să aruncăm o privire la avantajele și dezavantajele fiecăruia, astfel încât să știi la ce te confrunți atunci când te alături unei noi structuri.
Structura organizatorică funcțională
Într-o structură organizatorică funcțională, managerul de proiect și toate resursele lucrează în aceeași divizie a companiei, cum ar fi departamentul de vânzări și marketing. În general, managerul funcțional are mai multă autoritate decât managerul de proiect.
avantaje
Structura funcțională vă oferă cea mai mică putere ca manager de proiect, dar oferă multe alte avantaje:
- Funcționează bine pentru echipele mici și proiectele mici, deoarece funcția are un control deplin asupra membrilor echipei și a altor resurse necesare.
- Puteți accesa cu ușurință experții de care aveți nevoie deoarece se află în aceeași zonă funcțională.
- Este rapid pentru a face pe toți împreună pentru a rezolva problemele legate de proiect.
- Puteți limita instrumentele de comunicare ale proiectului pe care trebuie să le utilizați, deoarece echipa este relativ mică și simplă.
- Adesea, obțineți membri entuziaști ai echipei care doresc să lucreze la proiect, deoarece le oferă oportunități de carieră. Proiectul de lucru poate fi o modalitate foarte bună de a motiva echipa.
- Dacă transmiteți proiectul unei echipe funcționale, va fi echipa funcțională în care lucrați, ceea ce poate ușura închiderea unui proiect.
Dezavantaje
Deși această structură are o mulțime de avantaje, ia în considerare și unele dezavantaje:
- Lucrul are loc într-un siloz, ceea ce ar putea însemna că nu aveți acces la persoane aflate în afara diviziunii funcționale.
- Persoanele din echipa de proiect ar putea fi mai loiali departamentului sau managerului de echipă decât pentru munca pe care o desfășoară proiectul, ceea ce poate crea conflicte.
- Un proiect mare se poate încheia cu un manager de proiect funcțional din fiecare funcție. Aceasta poate duce la scăderea lucrărilor prin fisuri, dacă toți managerii de proiect nu lucrează împreună armonios.
- Activitatea funcțională poate fi izolată prin faptul că nu aveți oportunitatea de a vă conecta la scară largă în companie. Menținerea unui accent strategic poate fi mai greu.
Structura organizatorică a proiectului
Echipe dedicate sunt create pentru a lucra la proiecte în cadrul unei structuri organizatorice a proiectului. Managerul de proiect are probabil responsabilitatea managementului de linie pentru membrii echipei de proiect. Exemple de acest lucru ar include construirea de construcții mari, dar și inițiativele corporatiste care necesită o echipă dedicată. Managerul de proiect are autoritatea supremă, care raportează sponsorului proiectului și consiliului de proiect . Persoanele din echipă lucrează direct pentru managerul de proiect.
avantaje
Avantajul evident al unei structuri de proiect este că aveți mai mult control asupra echipei, dar există și alte avantaje.
- Echipele pot avea un puternic simț al identității. Este cea mai ușoară structură în care să se creeze o puternică cultură de echipă.
- Întreaga echipă se concentrează pe obiectivele echipei, astfel încât conflictul de loialitate există cu munca de zi pentru persoanele care lucrează la proiect. Activitatea lor de zi este proiectul.
- Resursele sunt dedicate proiectului, deci este mult mai ușor să programați munca. Veți afla când membrii echipei sunt disponibili și nu există riscul ca aceștia să fie eliminați în scurt timp pentru a lucra în mod obișnuit pentru un alt manager.
- Proiectele care se desfășoară în această structură sunt medii excelente pentru îmbunătățirea abilităților de management de proiect, precum și pentru abilități tehnice de conducere.
Dezavantaje
Structura proiectului este cea mai ușoară de lucru, dar are și unele dezavantaje.
- A avea o echipă dedicată unui proiect este un angajament scump. Tind să fie o opțiune numai pe marile proiecte.
- Dacă eliminați persoanele din locurile lor de muncă funcționale, acestea ar putea fi greu să se întoarcă, mai ales dacă proiectul este lung. Proiectul se întinde și revenirea la ceea ce ați făcut înainte, după o perioadă de lucru într-un mediu multidisciplinar pe un nou proiect provocator, nu este o perspectivă atrăgătoare pentru mulți oameni. Gestionarea tranziției echipei când închideți un proiect devine și mai importantă.
- Uneori, închiderea unui proiect poate însemna pierderea locului de muncă în cazul în care afacerea a avansat și un alt rol nu este disponibil pentru dvs.
- Prin natura lor, echipele dedicate suge resurse pentru a lucra la un singur lucru. Ei pot limita numărul de proiecte pe care compania le poate face în orice moment, mai ales atunci când diferite proiecte necesită aceleași competențe.
- Managerii de proiect în acest tip de structură fac și gestiunea liniei pentru echipele lor, ceea ce înseamnă petrecerea timpului și a eforturilor în ceea ce privește sarcinile de resurse umane pe care nu ar trebui să le faceți în alte structuri. Dacă vă place acest element de lucru cu oamenii, acest factor ar putea fi un avantaj.
Structura organizatorică a matricii
A treia opțiune este o structură de matrice. Resursele sunt împărtășite atât în activitatea de lucru obișnuită, cât și în activitatea proiectului. S-ar putea însemna că veți avea doi manageri sau o responsabilitate "punctată" la un manager de proiect, precum și la managerul de echipă. Structura liniei de gestionare funcțională este în mod normal la locul inițial, iar managerul de proiect ia linia punctată.
Această structură împarte puterea și autoritatea între managerul de echipă funcțional sau de diviziune și managerul de proiect. Veți avea nevoie să vă folosiți abilitățile de negociere la puterea lor deplină!
avantaje
Structurile matrice sunt foarte frecvente deoarece permit managerilor să facă alegeri flexibile cu modul în care oamenii își petrec timpul. Veți lucra probabil într-un mediu matricial la un moment dat în carieră. Avantajele acestei structuri sunt următoarele:
- Resursele sunt utilizate în mod eficient și se pot deplasa între proiecte în funcție de necesități.
- Puteți lucra pe multe lucruri diferite, uneori în paralel - deși acest punct poate fi argumentat și ca un dezavantaj.
- Echipele și persoanele fizice pot fi foarte receptive. Dacă vine un nou proiect care trebuie să aibă prioritate, este destul de ușor să pivotați și să vă concentrați brusc asupra altceva. Nu puteți face acest lucru cu ușurință într-o structură a proiectului, care durează mai mult să se desființeze și să se regrupeze.
- Structura necesită ca toată lumea să utilizeze același ciclu de viață și metodologie de management al proiectului , astfel încât deplasarea între proiecte să fie ușoară. Oamenii se pot alătura unei echipe de proiect cu o relativă mică încărcare necesară atunci când terminologia și procesele sunt comune.
Dezavantaje
La fel ca toate setările, acesta are capcanele sale. În ciuda faptului că este o structură comună, nu multe locuri de muncă moderne au crăpat problemele de supraîncărcare. Acordarea indivizilor prea mult poate fi ușoară, dacă nu aveți sisteme de gestionare și monitorizare a întregului lor volum de muncă. Alte dezavantaje sunt următoarele:
- Conflictul dintre proiecte este obișnuit pentru că ați putea lupta pentru aceleași resurse ca și un alt proiect.
- Celălalt proiect ar putea să aibă cele mai bune resurse - cei mai potriviți oameni cu abilitățile potrivite - sau managerul de linie să nu le pună la dispoziție pentru a lucra în proiect.
- Pot exista conflicte între sarcinile obișnuite și activitatea de proiect pentru persoane, mai ales atunci când ambii manageri îi dau diferite priorități.
- Resursele ar putea avea un conflict în ceea ce privește calea de dezvoltare pe care o iau pentru viitoarea lor carieră. Deși s-ar putea să știți că doriți să rămâneți în managementul proiectelor, este posibil să aveți opțiunea de a avansa într-un rol funcțional mai important sau un rol mai orientat spre proiect. Dar având o mulțime de opțiuni de carieră este un lucru bun, chiar dacă aceasta face ca decizii dificile.
O structură organizațională care funcționează perfect pentru toate lucrările obișnuite nu funcționează întotdeauna pentru proiecte și trebuie să vă gestionați în mediul în care lucrați. Obținerea unei experiențe în fiecare dintre aceste structuri este o idee bună, astfel încât să le puteți experimenta în primul rând. Vă va ajuta să decideți ce mediu vă convine cel mai bine și vă potrivește abilităților și preferințelor. Apoi, puteți face o alegere în cunoștință de cauză dacă aveți șansa de a vă decide viitorul locului de muncă.
Înțelegerea avantajelor și dezavantajelor fiecărei structuri organizaționale a proiectului vă oferă șansa de a găsi locul în care să vă petreceți cel mai bine timpul și influența pentru a profita la maximum de echipa dvs. și a vă ajuta să încheiați cu succes proiectul.