Creșteți încrederea în proiectul dvs. cu managementul riscului
Când lucrați în situații riscante, aveți nevoie de kitul potrivit. Ca un excursionist cu un rucsac de frânghie și crampoane, aveți nevoie de instrumentele necesare pentru a face față și riscului de proiect.
Puteți spori încrederea managerului dvs. în proiectul dvs. cu un plan de gestionare a riscurilor.
Un proces simplu în 5 pași poate transforma cu mult modul în care seful tău vede proiectul tău (și tu).
Ce este managementul riscului în managementul de proiect?
Managementul riscului în managementul de proiect este procesul de identificare, evaluare și răspuns la riscurile proiectului.
Riscurile proiectului sunt lucruri care ar putea afecta proiectul (pozitiv sau negativ, dar, în general, oamenii interpretează riscul ca evenimente care ar avea un impact negativ asupra proiectului).
Dacă proiectul dvs. este mare sau mic, acesta va avea riscuri asociate cu acesta. Acestea ar putea fi orice, din cauza riscului ca parada ta de școală să fie ploaie la riscul unei creșteri de preț la o componentă critică a noii plăci de circuite.
Riscul proiectului, dacă nu este gestionat corect, poate face mai dificilă livrarea proiectului cu succes. Riscurile neefectuate pot adăuga timp la programul dvs., pot lucra pentru timpul și banii pentru bugetul dvs. Managerii sunt nervoși în legătură cu astfel de lucruri. Toate acestea pot fi evitate printr-un plan de gestionare a riscurilor.
Planificarea managementului riscului
Un plan de gestionare a riscurilor este o modalitate excelentă de a vă spori încrederea în capacitatea echipei dvs. de proiect de a livra - și care se transformă în sporirea încrederii managerului dumneavoastră. Vreți să creadă că puteți face acest lucru și doriți ca aceștia să fie conștienți de ceea ce te-ar putea opri să livrezi proiectul cu succes.
Un plan de gestionare a riscurilor este un instrument perfect pentru a face acest lucru.
Si ghici ce? Este foarte ușor să începeți.
Gestionarea riscului pentru proiect este un proces simplu în 5 pași. Să nu o facem mai complicată decât trebuie. Acesta este ceva ce puteți începe astăzi, pregătiți-vă să discutați despre aceasta la următoarea întâlnire și să o terminați pe măsură ce cineva scrie minutele.
Un proces de management al riscului în 5 pași
Ca și în cazul multor părți ale managementului de proiect, managementul riscului este un proces. Cei 5 pași sunt:
- Iniţia
- Identifica
- Evalua
- Planul de răspunsuri
- aplica
Dacă acești termeni nu înseamnă prea mult pentru tine acum, te rog să rămâi cu el - o să explic totul.
Pasul 1: inițiază
În primul rând, doriți să setați contextul pentru gestionarea riscurilor în mediul de management al proiectului.
Probabil că nu este o treabă prea mare de făcut pentru că cineva din compania dvs. va fi pregătit deja o politică de risc pentru corporații și tot ce trebuie să faceți este să-l urmăriți. Acest lucru va explica abordarea companiei față de risc și ar putea mandata chiar șabloanele de care aveți nevoie. Șabloanele vă păstrează întotdeauna un loc de muncă, așa că priviți-le și pe acestea!
Chiar dacă nu aveți o politică de risc corporativă, altcineva care gestionează proiecte alături de dvs. poate avea un plan de gestionare a riscului pentru proiect pe care îl puteți copia.
De ce reinventați roata? Reutilizarea documentelor este o necesitate dacă doriți să economisiți timp și să faceți mai mult.
Utilizați ceea ce ați aflat pentru a produce un plan de management al riscului pentru proiectul dvs. Aceasta face parte din planul general de management al proiectului și discută despre cum veți aborda gestionarea riscurilor pentru proiectul dvs.
Dacă nu știți ce să puneți în ea, citiți mai departe! Următorii pași vă vor oferi o idee mai bună despre ce să vorbiți în planul de gestionare a riscurilor.
Acest lucru îmbunătățește încrederea prin: Afișarea managerului dvs. că aveți o abordare a abordării incertitudinii cu privire la proiectul dvs. și că veți gestiona în mod activ riscul.
Pasul 2: Identificați
Odată ce ați abordat o abordare, puteți începe să lucrați la ea.
Acum identificați riscurile care vă vor afecta proiectul. Acesta este doar vreodată un instantaneu în timp, iar registrul dvs. de risc este ceva ce veți dori să vă întoarceți la timp și din nou pentru a vă asigura că totul este pus și acolo.
Puteți identifica riscurile utilizând o listă de verificare a riscurilor comune, intervievând părțile interesate cu privire la proiect (în special părțile interesate dificile, având, în general, multe de spus despre ceea ce ar putea să nu aibă dreptate), sesiuni de brainstorming și folosirea bunului dvs. simț.
Căutați lucruri care ar putea cauza probleme dacă s-ar întâmpla vreodată. (Amintiți-vă că riscurile nu s-au produs încă. Problemele legate de proiect sunt lucruri care s-au întâmplat deja.)
Totuși, faceți asta, ar trebui să implicați cu siguranță și alți oameni. Singur, nu vei avea imaginea de ansamblu și vei termina lucruri dispărute.
Riscurile pot și ar trebui să fie identificate de oricine. În calitate de manager de proiect, sarcina dvs. este să vă încurajați pe colegii dvs. să vă ridice riscurile, astfel încât ca o echipă să puteți face ceva despre ei.
Toate riscurile identificate trebuie înregistrate în registrul de risc. Dacă aveți un coordonator de proiect pe echipă sau o persoană de suport pentru proiect, atunci ei pot face acest lucru. În caz contrar, aceasta face parte din sarcinile administrative pe care trebuie să le faceți.
Acest lucru îmbunătățește încrederea prin: Demonstrarea faptului că sunteți conștient de riscurile-cheie care ar putea afecta proiectul dvs. și că aveți mijloace pentru a rămâne în permanență conștient de noile riscuri.
Pasul 3: Evaluați
Riscurile sunt apoi evaluate pentru probabilitate și impact. Acest articol detaliat privind modul de evaluare a riscului unui proiect vă acoperă pentru acest lucru. Dați-i o citire bună dacă nu sunteți familiarizat cu procesul.
Ca o măsură suplimentară, puteți, de asemenea, evalua proximitatea, ceea ce înseamnă cât de aproape de timp este riscul probabil să se întâmple. Un risc cu proximitate mare ar putea avea loc în curând. Un risc cu proximitate scăzută s-ar putea întâmpla la un moment dat în viitorul îndepărtat. Acest lucru vă poate oferi un alt factor de prioritate a timpului și a energiei atunci când vine vorba de a face față riscurilor.
Acest lucru îmbunătățește încrederea prin: Asigurarea faptului că managerul dvs. și toți cei din echipă au o idee clară asupra a ceea ce s-ar întâmpla în cazul în care oricare dintre aceste riscuri se va materializa.
Pasul 4: Planificați răspunsurile
Acum ajungem la partea masivă a planului de gestionare a riscurilor. În această etapă, analizați modul de gestionare a riscului prin identificarea unui răspuns adecvat.
Facem asta pentru că până acum tot ce ai este o listă a ceea ce s-ar putea întâmpla să-ți arunci proiectul în afara cursului în viitor și cât de mare ar fi o afacere. Ceea ce conducătorul tău va dori să știe în continuare este: Ce vei face cu asta?
În general, există 4 lucruri pe care le puteți face pentru a aborda și gestiona un risc de proiect. Sunt:
- Evita
- Transfer
- Atenuați (de exemplu reduceți)
- Accept.
Acestea sunt detaliate în această abordare profundă în strategiile de răspuns la riscuri pentru riscul negativ .
Unele dintre riscurile dvs. ar putea avea un rezultat pozitiv. De exemplu: Există riscul de a vinde atât de mult din noul produs pe care îl prăbușiți liniile telefonice. Ar fi o problemă plăcută, dar este încă un risc pe care ar trebui să-l planificăm.
Există o serie de modalități în care vă puteți pregăti pentru o situație de risc pozitivă, inclusiv:
- Exploata
- Acțiune
- Spori
- Accept.
Acestea sunt discutate mai detaliat în acest articol despre strategiile de răspuns la risc pentru riscul pozitiv .
Va trebui să stabiliți ce strategie de răspuns este cea mai bună pentru fiecare risc din registrul dvs. De exemplu, s-ar putea să decideți că riscul de prăbușire a acoperișului din fabrică este ceva pe care pur și simplu îl acceptați, deoarece este puțin probabil să se întâmple. Totuși, riscul ca otrăvirea alimentară să scoată jumătate din forța de muncă este ceva pe care îl veți atenua în mod activ prin recalificarea întregului personal de catering. Dacă sa întâmplat înainte și este de fapt foarte probabil dacă nu faceți ceva în legătură cu aceasta, veți dori să atenuați riscul.
Odată ce răspunsul este identificat și convenit, proprietarii de risc pot fi numiți pentru a realiza planul de acțiune privind gestionarea riscurilor. Cu alte cuvinte, aveți nevoie de cineva care să fie responsabil pentru a vedea prin sarcinile pe care sunteți de acord.
Acest lucru îmbunătățește încrederea prin: Afișarea managerului dvs. că ați luat în considerare ce trebuie să faceți în legătură cu lucrurile care ar putea cauza probleme pentru proiectul dvs. și că puneți în aplicare planuri pentru a reduce incertitudinea și riscul pentru proiect.
Pasul 5: Implementați
Planul dvs. de gestionare a riscului ar trebui să includă până acum cine va fi responsabil pentru realizarea activităților de reducere a riscurilor pentru fiecare risc. Ei ar trebui să lucreze acum prin aceste sarcini, astfel încât să gestionați în mod activ riscurile deschise.
Acest lucru îmbunătățește încrederea prin: Demonstrarea faptului că dvs. și echipa dvs. de proiect puteți urmări ceea ce ați spus că veți face. Prin raportarea cu privire la ceea ce ați obținut și riscurile pe care le-ați atenuat, aceasta arată echipei dvs. de management că sunteți serios în ceea ce privește livrarea și realizarea a ceea ce este necesar pentru a vă proteja proiectul împotriva problemelor viitoare.
După ce a trecut un risc - când nu mai este relevant pentru că sa întâmplat sau nu se mai poate întâmpla - îl puteți închide din registrul de risc.
Punerea în aplicare a acestui plan de gestionare a riscului pentru proiect vă poate distinge de ceilalți administratori. Șeful tău va avea dovezi că poți să gândești strategic și creativ despre ceea ce ar putea provoca dezintegrarea proiectului tău și - cel mai important - să faci ceva despre el. Veți fi persoana care gestionează în mod activ problemele înainte de a se întâmpla, eliminând blocajele și pregătindu-se pentru orice!
Fiind văzută a fi bună la gestionarea riscului proiectului este o modalitate sigură de a fi văzută ca o pereche sigură sau mâini de către conducere. Nu aveți nevoie de o mulțime de experiență sau de certificate pentru a începe gestionarea cu succes a riscului proiectului (deși există calificări oficiale în materie de gestionare a riscurilor). Acest proces simplu, în 5 pași, va însemna în curând că managementul riscului de proiect este inclus în planurile de proiect.