Țineți proiectul în mișcare înainte
Vom analiza, de asemenea, unele dintre instrumentele de gestionare a schimbării pe care le puteți utiliza și modul în care gestionarea domeniului de proiect intră în joc.
Înainte de a vorbi chiar despre procese sau instrumente vreau să discut despre perspectivele tale de schimbare.
Acceptați schimbările se întâmplă
Modificările se pot întâmpla în orice moment al ciclului de viață al proiectului .
Cea mai ușoară modalitate de a face gestionarea schimbării pe proiecte mai puțin dureri de cap este de a ști că se va întâmpla și de a planifica pentru aceasta.
A avea strategii pentru a face față schimbărilor înainte de a se întâmpla este cel mai rapid mod de a face pe toți la bord cu ceea ce va fi diferit.
Un proces definit, structurat de gestionare a schimbării este cel mai bun loc pentru a începe. Este manualul tău pentru ceea ce se va întâmpla dacă cineva sugerează că proiectul ar trebui să facă ceva diferit de ceea ce este planificat în prezent și o modalitate bună de a evita eșecul proiectului.
Procesul de gestionare a schimbărilor
Procesul de gestionare a schimbării arată astfel:
- Primiți informații despre schimbare
- Evaluați schimbarea, inclusiv planificarea cât de mult va fi locul de muncă
- Pregătește o recomandare dacă merită să mergeți mai departe.
- Apoi, veți primi o decizie de la sponsorul proiectului dacă doriți să includeți schimbarea sau nu.
Să ne uităm fiecare la acești pași în schimb.
Primiți informații despre schimbare
Veți primi o cerere de modificare a proiectului. Puteți primi informații în sute de moduri diferite: într-o întâlnire, pe e-mail, pe telefon, pe coridor, când vă grăbiți să ieșiți din birou seara. În mod ideal, veți obține informațiile privind un formular de cerere de schimbare, dar trebuie să știți că în viața reală, mulți actori importanți consideră că finalizarea acestui tip de documentație este locul de muncă al managerului de proiect. Și în compania dvs. ar putea fi.
Utilizați șablonul de solicitare a modificării proiectelor (mai multe despre acesta într-un minut) pentru a capta toate detaliile cererii, oricât de informal acestea vor ajunge împreună cu dvs. Apoi rulați formularul dincolo de inițiator, astfel încât să știți că ați reflectat cu exactitate ce anume doresc.
Amintiți-vă că schimbările ar putea fi, de asemenea, despre scoaterea muncii. Nu presupuneți întotdeauna că schimbările se vor referi la plasarea muncii. Procesul este același indiferent dacă creșteți sau scadeți domeniul de aplicare al proiectului.
Efectuați evaluarea modificării
Uită-te la cererea de modificare în detaliu. Veți evalua impactul asupra:
- Programa
- Documentație
- Munca făcută până în prezent și munca încă de făcut
- Buget
- Măsuri de calitate
- domeniu
- Disponibilitatea resurselor.
De exemplu, o modificare de software poate fi estimată la 5 zile.
Acest lucru nu ar adăuga doar 5 zile la program, deoarece ar împinge o altă sarcină și va muta acest lucru într-un interval de timp în care resursele-cheie sunt în vacanță. Această sarcină ar trebui, de asemenea, să fie mutată, astfel că, în general, această schimbare ar adăuga 8 zile la program. Ar costa 5 000 de dolari, iar cele 8 zile suplimentare ne împing într-o altă lună cu contractul de furnizor, deci există și costuri de luat în considerare acolo. Calitatea rămâne aceeași, dar schimbările în domeniul de aplicare includ noua modificare. Toate documentele relevante ar trebui să fie actualizate, inclusiv planul de proiect și manualele de instruire, care au fost deja lansate.
După cum puteți vedea, o simplă schimbare de 5 zile poate avea efecte largi. Este important să știți toate acestea înainte de a vă decide dacă să faceți schimbarea sau nu, deoarece imaginea completă poate schimba rezultatul.
Pregătiți și prezentați o recomandare
Acum știți impactul complet al schimbării, puteți face o recomandare despre dacă merită să mergeți mai departe cu ea.
În unele cazuri, nu va fi, deoarece beneficiul perceput va fi mai mic decât costul. În alte cazuri, s-ar putea să existe suficiente avantaje acolo pentru a compensa costul de a face munca suplimentară. În alte cazuri, puteți constata că modificarea va avea un efect negativ asupra costului, dar nu puteți face nimic în legătură cu aceasta deoarece este o problemă de reglementare sau de conformitate sau pentru un alt motiv intern, precum o restructurare organizațională.
Luați decizia
Pentru modificări mici care se încadrează în limita de autorizare, puteți lua decizia de a accepta schimbarea sau nu de tine (cu dreptul de intrare din partea echipei). Orice mai mare ar trebui să fie aprobat de sponsorul proiectului sau de consiliul de proiect.
Nu uitați să vă întoarceți și să spuneți cuiva dacă schimbarea lor a fost respinsă. Vrei să eviți enervarea părților interesate de proiect dacă poți!
Instrumente de gestionare a schimbărilor
Există o serie de instrumente de gestionare a schimbării pe care le puteți utiliza pentru a face acest proces mai ușor și mai raționalizat. Aș recomanda:
- O listă de verificare sau o hartă de proces care îi face pe oameni să treacă exact ceea ce trebuie să facă pentru a aduce o schimbare în domeniul de aplicare al proiectului.
- Formularul de solicitare a modificării șablonului. Acest lucru ar putea fi on-line printr-un flux de lucru automatizat.
Să ne uităm la ce se întâmplă într-o cerere de modificare a proiectului.
Ce intră într-o solicitare de modificare a proiectului
Formularul de cerere de modificare a proiectului ar trebui să includă:
- Numele persoanei care solicită modificarea ("solicitantul").
- Un identificator unic, cum ar fi un număr de modificare (puteți adăuga mai târziu acest lucru, deoarece este puțin probabil ca oricare dintre cei care ridică solicitarea și utilizând formularul să știe ce să pună în cutia respectivă).
- O descriere a modificării propuse, cu cât mai multe detalii pe care le poate gestiona.
- Categoria schimbării. În mod ideal, veți fi prepopulate în această secțiune, astfel încât trebuie doar să bifați caseta. Acesta este un loc bun pentru a observa dacă o schimbare are legătură cu reglementarea sau conformitatea internă ca și cum ar fi (într-adevăr), atunci puteți trece peste o mulțime de etape de planificare și evaluare și pur și simplu continuați cu asta.
- "De ce" schimbarea. Care este justificarea pentru a face acest lucru? De ce solicită solicitantul?
- Impactul schimbării asupra diverselor elemente diferite ale proiectului, inclusiv timpul, costul, calitatea, domeniul de aplicare. Este posibil ca acestea să nu aibă toate detaliile, astfel încât să fiți nevoiți să lucrați cu ei în timpul etapei de evaluare a schimbării pentru a completa spațiile libere. Ei ar trebui să completeze cât pot. Minimul pe care îl căutați în acest moment este pentru ei să confirme dacă va crește, reduce sau modifica parametrii existenți ai proiectului.
În partea de jos a formularului de solicitare a modificării vor fi câteva detalii pe care le puteți completa deoarece schimbarea este discutată în continuare. Șablonul dvs. ar trebui să includă și spațiu pentru:
- Schimbarea deciziei: acceptați, respingeți sau amânați
- Numele persoanei care ia decizia (sau grupul) plus data la care a fost luată decizia și orice comentarii suplimentare.
Persoana care face cererea nu va cunoaște rezultatul încă - nimeni nu va face - astfel că aceste casete vor rămâne goale până când grupul potrivit nu sa întâlnit pentru a discuta despre recomandarea dvs. și pentru a lua o decizie.
Modificări și gestionarea domeniului de proiect
Gestionarea scopului proiectului este principala modalitate prin care controlați ce este în proiect și ce nu. Când primiți o schimbare în domeniul de aplicare al proiectului, trebuie să vă gândiți la modul în care acesta afectează proiectul în general. Procesul de gestionare a schimbării vă ajută să faceți acest lucru și să îl setați în context, gestionarea schimbării este o mică parte a gestionării scopului.
Merită să vorbim aici despre modul în care un ghid al corpului de cunoștințe al managementului de proiect (Ghidul PMBOK®) - ediția a cincea acoperă managementul schimbării proiectelor, deoarece nu este la fel de intuitiv cum credeți. Ghidul PMBOK® include un proces numit "Domeniu de control" în secțiunea Managementul domeniului de proiect și acesta este un loc minunat pentru a începe. Cu toate acestea, procesul de gestionare a schimbărilor privind proiectele trebuie să fie gestionat într-un mod mai integrat și acest lucru este reflectat în text. Utilizatorii PMBOK® Guide ar trebui să se refere și la procesul de efectuare a controlului integrat al schimbării, deoarece acest lucru stabilește modul în care totul se leagă.
În scopul de a deveni PMP, trebuie să înțelegeți modul în care Ghidul PMBOK® acoperă gestionarea schimbării, căci acesta este ceea ce veți examina. Cu toate acestea, trebuie să aveți în vedere faptul că procesul de gestionare a schimbării pe care îl utilizați efectiv pentru proiectele dvs. trebuie să fie integrat, ușor de urmărit și practic.
5 moduri de a vă ajuta echipa prin procesul de schimbare
Echipa dvs. de proiect este esențială pentru succesul proiectului dvs., astfel încât acesta să vă ajute să îl aveți la dispoziție atunci când gestionați modificările proiectului.
Iată cinci modalități prin care puteți să le ajutați să se adapteze rapid la procesul de gestionare a schimbării proiectului.
1. Vorbiți despre schimbări. Lăsați-i să știe că schimbarea pe proiecte este normală și că ei ar trebui să se aștepte.
2. Partajați procesul. Mai sus am vorbit despre procesul de management al schimbării, dar acest lucru nu vine în mod natural pentru toată lumea. Membrii echipei dvs. nu vor ști ce să facă și ce se așteaptă de la ei dacă nu le-ați spune. Înființați un briefing pentru a trece prin procesul împreună cu aceștia și lăsați-i să știe care va fi rolul lor în el.
3. Faceți-o ușor. Când un proiect trece printr-o schimbare în domeniul de aplicare, poate fi destul de dezorientant. Programul este greșit, bugetul poate fi diferit, cerințele sunt cu siguranță diferite. Echipa poate găsi o tulburare de schimbare, mai ales una mare sau una care inversează o decizie pe care au crezut-o anterior că a fost pusă în piatră (da, acestea se întâmplă). Faceți procesul cât mai ușor posibil pentru ei.
4. Fii acolo pentru a te ajuta. Un nou mod de lucru durează ceva timp la culcare. Dacă ați reușit să schimbați proiectul într-un mod informal (sau deloc), atunci o schimbare la un proces formal ar putea dura ceva timp pentru a deveni "modul în care facem lucrurile aici “. Spuneți echipei că sunteți acolo pentru a le ajuta dacă doresc să ruleze ceva de-a lungul dvs.
5. Nu vă fie frică să spuneți nu. Nu toate modificările sunt propuneri sensibile. Lăsați-vă echipa să știe că, dacă se simt ferm în legătură cu o schimbare care nu este lucrul potrivit pentru proiect în acest moment, veți sta pe lângă ei în conversația cu solicitantul de schimbare.
Nu gestionarea eficientă a schimbării este una dintre modalitățile prin care puteți să vă deranjeze proiectul , deci aveți grijă. Înarmat cu aceste informații, acum puteți începe să vă ocupați de modificările proiectului într-un mod controlat.