O serie de întrebări vă trec prin minte:
- Cum încep să încep?
- Care sunt pașii necesari pentru a muta proiectul de la inițiere la închidere?
- Cum construiesc o echipă de proiect de înaltă performanță?
- Cui îi cer ajutorul în acest proces? Exista un sponsor executiv?
Acest post se concentrează pe sprijinirea oricui este nou în conducerea unui proiect , comitet sau inițiativă de echipă pentru o activitate care este unică pentru organizație. Indiferent dacă organizați o petrecere de vacanță sau inițiază noi inițiative de dezvoltare a produselor, există instrumentele și procesele de gestionare a proiectelor pentru a vă face probabilitatea de succes mult mai mare.
În primul rând, înțelegeți cele 5 etape ale procesului de proiect:
În timp ce vă încurajez să citiți mai multe despre fiecare din cele 5 etape în detaliu, știți că acestea sunt:
- Inițiere: demararea proiectului.
- Planificare: planificarea tuturor lucrărilor proiectului.
- Executarea: efectuarea efectivă a lucrării.
- Gestionarea și controlul: toate lucrările pe care le faceți în timpul proiectului pentru a monitoriza progresul.
- Încheiere: finalizarea și livrarea proiectului și suspendarea echipei.
Acești pași sunt identici pentru fiecare proiect.
13 pași de bază pentru proiectul Novice:
- Definirea domeniului de aplicare: Primul și cel mai important pas în orice proiect este definirea scopului proiectului . Ce ar trebui să realizați sau să creați? Care este obiectivul proiectului? La fel de important este definirea a ceea ce nu este inclus în domeniul proiectului. Dacă nu obțineți o definiție suficientă de la șeful dvs., clarificați singur domeniul de aplicare și trimiteți-l înapoi pentru confirmare. În timp ce exemplul este ușor de pe subiectul afacerii, putem să ne referim la o recepție de nuntă. În planificarea unei recepții de nuntă, puteți avea ca domeniu de activitate: pregătiți o recepție de nuntă pentru 100 de oaspeți, complet cu cină, bar deschis, tort de nuntă și o trupă live pentru dans la o anumită dată, la un cost care să nu depășească 20.000 $.
- Determinați resursele disponibile: Ce persoane, echipament și bani veți avea la dispoziție pentru a atinge obiectivele proiectului? În calitate de manager de proiect, de obicei, nu veți avea control direct asupra acestor resurse, dar va trebui să le gestionați prin gestionarea matricelor .
- Înțelegeți cronologia: Când trebuie finalizat proiectul? Pe măsură ce vă dezvoltați planul de proiect, puteți avea o anumită flexibilitate în modul în care utilizați timpul în timpul proiectului, însă termenele limită sunt de obicei fixe, ca în cazul recepției nunții. Dacă decideți să utilizați orele suplimentare pentru a respecta programul, trebuie să o cântăriți în raport cu limitele bugetului.
- Asamblați echipa de proiect: Îndreptați oamenii în echipă și începeți un dialog. Ei sunt experții tehnici. De aceea supraveghetorul lor funcțional le-a atribuit proiectului. Treaba ta este să conduci echipa.
- Detaliați lucrarea, partea 1: Care sunt piesele sau componentele majore care trebuie create pentru a finaliza proiectul? De exemplu, o recepție de nuntă necesită la un nivel înalt: o sală de recepție, mâncare, băutură, un tort, oaspeți și divertisment. Desigur, fiecare dintre aceste articole mai mari poate fi împărțit în multe elemente suplimentare. Acesta este pasul următor.
- Detaliați lucrarea, partea 2: În exemplul nostru de recepție de nuntă de mai sus, aveți probabil o echipă sau o persoană responsabilă cu diferite componente. Colaborați cu membrii echipei pentru a detalia detaliile necesare pentru a obține fiecare element important. Persoana responsabilă cu produsele alimentare trebuie să înțeleagă opțiunile, limitările costurilor și să facă selecții care să sprijine realizarea obiectivului . Listează pașii mai mici din fiecare dintre pașii mai mari. Câte niveluri adânci mergi în mai multe etape și mai detaliate depinde de mărimea și complexitatea proiectului tău.
- Elaborați un plan preliminar: Asamblați toți pașii într-un plan. O modalitate bună de a face acest lucru este de a utiliza un tabel de priorități care să identifice ce elemente trebuie să fie precedate de alte elemente. Formalele practici de gestionare a proiectelor necesită dezvoltarea a ceea ce se numește o diagramă a rețelei și identificarea căii critice . Deși acest lucru poate depăși nevoile dvs. sau nivelul de cunoștințe, problema principală este de a secvența activitățile în ordinea corectă și apoi de a aloca resurse pentru activități. Întrebările care trebuie adresate includ: Ce se întâmplă mai întâi? Care este pasul urmator? Ce pași pot continua în același timp cu resurse diferite? Cine va face fiecare pas? Cât o să dureze? Există multe pachete software excelente disponibile care pot automatiza o mulțime de detalii pentru dvs. Cereți altora, în poziții similare, ce folosesc.
- Creați planul dvs. de bază: obțineți feedback despre planul dvs. preliminar de la echipa dvs. și de la orice alte părți interesate. Ajustați termenele și programele de lucru pentru a se potrivi proiectului în timpul disponibil. Efectuați orice ajustări necesare ale planului preliminar pentru a realiza un plan de bază.
- Solicitați ajustări ale proiectului: Nu există aproape niciodată suficient timp, bani sau talent desemnat unui proiect. Treaba ta este să faci mai mult cu resursele limitate decât se așteaptă oamenii. Cu toate acestea, există adesea limite plasate pe un proiect care sunt pur și simplu nerealiste. Trebuie să vă prezentați cazul și să îl prezentați șefului dvs. și să solicitați modificarea acestor limite nerealiste. Cereți schimbările de la începutul proiectului. Nu așteptați până când este în dificultate să cereți modificările de care aveți nevoie. Cu toate acestea, dacă proiectul dvs. implică o nuntă, nu vă așteptați să aveți succes solicitând multe schimbări semnificative!
- Lucrați planul, dar nu muriți pentru el: Efectuarea planului este importantă, dar planul poate fi schimbat. Aveți un plan de conducere în fiecare dimineață. Dacă o intersecție este blocată de un accident, schimbați planul și mergeți în alt mod. Faceți același lucru cu planurile de proiect. Modificați-le după cum este necesar, dar păstrați întotdeauna în vedere scopul și resursele.
- Monitorizați progresul echipei dvs.: Veți face puțin progrese la începutul proiectului, însă începeți apoi să monitorizați ceea ce oricum face oricum. Acest lucru va face mai ușor să prindem problemele înainte de a deveni probleme.
- Documentul Totul: păstrați înregistrări. De fiecare dată când schimbați planul de bază, scrieți ce a fost schimbarea și de ce a fost necesar. De fiecare dată când o nouă cerință este adăugată la proiect scrieți unde a venit cerința și cum a fost ajustată cronologia sau bugetul din cauza acesteia. Nu vă puteți aminti de tot, deci scrieți-le în jos, astfel încât să le puteți căuta la sfârșitul proiectului și să învățați de la ele.
- Mențineți-i pe toți cei informați: Păstrați toate părțile interesate de proiect informate despre progresele înregistrate. Lăsați-i să știe despre succesul dvs., pe măsură ce completați fiecare piatră de hotar, dar și să îi informați de problemele imediat ce apar. De asemenea, informați-vă echipa. Dacă se iau în considerare schimbări, spuneți echipei despre acestea cât mai departe posibil. Asigurați-vă că toată lumea din echipă este conștientă de ceea ce fac toți ceilalți.
Linia de fund
Nu trebuie să fii un manager de proiect formal care să conducă o inițiativă de proiect. Cu toate acestea, ar trebui să aplicați instrumentele și logica managementului de proiect pentru a vă clarifica obiectivele, detalierea lucrărilor, construirea unei echipe și executarea și monitorizarea lucrărilor. Cel mai bun de succes!