Curățenie sau murdar nu contează. Eficientă.
Problema nu este că biroul tău este murdar. Problema este că lucrurile importante se pierd. Ea este fie îngropată de un material nou care intră, fie este în noul material, dar nu este observat.
Ca rezultat, vă petreceți prea mult timp pe lucruri care sunt pur și simplu urgente, mai degrabă decât pe cele importante.
Când șeful tău dorește să știe cât de repede poate avea raportul pentru vicepreședinte , nu vrei să-i spui că nu ai observat nota pe care ți-a trimis-o să solicite raportul. Nici șeful tău nu va fi încântat să audă că planul pentru noua linie de produse întârzie, pentru că l-ai lăsat deoparte și sa acoperit și ai uitat de ea.
Unii oameni vă vor spune că cel mai bun mod de a rezolva această problemă este un birou curat. Alții spun că o mizerie este în regulă. Cine are dreptate? Nici. Și amândouă.
Bătrânul agitat, înghesuit
Nu cu mult timp în urmă, era o expresie populară: "Un birou aglomerat este un semn al unei minți aglomerate". Această expresie a dat naștere unei întregi industrii concepute pentru a ajuta directorii de afaceri să-și curățeze desktop-urile ca pe un semn al acuității lor mentale.
Fără îndoială ați văzut filme în care șeful se află în biroul său deasupra unui zgârie-nori din centrul orașului.
Se așează în spatele unui birou de sticlă, fără sertare. Singurele podoabe sunt setul impresionant de pixuri pentru semnarea documentelor importante și un telefon sau interfon, astfel încât să poată da ordine.
Pe de altă parte...
Mulți oameni nu văd nimic în neregulă cu grămezi de hârtie care acoperă spațiul de lucru, chiar vărsându-se pe scaunele scaunelor și pe podeaua birourilor.
Citează adage-urile precum "un birou aglomerat este un semn al geniului" și "un birou murdar este doar un semn al unui birou murdar".
Știm cu toții pe cineva al cărui birou este așa. Nu vedeți cum pot chiar să spună dacă desktop-ul este din metal sau din lemn. Totuși, când le cereți ceva, ei merg direct spre o grămadă, frunzează câte 2 sau 3 foi și trag ce ai cerut.
Ce functioneaza pentru tine
Ambele părți sunt corecte. Problema nu este cea corectă. Problema este care vă va face mai eficient. Există câteva orientări fundamentale care se aplică ambelor abordări, dar cheia este de a lucra într-o manieră care vă permite să fiți cei mai eficienți. Aproape toată lumea trebuie să scape de o parte din aglomerația de pe biroul lor, dar nu are mai mult de un singur articol pe biroul tău la un moment dat, nu va funcționa pentru mulți dintre noi.
Mulți oameni lucrează la mai multe proiecte în același timp (sau aproape în același timp). Tipurile de creație simt nevoia de inspirație în jurul lor. Persoanele cu orientare detaliată au nevoie de volume de materiale de referință apropiate. Unii oameni simt că grămezile de muncă îi fac să pară ocupați și, prin urmare, să le mențină în siguranță în perioadele de concedieri . Ceilalți simt un birou curat arată cât de eficienți sunt la obtinerea muncii.
Ceea ce este important este să faci ceea ce funcționează pentru tine.
Cum de a trăi monstru
Indiferent dacă mergeți spre desktop-ul de sticlă sterilă sau pur și simplu doriți să aduceți un pic mai mult pentru haosul desktop-ului dvs., există câteva linii directoare fundamentale:
- Într-adevăr doriți să vă îmbunătățiți.
Nu recomand o abordare foarte severă pe care unii o fac. Din păcate, asta lasă prea puțină scuze pentru tine. Această încercare de a vă face biroul mai puțin aglomerat și mai eficient depinde de eforturile dumneavoastră serioase. - Păstrați, aruncați sau mutați.
Găsiți trei containere. Etichetați cel mai mic "păstrați". Etichetați cea mai mare "aruncare". Au un alt recipient numit "mișcare". Lucrurile cu adevărat vitale vor intra în containerul tău pentru a fi sortate mai târziu. Orice lucru pe care doriți să îl luați acasă sau să-l dați afară, intră în containerul "mișcare". Orice altceva se duce în containerul de aruncare. (În mod ideal, containerul dvs. de aruncare va fi în două părți: o parte va fi gunoi care va fi aruncat, celălalt va fi produs din hârtie, care poate fi reciclat).
- Începeți cu cele mai vechi.
Puteți să le arătați căutându-le care este cea mai veche. De obicei, este mai departe de scaun. Va fi cel mai ușor să aruncați obiecte din această grămadă. - Evaluați fiecare piesă o singură dată
Uită-te la fiecare articol din grămadă. Decideți containerul în care va intra. Nu o puteți pune la birou pentru mai târziu, trebuie să decideți acum. Pune totul în unul din cele trei containere. Nu există altă opțiune. - Întreabă-te ...
Prima întrebare este: "Am acest lucru în altă parte, sau o pot obține de la cineva?" Dacă aveți o copie în e-mail sau într-un raport sau pe biroul persoanei care a pregătit analiza de piață etc., nu este necesar să păstrați o altă copie. Aruncă-l. Atunci întrebați "de ce am nevoie de asta?" Dacă răspunsul este a) de a lua măsuri în acest sens, b) să faceți ceva cu el atunci când primesc mai multe informații de la cineva, sau c) să mă refer la cum fac și alte lucruri, pune-l în grămada de păstrare. (După ce scapi de aglomerație, îți vei re-sorta gama de păstrare a acestor trei categorii, deci nu-i poți despărți acum, vei economisi timp mai târziu.) Dacă răspunsul tău a fost altceva, aruncă acel articol. - Fii nemilos. Fii curajos.
Pe măsură ce progresați prin fiecare grămadă, apropiindu-vă de lucrurile care tocmai au venit, fiți nemiloși în deciziile voastre. Nu luați prizonieri. Dacă într-adevăr nu aveți nevoie de ea, aruncați-o. Și fii curajos. Nu stați la ceva doar pentru că cineva vă poate întreba ceva într-o bună zi. Nu construiți o cetate de hârtie pentru a vă proteja.
Gestionați problema
Desktopul dvs. nu trebuie să fie steril și complet lipsit de hârtie, deși poate fi dacă ajută. Scopul dvs. este de a vă organiza desktop-ul pentru a vă maximiza eficiența. Dacă asta înseamnă că mai multe grămezi pe birou decât persoana apropiată, este bine - cu condiția ca tot ceea ce păstrați să vă ajute să vă atingeți obiectivul de creștere a eficienței .