În acest articol, analizăm provocările echipelor de proiect slab performante, precum și abordările pe care liderii de echipă și managerii de proiect le folosesc pentru a trece dincolo de etapele de formare și furtună ale lui Tuckman, până la unul care pune accentul pe performanțe.
Avertisment corect: nu există o listă magică de " face aceste lucruri și o echipă minunată va apărea. "Aceasta este o muncă grea care presupune aplicarea atât a științei din spatele performanței grupului, cât și a artei de a conduce alții.
Cinci misiuni comune ale echipelor de proiect care se luptă
Petreceți timp observând și colaborând cu echipele de proiect care se luptă și veți observa multe domenii în care comunicarea se descompune și performanța suferă. Săturați sub suprafață în căutarea cauzelor radicale ale subperformanței și aceste cinci probleme comune apar în mod invariabil.
1. Nu există un scop clar și galvanizat . Participanții la echipă nu cunosc importanța proiectului și conexiunea acestuia cu clientul sau organizația. Pentru a proiecta membrii echipei, acesta este "doar un alt proiect".
2. Clientul nu are un loc la masă. Lipsa de claritate în jurul clientului are ca rezultat un mediu de proiect în care, în timp ce membrii echipei se îngrămădesc și trec prin orice, de la cerințele la calendar și la costuri.
3. Gestionarea proiectului este prezentă, dar conducerea proiectului lipsește în acțiune. Valorile sunt vagi sau inexistente. Responsabilitatea și responsabilitatea nu sunt bine stabilite. Instrumentele și șabloanele sunt acolo, dar abilitățile moi nu sunt de găsit.
4. roluri slab definite și neclar. Performanța suferă atunci când oamenii nu înțeleg propriile roluri sau rolurile jucate de membrii echipei.
5. Prea multe proiecte care vând prea puține resurse. În organizațiile de stil de gestionare a matricei de astăzi, membrii echipei sunt deseori distribuite în mai multe inițiative. Atunci când proliferă proiectele ca reproducerea iepurilor, membrii echipei care se suprapun se luptă să se concentreze și să facă cea mai bună muncă.
Opt acțiuni pe care trebuie să le luați pentru a crea o echipă de proiect de înaltă performanță:
Deși ar fi frumos să credem că există o listă de verificare simplă pe care să o urmeze pentru a construi o echipă de înaltă performanță, viața, proiectele și oamenii nu sunt atât de ușoare. Sugestiile de mai jos sunt mai multe "condiții minime necesare succesului" decât "face acest lucru și totul va funcționa". Amintiți-vă că construirea de echipe excelente este un amestec al științei psihologiei umane și neuroștiinței și artei conducerii. Utilizați ideile într-o stare bună de sănătate ca fundație pentru dezvoltarea propriei echipe de înaltă performanță!
1. Transformați proiectul într-o căutare epică! Luați o lecție de management din lumea jocurilor video și asigurați-vă că membrii echipei sunt hiper-conștienți de natura misiunii și importanța lor pentru client (i), organizație și pentru dezvoltarea lor ca profesioniști. Fiecare proiect ar trebui privit de membrii echipei ca o oportunitate de a-și îmbunătăți atât prin aptitudinile lor, cât și prin dezvoltarea și învățarea de noi competențe.
Cu creativitatea, chiar și cele mai mici inițiative pot fi poziționate ca parte a unei căutări mai mari.
2. Recunoașteți și folosiți modelul SCARF din lumea neuroștiințelor. Acest acronim reprezintă: statutul, certitudinea, autonomia, corelația și corectitudinea. Totul despre structura și managementul echipei trebuie să întărească aceste probleme personale critice pentru fiecare membru al echipei. Liderul efectiv de proiect acordă o atenție deosebită acestor atribute și structurează comportamentele sale pentru a întări pozițiile fiecărui individ în echipa de proiect.
3. Luați o lecție de lider importantă din cercetarea de a conduce în situații periculoase . Membrii echipei trebuie să aibă încredere că liderul echipei se ocupă de fiecare membru al echipei și se concentrează în mod critic asupra asigurării siguranței și succesului acestora. Ca lider de echipă, întrebați și răspundeți: " De ce membrii echipei mele au încredere în mine pentru a le conduce la siguranță și succes?" Și apoi definiți comportamentele pe care trebuie să le prezentați zilnic pentru a vă consolida angajamentul față de ei.
4. Asigurați-vă că clientul este prezent din prima zi și în fiecare întâlnire ulterioară . Nu puteți începe proiectul dacă vizualizarea față de client este neclară. Indiferent dacă inițiativa dvs. se concentrează pe o audiență foarte specifică sau pe un set mai general de grupuri țintă, există tehnici pe care le puteți utiliza pentru a crea claritate. Pentru noile inițiative de dezvoltare a produselor care vizează captarea de noi clienți, creați persoane personale detaliate pentru fiecare tip. Pentru eforturile mari de construcție sau de dezvoltare, asigurați-vă că un reprezentant al clientului face parte din proiectarea și aprobarea proiectului . În situațiile în care clientul nu poate fi prezent fizic, unele echipe creează un proxy - o decupare sau un animal umplute - care ocupă un loc în fiecare întâlnire. Grupul trebuie să ceară și să încerce să răspundă pentru fiecare decizie: "Ce va spune clientul la această problemă".
5. Stabiliți membrilor echipei dvs. să definiți o cartă de roluri. Toți cei din echipă ar trebui să ceară și să răspundă: " La sfârșitul acestui proiect, ce vor spune membrii echipei mele că am făcut?" Distribuiți și discutați și definiți o descriere a rolului care corespunde răspunsurilor.
6. Învățați echipei dvs. aceste două seturi de competențe critice: cum să vorbiți și cum să decideți . La începutul procesului de formare a echipei, setați așteptările pentru comunicarea interpersonală și asigurați-vă că vă consolidați responsabilitatea. Pentru setările de grup, învață echipa să exploreze problemele prin abordări de facilitare care concentrează materia cenușie a grupului pe un singur subiect în același timp. Învățați-i să analizeze emoțiile, riscurile, ideile și problemele de informare și să se adreseze fiecăruia separat, înainte de a se grăbi să judecați. Pentru luarea deciziilor, echipele de ajutor înțeleg fiecare alegere mare de la mai multe puncte de vedere (cadre) și le învață să evalueze mai multe opțiuni pentru fiecare decizie. Aceste abilități nu sunt predate în programele de management de proiect și nu sunt necesare ca parte a certificării profesionale, dar sunt esențiale pentru a ajuta o echipă să învețe să colaboreze.
7. Coaching echipa de Leverage. Coaching-ul este un instrument puternic pentru a sprijini performanța echipei și este adesea insuficient utilizat. Puteți utiliza resurse externe sau interne pentru acest rol, deși antrenorul trebuie să fie un outsider obiectiv capabil să respecte și să ofere un feedback sincer, comportamental privind performanța și eficiența echipei. Antrenorul este o resursă neprețuită pentru a ajuta la observarea și identificarea defecțiunilor în procesul de dezbatere și de luare a deciziilor, evidențiat în numărul șase de mai sus. Folosiți antrenorul pentru a contesta ipotezele și a fi în căutarea diferitelor prejudecăți ale grupului, inclusiv a grupului.
8. Combateți din greu timpul și atenția membrilor echipei. Marii lideri de proiect lucrează din greu în numele membrilor echipei pentru a se asigura că au capacitatea de a se concentra și de a-și face cea mai bună muncă. Ca lider de proiect, aceasta înseamnă că va trebui să vă angajați în politica organizațională împreună cu alți lideri de proiect și funcțional și să negociați în numele membrilor echipei dvs. Advocarea dvs. și capacitatea dvs. de a oferi sprijin reciproc altor lideri de proiect pentru nevoile proprii de resurse se vor dovedi critice în performanța pe termen scurt a echipei și pe succesul pe termen lung.
Linia de fund pentru Acum:
Dacă renunți la performanța echipei de proiect la întâmplare, este puțin probabil ca o performanță ridicată să apară. Având în vedere importanța proiectelor la locul de muncă, toți cei de la directori care aprobă și sponsorizează proiecte pentru liderii de echipă, managerii de proiect și membrii echipei au o participație la rezultate. Lucrează din greu din poziția de manager de proiect sau membru al echipei pentru a asigura prezența instrumentelor și ideilor prezentate mai sus și șansele dvs. de a crea o echipă de înaltă performanță se îmbunătățesc considerabil.