Puterea unui scop proiectat cu atenție:
O declarație de domeniu specificată cu atenție este un factor esențial pentru succesul proiectului și o parte integrantă a practicii unui management eficient al proiectelor. Beneficiile includ:
- Declarația permite echipei de proiect și clienților să se asigure că aceștia împărtășesc o viziune comună asupra caracteristicilor, calității și calendarului așteptat al proiectului.
- Domeniul de aplicare permite echipei de proiect să identifice în mod clar și să se angajeze cu părțile interesate: persoane sau grupuri care sunt afectate de proiect și care își câștigă sprijinul și implicarea.
- Domeniul de aplicare servește pentru a ajuta membrii echipei să se concentreze doar pe munca necesară pentru a satisface nevoile clienților.
- Dacă se sugerează modificări care depășesc limitele domeniului original de aplicare, instrucțiunea servește drept ghid pentru estimarea și propunerea modificărilor. Dacă modificările sunt acceptate de toate părțile interesate implicate, declarația de domeniu este revizuită.
Crearea scopului proiectului:
Managerul de proiect, în colaborare cu membrii echipei, clienții, sponsorul executiv și părțile interesate principale, lucrează pentru a înțelege și a descrie rezultatele necesare din inițiativa proiectului, adesea menționată ca livrare. Acest produs include un cost sau un interval de cost acceptabil care este validat în planificarea și estimarea activităților.
De asemenea, definește caracteristicile cheie care trebuie incluse, precum și termenul pentru livrarea finală a proiectului. Odată cu acordul clientului, managerului de proiect, echipei de proiect și sponsorului executiv, orice modificare a acestei declarații de domeniu trebuie făcută printr-un proces de schimbare atent verificat și documentat.
Impactul cascadă al domeniului de aplicare asupra altora:
Odată ce declarația de domeniu sau documentul a fost convenită, echipele de lucru implicate utilizează informațiile din declarație pentru a-și estima propriile lucrări, calendarul și costurile. Cu cât este mai exactă și mai exactă declarația de domeniu, cu atât este mai probabil ca echipele de lucru să producă estimări precise și cerințe privind resursele.
Declarațiile privind domeniul de aplicare al proiectului identifică ce nu este inclus în inițiativă:
Nu este neobișnuit ca documentul privind domeniul de aplicare al proiectului să includă, de asemenea, elemente specifice care nu fac parte din domeniul de aplicare al proiectului și astfel sunt excluse din activitatea care urmează a fi livrată. De exemplu, un proiect de construire a unei case ar putea stipula că obținerea autorizațiilor de mediu se face de către proprietar și se află în afara sferei de proiect a contractantului care construiește casa.
Impactul unui domeniu de proiect slab dezvoltat:
Lipsa de claritate în jurul scopului proiectului este o sursă comună de stres și eșec al proiectului.
Un document de domeniu de aplicare vag sau ambiguu lasă multe probleme deschise dezbaterii și solicitărilor de judecată neinformate, care influențează caracteristicile, calitatea, calendarul și costul inițiativei.
O altă provocare cu o declarație vagă de cuprindere cuplată cu procese de schimbare slabă se numește: creep. Creepul în funcție de domeniu apare atunci când solicitările clienților și echipele de lucru adaugă capabilități suplimentare livrării, dincolo de intențiile sau limitele planurilor inițiale.
Modificarea domeniului de aplicare:
Deși schimbările frecvente de domeniu vor întârzia finalizarea proiectului și ar putea să adauge costuri semnificative, există câteva situații în care este necesar și rezonabil să se ajusteze domeniul de aplicare. Managerii de proiect se bazează pe un proces "de gestionare a modificărilor" care identifică modificările solicitate, revizuiește toate estimările corespunzătoare timpului, costurilor și volumului de lucru și reevaluează proiectul pentru noi riscuri date de schimbare.
De obicei, managerul de proiect și sponsorul executiv iau decizia finală privind modificarea domeniului de aplicare după ce situația a fost analizată pe deplin. Modificările sunt documentate într-un jurnal de decizii și apoi comunicate echipei de proiect mai mari.
Cerințe de proiect cunoscute , precum și obiectivele proiectului
Exemple: Scopul proiectului a fost livrarea unui site web de o pagină, conform specificațiilor proiectului, în termen de 2 săptămâni.