Planificați, țineți oamenii responsabili, comunicați și comunicați mai mult
Aceasta este o definiție academică frumoasă, dar ce fac managerii de proiect?
Pur și simplu, gestionează proiectele. Poate că acest lucru este prea simplu pus, dar asta fac ei. În limitele etice, ele fac tot ce este necesar pentru a realiza obiectivele proiectului.
PMI definește un proiect ca "o activitate de grup temporară menită să producă un produs, serviciu sau rezultat unic". Cuvântul unic este lucrul cheie în această definiție. Sarcinile de zi cu zi nu cuprind proiecte. Activitățile care alcătuiesc un proiect nu mai au loc după finalizarea proiectului.
Managerii de proiect organizează resurse - cum ar fi timpul, banii și oamenii - pentru a face succesul proiectelor. Odată ce se realizează un proiect, managerii de proiect se mută pe un alt proiect.
Ce fac managerii de proiect
Dacă misiunea unui manager de proiect este de a organiza resurse pentru a face proiectele de succes, cum se întâmplă acest lucru?
Managerii de proiect planifică proiecte. Ei stau cu sponsorii proiectului pentru a stabili obiectivele proiectului. Ei iau aceste scopuri și le carnează într-o schemă de proiecte .
Carta proiectului este documentul care formalizează începutul unui proiect. Carta proiectului descrie așteptările la nivel înalt ale proiectului, cum ar fi reperele, bugetul și termenele. Componentele exacte ale cartelelor proiectului variază în funcție de organizație.
Managerul de proiect și sponsorul proiectului discută pe cine doresc cu privire la echipa de proiect.
Managerul de proiect și sponsorul își concentrează strategia asupra modului în care aceștia vor primi proiectul. Sponsorul de proiect ar trebui să aibă poziția și influența organizațională pentru a aborda manageri de nivel înalt pentru a obține resurse de personal pentru proiect.
Acești membri ai personalului nu vor raporta în mod formal directorului de proiect, dar vor fi responsabili față de managerul de proiect pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite proiectului. Acesta este probabil cel mai dificil lucru în ceea ce privește gestionarea proiectelor: managerul de proiect nu are autoritate de conducere completă asupra membrilor echipei de proiect. Acești oameni au alte sarcini și priorități în afara proiectului. Dacă apar probleme personale, managerii de proiect încearcă să le gestioneze cu membrii echipei de proiect, dar dacă aceste probleme persistă, managerul de proiect ar putea fi nevoit să meargă la managerul membrilor echipei pentru a ajunge la o rezoluție.
Odată ce managerul de proiect își cunoaște resursele pentru un proiect, managerul de proiect dezvoltă un plan de proiect și o structură de defalcare a muncii sau WBS. SBS divide etapele de proiect în bucăți gestionabile care pot fi atribuite unei singure persoane. O sarcină nu trebuie completă de o singură persoană, însă o persoană trebuie să fie responsabilă de sarcină.
În calitate de manager de proiect, dezvoltă WBS, el analizează ce sarcini depind unul de celălalt. El are sarcini corespunzătoare. El ia în considerare și punctele forte, punctele slabe și alte angajamente ale membrilor echipei de proiect.
Cea mai mare parte a unui manager de proiect este comunicarea. În faza de planificare, managerul de proiect și sponsorul sunt în permanentă comunicare. La întâlnirea de start, managerul de proiect stabilește tonul pentru întregul proiect. Odată ce proiectul a început, managerul de proiect comunică cu membrii echipei de proiect, cu sponsorii proiectului și cu părțile interesate . Părțile interesate pot fi atât în interiorul cât și în afara organizației. Managerul de proiect organizează întâlniri regulate cu echipa de proiect și se întâlnește cu membrii echipei individuale, dacă este necesar. De asemenea, managerul de proiect se întâlnește cu sponsorul proiectului în mod regulat pentru a se asigura că proiectul se desfășoară pe măsură ce se așteaptă sponsorul proiectului.
Pe măsură ce proiectul se apropie de sfârșit, managerul de proiect trebuie să comunice pentru a se asigura că totul se apropie. După ce a fost închis, managerul de proiect documentează și comunică lecțiile învățate din proiect.
Organizațiile guvernamentale tind să pună managerii de proiect în eforturi mari cu ajutorul componentelor tehnologiei informației, cum ar fi actualizările majore ale software-ului și reîmprospătarea hardware. Proiectele mai mici de tehnologie a informației au mai multe șanse de a avea structuri formale de management de proiect decât proiecte mai mici fără implicații tehnologice. Managerii de proiect pentru aceste proiecte mai mici, non-tehnice pot fi personalul care nu are pregătire în managementul de proiect și care se așteaptă să se rătăcească prin muncă.
Mulți oameni cad în gestionarea proiectelor de la a fi forțați să treacă peste. Ele provin din tot felul de medii. Fie că sunt ofițeri de poliție , manageri de contracte, specialiști în curriculum , agenți de informare publică sau altceva, aceștia încep subiecte de specialitate care au competențe organizaționale și au terminat ca manageri de proiect. Odată ce au câștigat puțină experiență și instruire, ei descoperă că se bucură de proiecte de gestionare. Ei caută mai multe oportunități de a gestiona proiecte, de formare pentru a-și îmbunătăți abilitățile și, probabil, de a obține certificări pentru a-și da mai multă credibilitate și oportunități de angajare.
Caracteristicile managerilor de proiect
Există mai multe caracteristici comune printre managerii de proiect de succes. Cu aceste trăsături, managerii de proiect se află pe drumul spre realizarea obiectivelor proiectelor.
Managerii de proiect trebuie să fie demni de încredere. Pentru ca părțile interesate și membrii echipei de proiect să aibă încredere în proiect, ei trebuie să aibă încredere în managerul de proiect. Dacă lucrurile merg bine sau nu atât de bine, managerul de proiect trebuie să fie deschis și onest despre ceea ce se întâmplă cu proiectul. O astfel de nedreptate sporește încrederea directorului de proiect. Oamenii știu că vor primi informații fiabile indiferent de ceea ce se întâmplă în proiect.
Managerii de proiect tind să fie extrovertiți. Extroversiunea este o calitate bună pentru managerii de proiect, deoarece aceștia comunică în mod constant. Dacă comunică cu sponsorul proiectului, cu părțile interesate sau cu membrii echipei, managerii de proiect trebuie să profite la maxim de oportunitățile de a disemina și de a culege informații. Managerii de proiect introvertiți pot avea succes; totuși, trebuie să se forțeze în afara zonei lor de confort.
Planificarea este esențială pentru succesul în managementul proiectelor. Managerii de proiect trebuie să fie planificatori nu doar pentru a stabili un plan bun, ci pentru a urma un plan și pentru a ști când trebuie să se schimbe acest plan. Managerii de proiecte se angajează la un plan până când nu mai răspund nevoilor proiectului. Apoi, ei fac ajustări în timpul zborului pentru a se asigura că obiectivele proiectului vor fi îndeplinite. Ei comunică schimbările publicului necesar.
Managerii de proiect nu sunt întotdeauna experți în subiectele proiectelor lor. În cazul proiectelor mai mari, practic nu există nici un fel de manager de proiect care să fie expert în toate aspectele proiectului. De aceea, echipele sunt atât de importante. Pentru a combate lipsa de expertiză a managerului de proiect, managerii de proiect trebuie să fie orientați spre date. Aceștia trebuie să-și preseze membrii echipei pentru a le oferi date verificabile pentru a demonstra că proiectele progresează așa cum ar trebui. Când apar decizii critice privind timpul, calitatea și domeniul de aplicare, managerii de proiect au nevoie de date pentru a determina ce trebuie făcut.
Deoarece managerii de proiect au nevoie de date, acestea ar trebui să fie analitice. Ei trebuie să fie capabili să reducă prejudecățile și emoțiile pentru a găsi informații relevante și pentru a le aplica procesului de luare a deciziilor.
Certificări Managerii de proiect pot câștiga
Deoarece managementul de proiect a înflorit în propria disciplină distinctă, valoarea certificărilor a crescut. De fapt, multe postări de locuri de muncă, atât în sectorul public, cât și în cel privat, arată că angajatorii solicită sau preferă angajarea noilor angajați pentru a fi acreditați. Persoanele cu o istorie de muncă îndelungată în managementul de proiect nu au nevoie de certificări, dar cei noi în acest domeniu trebuie să-i urmărească. Pe măsură ce mai mulți oameni intră în domeniul managementului de proiect, cu atât mai mulți oameni vor trebui să se distingă ca fiind competenți.
În SUA, certificarea cea mai răspândită pentru managerii de proiect este Project Management Professional, sau PMP®, oferită de PMI. Pentru a obține un certificat PMP®, un manager de proiect îndeplinește cerințele educaționale, de experiență și de formare. Aceste cerințe pot fi îndeplinite în unul din două moduri. Mai întâi, un manager de proiect trebuie să aibă o diplomă de liceu, cinci ani de experiență, cu 7.500 de ore de gestionare a proiectelor și 35 de ore de formare relevantă. În al doilea rând, un manager de proiect trebuie să aibă o diplomă de licență, o experiență de trei ani cu 4500 de ore de gestionare a proiectelor și 35 de ore de formare relevantă.
După îndeplinirea acestor cerințe, un manager de proiect trebuie să se adreseze PMI și să ia un examen. Acest examen se bazează pe Organismul de management al cunoștințelor al proiectului sau pe PMBOK®.
În total, PMI oferă nouă certificări de management de proiect. PMP® și cei mai ușor de obținut Certified Associate în Project Management sau CAPM® , sunt două certificări generale ale PMI. Celelalte șapte certificate se ocupă de aspecte specifice ale managementului de proiect - cum ar fi analiza afacerilor, planificarea și gestionarea riscurilor - sau metodologii specifice de gestionare a proiectelor - cum ar fi Agile și OPM3.
Salarii Manageri de proiect Câștigați
Ca și în cazul oricărui serviciu care există atât în sectorul public, cât și în cel privat, cei care lucrează pentru guvern se pot aștepta să câștige puțin mai puțin decât omologii din sectorul privat. Organizația guvernamentală tinde să aibă pachete de beneficii mai bune decât companiile private.
Managerii de proiect devreme în cariera lor fac mai puțin decât cei care au mai multă experiență. Pe măsură ce managerii de proiect câștigă experiență, pot să-și salveze salariile mai mari.