Un plan de proiect este punctul culminant al unei planificări meticuloase de către un manager de proiect . Acesta este documentul principal care ghidează modul în care va funcționa proiectul . Potrivit Institutului de Management al Proiectului , acesta este "un document oficial aprobat pentru a ghida atat executia proiectului, cat si controlul proiectului". Este planul de planuri deoarece documentate in cadrul acestuia sunt intentiile managerului de proiect pentru fiecare aspect cheie al proiectului .
Mai jos sunt prezentate elementele critice constatate în multe planuri de proiect. Organizațiile au procesele și protocoalele pentru ceea ce trebuie să fie într-un plan de proiect și, în general, modul în care vor fi derulate proiectele, astfel încât nu toate planurile de management de proiect vor avea aceste elemente. Cu toate acestea, managerii de proiect ar trebui să ia în considerare toți aceștia în faza de planificare pentru a evita confuzia și improvizația forțată în timpul fazei de execuție a proiectului.
01 Obiectivele proiectului
02 Domeniul de aplicare al proiectului
Ca și obiectivele proiectului, domeniul de aplicare este definit în cartă; cu toate acestea, un manager de proiect ar trebui să îmbunătățească în continuare domeniul de aplicare în planul de proiect. Una dintre cele mai bune modalități de a defini ceea ce este în domeniul de aplicare al unui proiect este de a defini ceea ce este în afara domeniului de aplicare. De exemplu, un proiect de automatizare a unui proces manual ar avea nevoie de o definire a domeniului în care începe acest proces și se termină pentru a exclude în mod corespunzător sarcinile care nu se încadrează în domeniul de aplicare al proiectului. Aceste informații ajută un manager de proiect să definească ce este în domeniul de aplicare.
03 Milestone-uri și rezultate importante
Principalele realizări pentru un proiect se numesc repere. Produsele cheie de lucru sunt numite livrabile importante. Acestea reprezintă marile componente ale muncii pe un proiect. Un plan de proiect trebuie să identifice aceste elemente, să le definească și să stabilească termene pentru finalizarea lor.
Spune că o organizație întreprinde un proiect de dezvoltare a unui nou software. Un astfel de proiect are atât repere, cât și rezultate. Obiectivele principale ar putea fi lista finală a cerințelor de afaceri și lista cerințelor funcționale care implementează aceste cerințe de afaceri. În urma acestora, proiectul ar putea avea repere ale designului final al activității, sfârșitul testelor de sistem, sfârșitul testelor de acceptare a utilizatorilor și data lansării software-ului. Aceste etape au produse de lucru asociate cu ele, dar ele sunt mai mult despre procese decât produsele în sine.
Punctul de referință și termenele importante de livrare nu trebuie să fie date exacte, dar cu cât sunt mai precise aceste date, cu atât mai bine. Ceva cu un termen limită octombrie poate fi atins în orice zi din octombrie, de la 1 la 31, dar un termen limită de 15 octombrie trebuie să fie îndeplinit înainte sau înainte de 15 octombrie. Datele precise ajută managerul de proiect să facă o structură precisă de defalcare a muncii.
04 Structura structurii de lucru
O structură de defalcare a lucrărilor, sau WBS, deconstruie etapele importante și livrările importante într-un proiect în bucăți mai mici, astfel încât o persoană să poată fi asignată responsabilitatea pentru fiecare bucată. În dezvoltarea structurii de defalcare a lucrărilor, managerul de proiect ia în considerare mai mulți factori, cum ar fi punctele forte și punctele slabe ale membrilor echipei de proiect, interdependențele între sarcinile, resursele disponibile și termenul general de execuție a proiectului.
Managerul de proiect este în cele din urmă responsabil pentru succesul proiectului, dar el sau ea nu poate face munca singură. WBS este un instrument pe care managerul de proiect îl folosește pentru a asigura responsabilitatea față de proiect deoarece îi spune sponsorului proiectului, membrilor echipei de proiect și părților interesate care sunt responsabili pentru ce. Dacă managerul de proiect este preocupat de o sarcină, managerul de proiect știe exact cu cine să se întâlnească cu privire la această preocupare.
05 Buget
Bugetul unui proiect arată numărul de bani alocați pentru realizarea proiectului. Managerul de proiect răspunde de dispersarea corespunzătoare a acestor resurse. Pentru un proiect care are distribuitori, managerul de proiect asigură realizarea livrărilor conform termenilor contractului, acordând o atenție deosebită calității. Anumite bugete ale proiectelor se leagă de planul de resurse umane.
06 Planul de Resurse Umane
Planul de resurse umane arată modul în care proiectul va fi personal. Este uneori cunoscut sub numele de planul de personal. Acest plan definește cine va fi în echipa proiectului și cât de mult va fi angajat fiecare persoană de fiecare dată. La elaborarea acestui plan, managerul de proiect negociază cu membrii echipei și supervizorii lor cu privire la cât timp fiecare membru al echipei poate să dedice proiectului. Dacă personalul este necesar să se consulte cu privire la proiect, dar nu face parte din echipa de proiect, acest fapt este, de asemenea, documentat în planul de personal. Din nou, sunt consultați supervizorii adecvați.
07 Planul de management al riscului
Multe lucruri pot merge prost la un proiect. În timp ce orice posibil dezastru sau sughiț minor este imprevizibil, mulți pot fi prezenți. În planul de gestionare a riscurilor, managerul de proiect identifică riscurile pentru proiect, probabilitatea ca aceste riscuri să se întâmple și strategiile de atenuare a acestor riscuri. Managerul de proiect solicită contribuția sponsorului proiectului, a echipei de proiect, a părților interesate și a experților interni.
Strategiile de atenuare sunt puse în aplicare pentru riscurile care pot apărea sau au costuri ridicate asociate cu acestea. Riscurile care sunt puțin probabile și cele care au costuri reduse sunt consemnate în plan; cu toate acestea, este posibil ca acestea să nu aibă strategii de atenuare.
08 Planul de comunicare
Un plan de comunicare conturează modul în care un proiect va fi comunicat diferitelor segmente de public. La fel ca structura de defalcare a muncii, un plan de comunicare atribuie responsabilitatea pentru finalizarea fiecărei componente unui membru al echipei de proiect.
Fiecare mesaj are un public destinat. Managerii de proiect asigură că fiecare mesaj este adaptat publicului său specific. Un plan de comunicare îi ajută pe managerii de proiect să asigure că informația potrivită ajunge la oamenii potriviți la momentul potrivit.
09 Planul de management al părților interesate
Un plan de management al părților interesate identifică modul în care părțile interesate vor fi utilizate în cadrul proiectului. Uneori, părțile interesate trebuie doar să primească informații. Acest lucru poate fi luat în considerare în planul de comunicare. Dacă este nevoie de mai mult de la părțile interesate, un plan de management al părților interesate evidențiază modul în care acesta va fi obținut.
10 Planul de management al schimbării
Un plan de gestionare a schimbărilor stabilește un cadru pentru realizarea de modificări ale proiectului. Managerii de proiecte tinde să evite modificările proiectului; totuși, schimbările sunt uneori inevitabile. Planul de gestionare a schimbărilor oferă protocoale și procese pentru efectuarea modificărilor. Este esențial pentru responsabilitate și transparență faptul că sponsorii proiectului, managerii de proiect și membrii echipei de proiect respectă planul de management al schimbării.