Ce este un plan de gestionare a părților interesate?
Care sunt părțile interesate?
Părțile interesate pot fi interne și externe organizației.
Exemple de părți interesate interne includ directori și unități de afaceri, cum ar fi contabilitatea și tehnologia informației. Unitățile de afaceri au de obicei reprezentanți în echipa de proiect. Persoanele interesate externe pot fi grupuri de interese, întreprinderi și organizații civice. Este foarte rar ca reprezentanții externi să fie reprezentați în echipa de proiect. Pentru agențiile cu autoritate de reglementare, industriile pe care le reglementează sunt, de obicei, cele mai importante grupuri de părți interesate externe pentru orice proiect. Dacă o persoană interesată este identificată de echipa de proiect, acea parte interesată ar trebui să fie avută în vedere în planul de management al părților interesate.
Este impractic ca o echipă de proiect să fie formată din membri reprezentând fiecare grup de părți interesate. În multe cazuri, este imposibil. Cu toate acestea, echipa de proiect are nevoie de contribuție și buy-in de la părțile interesate pentru succesul proiectului. De exemplu, o organizație guvernamentală dorește să revizuiască și să modernizeze complet programul său software cel mai utilizat.
Aproape toată lumea din organizație folosește programul într-un fel. Fiecare tip de utilizator nu poate fi reprezentat în mod direct în echipa de proiect, astfel că echipa elaborează modalități de a aduna contribuția părților interesate și decide modalități de informare a părților interesate cu privire la statutul proiectului. Aceste metode de colectare a strategiilor de intrare și comunicare sunt documentate în planul de management al părților interesate.
Diferența dintre un plan de gestionare a părților interesate și planul de comunicare
Pot exista o cantitate semnificativă de sângerări între planul de gestionare a părților interesate și planul de comunicare al unui proiect. Funcțiile lor sunt foarte asemănătoare. Un plan de gestionare a părților interesate este mai larg, deoarece facilitează contribuția la proiect, precum și prezintă rezultatele. Un plan de gestionare a părților interesate este mai restrâns în sensul că se adresează numai persoanelor cu interese interesate, în timp ce un plan de comunicare ar putea include o audiență mai largă.
Planul de management al părților interesate evoluează în timpul unui proiect
Planul de gestionare a părților interesate este de obicei ținut de managerul de proiect . Pe măsură ce un proiect progresează, managerul de proiect revizuiește planul de gestionare a părților interesate și îl aduce periodic înapoi echipei de proiect pentru a lua în considerare actualizările. Un proiect poate arăta foarte diferit la mijlocul perioadei de timp decât în etapele de planificare, deci este important să se asigure că documentele orientative ale proiectului se schimbă dacă circumstanțele o impun.
Exemplu de funcționare a unui plan de gestionare a părților interesate
Iată un exemplu al modului în care un plan de gestionare a părților interesate se poate schimba pe parcursul unui proiect. O agenție de stat se implică într-un proiect de reglementare. Pe măsură ce începe, sponsorul proiectului și managerul de proiect vin cu o listă a părților interesate pentru a pune în planul de gestionare a părților interesate.
Una dintre primele sarcini ale echipei de proiect este aceea de a elabora planul. După câteva luni, un membru al echipei de proiect identifică un actor interesat de nimeni la început de proiect. Managerul de proiect adaugă noul participant la plan și solicită o întâlnire a echipei de proiect pentru a discuta modul de angajare a noului părților interesate. Odată ce echipa decide ce trebuie să facă, managerul de proiect va informa sponsorul proiectului.
În mod clar, planul de gestionare a părților interesate este un document viu. Pe măsură ce se schimbă proiectul, planul de management al părților interesate se poate schimba cu acesta pentru a servi mai bine nevoilor proiectului. Cu un plan de gestionare a părților interesate, o echipă de proiect poate să adune în mod adecvat contribuția și feedbackul din partea părților interesate, precum și să informeze părțile interesate în mod corespunzător.