Organizațiile guvernamentale realizează proiecte în care anumite aspecte ale muncii oamenilor trebuie schimbate. Potrivit Institutului de Management al Proiectului , un proiect este "o activitate temporară a grupului menită să producă un produs, serviciu sau rezultat unic". Când un proiect schimbă modul în care o organizație desfășoară activități, produsele finale ale proiectului sunt încorporate în activitatea zilnică și, prin urmare, organizarea muncii în perpetuitate.
Poate suna ușor, dar nu este. Schimbarea este dificilă, iar proiectele se pot desprinde foarte ușor de pe șine. În fiecare zi provoacă provocări care amenință progresul unui proiect și eventualul succes. Pentru a combate acest pericol, proiectele au nevoie de anumite elemente cheie. Cu următoarele elemente, un proiect are o mare șansă de succes.
01 Un sponsor de proiect angajat
Un sponsor al proiectului are patru responsabilități principale legate de proiect. În primul rând, sponsorul promovează proiectul. El sau ea înveselește echipa de proiect în mod public și privat. În al doilea rând, sponsorul susține managerul de proiect . Atunci când un manager de proiect are nevoie de eliminarea obstacolelor, el sau ea cheamă sponsorul pentru asistență, deoarece sponsorul are influența organizațională pentru a face lucrurile să se întâmple. În al treilea rând, sponsorul aliniază resursele oferindu-le direct sau colaborând cu alte persoane de nivel înalt pentru a obține resurse. Când sponsorul este un campion puternic pentru un proiect, colegii sponsorului sunt mult mai probabil să contribuie cu resurse semnificative. În al patrulea rând, sponsorul facilitează luarea deciziilor. Atunci când echipa de proiect se confruntă cu probleme, sponsorul poate să ia decizia sau să ia decizia.
Sponsorul rămâne informat printr-o comunicare constantă cu managerul de proiect. Cei doi lucrează împreună pentru a stabili când sponsorul trebuie să parcurgă și să exercite cu mai multă forță responsabilitățile sponsorului în sprijinul managerului de proiect. De exemplu, un manager de proiect ar putea avea probleme în a obține informații de la departamentul financiar al organizației. Sponsorul proiectului se poate adresa directorului financiar în legătură cu situația și poate cere ca sarcina de obținere a informațiilor să fie prioritizată deasupra sarcinilor concurente.
02 Goluri și scopuri clare
Înainte de a lucra la un proiect sau de a fi planificat, sponsorul proiectului trebuie să articuleze scopurile și scopul proiectului. Scopurile sunt lucrurile mari pe care proiectul trebuie să le realizeze. Luați un proiect de îmbunătățire a software-ului, de exemplu. Un departament de resurse umane utilizează un bine-cunoscut software personalizabil pentru a gestiona salarizarea. Organizația dorește să adauge un modul pentru managementul învățării. Obiectivele proiectului sunt de a personaliza software-ul de management al procesului de învățare în funcție de nevoile organizației și de al integra în sistemul de salarizare existent.
Domeniul de aplicare definește parametrii proiectului. Continuând cu exemplul proiectului software; scopul acestui proiect este limitat la aducerea sistemului de management al învățării și integrarea acestuia în sistemul de salarizare. De multe ori, este util să identificăm lucruri care sunt în afara sferei de aplicare pentru a înțelege ce este în domeniul de aplicare. Pentru acest proiect, adăugarea altor module este în afara scopului. Departamentul de contabilitate nu poate veni la managerul de proiect și să solicite module de facturare, conturi de încasat sau de plată.
Adăugarea unui modul odată ce proiectul a fost definit permite intercalarea scopului . Sponsorii de proiect și managerii de proiect buni protejează împotriva fluajului și sunt foarte reticenți în a adăuga sfera de aplicare la jumătatea proiectului. Creșterea domeniului de aplicare a unui proiect mărește nevoia de resurse pentru proiect, cum ar fi timp și bani. În plus, lucrul la domeniul de aplicare suplimentar pune în pericol calitatea produselor de lucru.
03 Un bun manager de proiect
Managerii de proiect au, de obicei, următoarele trăsături care îi ajută să-și mute proiectul. Managerii de proiect sunt planificatori. Ei se gândesc la secvența de lucru și știu ce trebuie să se întâmple după ce echipa completează sarcina. Ei fac planuri bune, dar știu și când trebuie să fie flexibili și să se abată de la un plan. Managerii de proiect sunt demni de încredere. Cu succesul lor depinzând de munca altora, managerii de proiect au nevoie de oameni să aibă încredere în intențiile și competențele lor bune. Încrederea este deosebit de importantă în relația dintre managerul de proiect și sponsorul proiectului. Managerii de proiect tind să fie extrovertiți, deoarece marea majoritate a muncii lor implică comunicarea.
Ei țin oamenii răspunzători de angajamentele lor. Iată un exemplu. Un supraveghetor al unui membru al echipei de proiect a declarat managerului de proiect că membrul echipei ar putea să dedice proiectului patru ore pe săptămână. Acest membru al echipei a ratat două întâlniri săptămânale la rând și nu a făcut niciun progres în ceea ce privește sarcinile atribuite în structura detaliată a activității. După prima întâlnire ratată, managerul de proiect sa întâlnit cu membrul echipei pentru a discuta despre absența și termenele neprevăzute. Membru al echipei a declarat că are priorități mai presante. Managerul de proiect a suspectat că acest lucru nu este adevărat, astfel că, după a doua întâlnire ratată, managerul de proiect sa întâlnit cu supraveghetorul echipei. Supraveghetorul ia spus managerului de proiect că se va asigura că comportamentul membrului echipei se va întoarce.
04 Părți interesate implicate
Părțile interesate pentru un proiect sunt persoane care au un interes în succesul proiectului, dar nu sunt membri ai echipei de proiect. Ei nu se gândesc la proiect pe o bază zilnică, cum ar fi managerul de proiect sau membrii echipei de proiect, dar doresc să se afle în buzunar cu privire la deciziile cheie și la progresul general către obiectivele proiectului.
Părțile interesate au propriile motivații pentru a rămâne la curent cu activitățile proiectului, însă este responsabilitatea managerului de proiect să-i aducă în forță în moduri care avansează în vederea atingerii obiectivelor proiectului. În multe cazuri, acest lucru implică un echilibru delicat între obținerea unei contribuții prea mari și obținerea unei contribuții prea mici. Părțile interesate nu pot cântări la fiecare decizie. Asta ar însemna un proiect și ar face ca fiecare decizie să se lupte. În schimb, părțile interesate nu pot fi închise, deoarece un aspect important al aproape a fiecărui proiect este satisfacerea părților interesate.
05 Membrii echipei de proiect dedicate
Membrii echipei de proiect realizează activitatea proiectului. De multe ori, membrii echipei de proiect sunt desemnați pentru un proiect în afara sarcinilor lor obișnuite, ceea ce înseamnă că nu există o reducere a altor activități care să compenseze munca suplimentară adusă de proiect. Managerii de proiect pot ajuta membrii echipei să negocieze cu supervizorii lor în legătură cu această problemă, dar managerul de proiect nu are control asupra responsabilităților membrilor echipei de proiect în afara proiectului.
Dedicarea membrilor echipei la proiect este foarte valoroasă. Fără dăruire, termene limită și produse de lucru nu sunt de bună calitate. Dedicat membrii echipei sunt motivați pentru a atinge obiectivele proiectului la timp, în limitele bugetului și până la așteptările de calitate.