Ca un supervizor, una dintre cele mai mari căi pe care un sponsor de proiect le sprijină pe un manager de proiect este prin gestionarea problemelor, numai cineva cu influența organizațională a sponsorului proiectului se poate ocupa.
Atunci când managerii de proiect se confruntă cu probleme pe care numai sponsorii proiectului le pot rezolva, aici sunt lucrurile pe care trebuie să le facă managerii de proiect.
Eliminați toate celelalte opțiuni
Sponsorii de proiecte tind să fie la nivelul organizațional, unde cele mai multe decizii sunt dificile deoarece, dacă o decizie este ușoară, se face la un nivel inferior. Ei trebuie să ia decizii dure, uneori, cu informații limitate.
În calitate de manager de proiect, trebuie să vă asigurați că ați epuizat toate celelalte opțiuni pentru rezolvarea problemei înainte de a merge la sponsorul proiectului. De exemplu, spuneți că aveți un membru al echipei de proiect care nu respectă angajamentele sale. Înainte de a lua problema la sponsorul proiectului, ar trebui să încercați să rezolvați problema unul la unul cu membrii echipei de proiect. Când nu merge, ar trebui să mergeți la supraveghetorul echipei. Odată ce aceasta nu rezolvă problema, puteți lua problema la sponsorul proiectului. V-ați epuizat opțiunile pentru rezolvarea problemelor de jos în sus.
Acum, sponsorul proiectului poate lucra pe această temă de sus în jos. Sponsorul proiectului trebuie să analizeze problema cu partenerul său și să vă informeze despre modul lor de acțiune convenit.
Ultimul lucru pe care doriți să-l întâmpinați este ca sponsorul proiectului să vină cu o rezoluție pe care ați putea-o implementa sub autoritatea dvs. fără nici un ajutor.
Uneori se întâmplă acest lucru. Toata lumea face greseli. Învățați din aceste situații când apar, și veți fi un manager de proiect mai bun pentru acest lucru. Data viitoare când apare o situație similară, o veți rezolva mai bine decât înainte.
Fii specific pentru ceea ce ai nevoie
În timp ce sponsorii proiectului sunt obișnuiți să lucreze din informațiile incomplete, managerul de proiect nu ar trebui să lase informații relevante. Este important ca sponsorul proiectului să aibă un context pentru situația care necesită atenția lui.
Odată ce sponsorul proiectului are un context adecvat pentru luarea deciziei, specificați-vă ce aveți nevoie de la sponsor. Aveți nevoie de îndrumare cu privire la cum să procedați? Aveți nevoie de autorizația de a lua o anumită acțiune? Ai nevoie de o problemă rezolvată? Aveți nevoie de resurse pe care nu le puteți obține?
Dacă nu v-ați gândit exact la ceea ce aveți nevoie, ați putea lua o decizie cu privire la ceea ce aveți nevoie, dar aflați mai târziu că ați greșit. Gândiți-vă prin această problemă înainte de al lua la sponsor pentru a minimaliza riscul pierderii timpului celuilalt.
Păstrați solicitarea dvs. concentrată
Sponsorii proiectului sunt oameni ocupați. Nenumărate probleme se trag la programele lor și își scot timpul.
Atunci când un manager de proiect are o nevoie reală pentru timpul sponsorului proiectului, acesta nu este un lucru rău sau o pătrundere în timpul sponsorului.
Timpul petrecut împreună cu managerul de proiect și sponsorul proiectului ar trebui să fie foarte productiv. Păstrați-vă solicitarea concentrată, astfel încât să utilizați doar o parte din timpul sponsorului dvs., după cum este necesar.
În timp ce sponsorul tău se simte productiv la un moment dat cu tine, el sau ea așteaptă cu nerăbdare întâlnirile tale. Oamenii aflați la niveluri înalte de organizații își petrec adesea timpul în întâlniri neproductive la care trebuie să participe. Participarea la o întâlnire productivă ar putea fi o schimbare energică a ritmului pentru sponsorul dvs. de proiect.