5 moduri de a distinge munca de proiect și munca obișnuită
Când vorbesc cu oamenii din echipe, ei îmi spun de multe ori că nu sunt siguri dacă lucrează la un proiect sau doar "fac" o funcție ca de obicei. Ambele roluri sunt necesare într-o organizație și la fel de valide, dar pot ajuta la înțelegerea a ceea ce lucrați, astfel încât să puteți vedea mai bine unde se potrivește în cadrul organizației în general.
Să clarificăm diferența astfel încât să aveți încredere în ceea ce este un proiect și ce face parte din afacere ca de obicei. Există cinci diferențe principale între lucrul cu proiectul și activitatea de lucru obișnuit. Veți vedea de multe ori "afară de obicei" abreviat ca BAU.
Proiectele schimba afacerea; BAU identifică schimbarea
În primul rând, există o diferență în modul în care se face schimbarea.
Operațiile de operare obișnuită rulează afacerea. Ei țin luminile aprinse. Acestea servesc clienților și au lovit ținte. De asemenea, echipele BAU sunt primele care știu când procesele de afaceri existente nu funcționează și nu mai sunt potrivite scopului. Când se întâmplă acest lucru, echipele BAU sunt cele care identifică nevoia de schimbare.
Un manager, ca parte a unei analize strategice, poate sugera ce schimbări trebuie făcute pentru acea divizie sau unitate de afaceri pentru a-și atinge obiectivele. Sau, o scânteie strălucitoare într-un departament ar putea prezenta o sugestie de schimbare prin intermediul unei scheme de sugestii a angajaților.
La celălalt capăt al spectrului, este posibil să aveți un caz de afaceri complet, produs de un manager senior, pentru a aduce modificările necesare pentru a ajuta divizia să atingă țintele pentru anul respectiv.
Nu doar simplificarea proceselor de afaceri. Cei care lucrează în rolurile BAU pot să conștientizeze, de asemenea, că schimbarea este esențială datorită modificărilor cadrului de reglementare sau ca parte a situației concurențiale a organizației.
Personalul Frontline lucrează pentru a oferi o strategie și ei știu ce vor să fie diferiți pentru a ajunge acolo.
Proiectele reprezintă mecanismul de implementare a acestei schimbări. Proiectele livrează schimbări către și prin intermediul funcțiilor BAU utilizând managementul de proiect. Vom clarifica ce management de proiect este în continuare. Organizația de proiect lucrează la livrarea schimbării identificate de echipele BAU. Acest lucru se întâmplă odată ce a trecut printr-un proces de aprobare a proiectului, care este, în mod normal, un caz de afaceri și aprobarea conducerii superioare.
Asta nu înseamnă că oamenii care au un rol de proiect nu pot sugera vreodată îmbunătățiri în practica afacerilor, dar vor face acest lucru sub aspectul angajatului, mai degrabă decât ca parte a rolului lor de proiect.
Această împărțire, pe care o veți auzi, de asemenea, sumarizată ca "schimbarea afacerii, conduceți afacerea", se poate observa și la sfârșitul proiectelor. Schimbarea pe care o implementează un proiect este de a furniza o ieșire. Aceasta ar putea fi o bucată de software nou, o clădire, un serviciu nou sau altceva. Echipa BAU este responsabilă pentru luarea și utilizarea eficientă a acesteia pentru a furniza beneficii de afaceri. Cu alte cuvinte, proiectul oferă capacitatea de a obține beneficii, iar operațiunile BAU utilizează această capacitate pentru obținerea beneficiilor.
Proiectele gestionează riscul; BAU atenuează riscul
Pentru ca funcțiile obișnuite să fie eficiente, veți descoperi că echipele BAU încearcă să atenueze toate riscurile pentru operațiuni. Luând incertitudinea în afara afacerii pentru o mai bună stabilitate organizațională și procese repetate este un lucru bun.
Prin însăși natura lor unică și incertă, proiectele necesită un element de risc. Compania face un salt într-un necunoscut doar prin a face un proiect, deoarece introduce schimbarea și oferă ceva care nu a fost acolo înainte.
Echipele de proiect, prin urmare, abordează riscul într-un mod diferit față de partea BAU a organizației. Managerii de proiect încearcă să gestioneze riscurile, atât pozitive , cât și negative , pentru a obține cele mai bune rezultate. Aceasta ar putea include riscul de diminuare a riscului pentru a încerca să limiteze probabilitatea ca aceasta să se întâmple, dar include și alte strategii de gestionare a riscurilor.
Este puțin probabil să eliminați vreodată riscul unui proiect, dar ați putea să faceți acest lucru din motive operaționale bune pentru munca dvs. la BAU.
Proiectele sunt legate de timp; BAU este în desfășurare
Proiectele au un început, un mijloc și un sfârșit. Acesta este ciclul de viață al proiectului . De fapt, cea mai definitoră caracteristică a unui proiect este că acesta se termină. Managerul de proiect și echipa de proiect lucrează la proiect în această perioadă. Apoi, echipa este dizolvată în timpul fazei de predare și închidere la sfârșit.
BAU nu se oprește. Puteți, desigur, închideți o funcție sau opriți un proces dacă nu mai este necesar pentru afacere - deși acest lucru ar fi gestionat ca un proiect !. O funcție BAU produce lucrări în curs de desfășurare fără o dată de încheiere previzibilă.
Proiectele pot fi capitalizate; BAU de multe ori nu poate fi
Proiectele pot fi capitalizate și, adesea, BAU nu poate fi - te bazezi pe cheltuielile de exploatare pentru afacerea în curs de desfășurare ca și munca obișnuită. Cu alte cuvinte, tratamentele contabile pentru proiecte și "alte" sarcini sunt diferite.
Finanțarea proiectelor se referă adesea la punerea în funcțiune a unui activ, adică costurile pot fi capitalizate. În unele cazuri, în funcție de situația în care vă aflați în lume și de reglementările dvs. contabile locale, puteți chiar să luați costurile proiectului sub linia.
Costurile BAU sunt considerate, în mod normal, opex (cheltuieli de exploatare) și sunt urmărite în conturile de profit și pierdere ale societății.
Finanțarea proiectelor și finanțarea afacerilor, în general, reprezintă o zonă foarte specializată, astfel încât este întotdeauna mai bine să luați sfatul specialiștilor dvs. în Finanțe înainte de a face orice judecăți cu privire la ceea ce ar trebui și nu ar trebui să fie valorificat în organizația dvs. Normele contabile diferă de la o țară la alta și chiar de la o organizație la alta, în care întreprinderile individuale au procese și modalități diferite de a face lucrurile.
Dacă aveți îndoieli, verificați întotdeauna!
Proiectele implică echipe inter-funcționale; BAU implică echipe funcționale
În cele din urmă, există o mare diferență în formarea echipelor de proiect. Proiectele tind să implice echipe multidisciplinare de experți reunite pentru a furniza o producție specială. Cunoașterea modului de a motiva o echipă de proiect este importantă deoarece, uneori, proiectele încep fără ca scopul să fie comunicat tuturor. Dacă oamenii nu au o înțelegere clară a ceea ce lucrează, atunci ei tind să nu facă munca cea mai bună.
Echipele de proiect sunt alcătuite din oameni care îndeplinesc anumite roluri. Acestea nu sunt titluri de locuri de muncă, ci poziții în cadrul proiectului cu responsabilități distincte. Principalele roluri ale unei echipe de proiect sunt:
- Sponsorul proiectului
- Manager de proiect
- Senior Supplier (organizația responsabilă pentru realizarea lucrării, care ar putea fi o echipă internă, cum ar fi IT sau un antreprenor sau vânzător extern)
- Client (acesta ar putea fi un client intern, cum ar fi un departament de departament diferit sau, într-o organizație de servicii pentru clienți, clientul pentru care livrați proiectul)
- Experți în materie (persoane aduse în echipă fie pe durata proiectului, fie a unei părți a acestuia care își utilizează expertiza pentru a contribui la succesul proiectului).
Aflați mai multe despre rolurile unei echipe de proiect .
Activitatea BAU, pe de altă parte, este gestionată de echipe funcționale. Ei sunt experți în nume propriu, dar grupați împreună ca divizie și, în mod normal, cu o suprapunere mai puțin transversală funcțională față de alte departamente decât echipele de proiect.
În mod normal, este foarte clar ce trebuie să lucreze și obiectivele echipei. Ei vor avea obiective clare și o viziune asupra rolului pe care îl joacă departamentul în companie. Un exemplu ar fi o echipă de servicii pentru clienți, care lucrează ca parte a unei divizii de servicii pentru clienți mai mari, care gestionează apelurile și e-mailurile primite de la clienți cu privire la produsul dvs.
Este complicat: există o suprapunere. De exemplu, un lider de echipă în acel call center pentru clienți este un specialist în domeniul lor. Aceștia pot fi detașați la o echipă de proiect pentru a gestiona un pachet de lucru și resursele legate de livrarea unei părți dintr-un proiect care are legătură cu contactul cu clienții. Dar, în activitatea lor de proiect, ei iau rolul de expert în materie, nu de lider al echipei de servicii pentru clienți. În calitate de membru al echipei de proiect, aceștia vor fi responsabili pentru partea lor din bugetul proiectului și vor avea un grad ridicat de discreție în privința modului în care se desfășoară activitatea pentru a atinge obiectivele finale. S-ar putea să nu aibă aceasta în rolul lor BAU.
Conflictul dintre BAU și Proiecte
Lucrările de proiect și munca de la BAU pot sta bine împreună unul cu celălalt, dar de cele mai multe ori există o tensiune. Se întâmplă deoarece proiectele încearcă să schimbe status quo-ul. Situația actuală funcționează destul de bine și oamenii nu seamănă, în cea mai mare parte, cu schimbarea, așa că întotdeauna va fi un pic de tensiune acolo.
În al doilea rând, când cereți oamenilor să se alăture echipei dvs. de proiect, aceștia pot suferi de un conflict de loialitate. Este prima lor responsabilitate față de activitatea lor de zi sau de proiect? Obiectivele clare și un angajament puternic față de proiect din partea conducerii pot ajuta aici, precum și păstrarea liniilor de comunicare deschise astfel încât să știe ce ar trebui să fie prioritățile companiei și ale echipei.
În al treilea rând, păstrarea afacerii în desfășurare este întotdeauna prioritatea. Are implicații pentru echipele de proiect care ar putea vedea reducerea finanțării, resursele cheie retrase în rolurile BAU și întârzierile datorate faptului că munca de a ține pasul cu operațiunile de zi cu zi ale organizației se îndreaptă.
Managerii de proiect pot fi frustrați de acest lucru, dar va fi întotdeauna așa și ar trebui să fie. Nu are rost să dați un proiect fantastic în cazul în care compania a bătut între timp și nu mai rămâne nimeni să folosească ceea ce ați construit!
Având în vedere aceste linii directoare, ar trebui să fie ușor de văzut dacă lucrați la proiecte sau BAU sau ambele.