Cum se plătesc angajații când plătesc bani pentru afaceri?
Cheltuielile de călătorie pot include cazare, zboruri, transport la sol, sfaturi pentru botezuri, mese și alte cheltuieli ocazionale pe care un angajat le-ar putea experimenta pe drum.
Alte cheltuieli de afaceri pot include elemente cum ar fi preluarea clienților sau a potențialilor angajați la masa de prânz, achiziționarea de cărți sau alte materiale educaționale acoperite de angajator sau cheltuieli de conducere pentru reciclarea proprietății companiei.
Tipurile de cheltuieli pe care o organizație le vor rambursa se regăsesc în politicile companiei de călătorie, divertisment și cheltuieli generale rambursabile din manualul angajaților . Familiarizați-vă cu politicile companiei dvs., deoarece angajatorul dvs. poate acoperi cheltuieli la fel de variate ca și curățarea chimică și calitatea de membru în sala de gimnastică în excursii extinse.
Distracția clienților în călătoriile de afaceri este o altă cheltuială rambursabilă, însă cunoașteți politicile companiei, astfel încât să nu depășiți limitele de cheltuieli. Vreți să demonstrați ospitalitatea și politețea fără a depăși bugetul angajatorului pentru astfel de cheltuieli.
Cele mai populare sunt acum cardurile de credit ale companiei care sunt încredințate persoanelor care sunt angajați la nivel înalt și altor angajați care trebuie să călătorească frecvent pentru afaceri.
În loc să plătească pentru cheltuieli cu banii proprii, angajații percep taxe pe cardul de credit al companiei, cu excepția cazurilor speciale și a sfaturilor.
Aceasta este o abordare convenabilă a rambursării cheltuielilor pentru angajat, deoarece facturile cardurilor de credit evidențiază cheltuielile exacte, fără ca angajatul să trebuiască să salveze chitanțe și să completeze rapoartele privind cheltuielile de călătorie.
Completarea unui raport de rambursare a cheltuielilor
Atât în cazul utilizării cardului de credit al companiei, cât și în numerar, angajații vor trebui să completeze un raport privind rambursarea cheltuielilor la întoarcerea de la călătorie. Cu cardul de credit al companiei, acestea vor trebui să explice mai puțin decât taxele evidente care apar pe factura cardului de credit (mult mai ușor decât să trebuiască să completați un raport de cheltuieli de la zero). De asemenea, vor percepe compania pentru eventualele accesorii suplimentare pe care le-au plătit cu propriile lor banii sau cărți de credit.
Atunci când un angajat plătește bani, el sau ea va trebui să menționeze și, ocazional, să justifice, fiecare cheltuială pentru care se solicită rambursarea. Acestea sunt analizate prin contabilitate, precum și declarațiile societății de carduri de credit. O cheltuială nejustificată sau una care este exclusă de politica companiei nu este rambursată - prin urmare, nevoia de a cunoaște politicile companiei dvs. în ceea ce privește călătoriile de afaceri.
Cele mai multe companii stabilesc o dată prin care rapoartele de rambursare a cheltuielilor trebuie depuse pentru a se asigura că angajații sunt rambursați și pentru o contabilitate adecvată. Angajații trebuie să respecte cu atenție aceste reguli, deoarece unele organizații nu rambursează cheltuielile care sunt efectuate după termenul limită. Aflați regulile companiei.
O altă metodă de plată a cheltuielilor de deplasare a angajaților este cu o zi .
O întrebare neobișnuită pentru cititor legate de rambursarea cheltuielilor
Un cititor a întrebat: "Reprezentanții noștri de vânzări externi au teritorii mari (state multiple) și călătoresc în mod obișnuit, adesea necesitând șederi peste noapte. Mi-a fost adus în atenție prin departamentul contabil, că un reprezentant de vânzări ia luat un animal de companie într-o astfel de călătorie și a perceput taxa hotelului la cardul de credit al companiei. Ea a susținut că hotelul nu ar separa taxa și că plănuise să ramburseze compania.
"Sunt uluit și căutând sugestii cu privire la modul de a face față acestei situații. Instinctul meu de resurse umane îmi spune să scriu acest angajat pentru folosirea necorespunzătoare a fondurilor companiei, dar obțin o rezistență din partea managementului vânzărilor care vrea să fac o politică specifică pentru animalele de companie.
"Folosirea cardului de credit al companiei indică în mod clar:" Această cartelă va fi utilizată numai pentru CHELTUIELILE COMPANIEI.
Utilizarea personală a cardului ar putea duce la pierderea cardului sau la încetarea acestuia. În plus, reprezentanții de vânzări vor fi responsabili pentru taxele neautorizate. " Ați scris despre acest subiect în trecut? "
Răspunsul HR: Iată ce trebuie să vă gândiți. A angajat angajatul la contabilitate și a explicat problema că hotelul nu a reușit să separe taxele pentru animale de companie? Sau a fost prins de o examinare atentă a cheltuielilor ei în contabilitate?
În primul rând, este greu de crezut că hotelul nu a reușit să separe taxele pentru animale de companie. În al doilea rând, în cazul în care hotelul nu a putut să-și despartă taxa pentru animalul de companie, cum a știut ce să plătească înapoi la contabilitate?
Dacă intenționează să plătească pentru taxa animalului de companie numai dacă a fost prinsă și nu sa oferit în mod voluntar să plătească, având în vedere politica dvs., ea merită o acțiune disciplinară . Acest lucru ar depinde și de modul în care ați abordat situații similare în trecut. Au fost alți angajați rambursați compania pentru diverse cheltuieli și nu au primit nicio acțiune disciplinară?
Adesea, atunci când vă uitați într-o situație, veți afla că există politica, pe de o parte, și cum a fost implementată și aplicată pe de altă parte. Nu doriți să tratați acest individ diferit decât ceilalți angajați au fost tratați în trecut.
Acțiunile disciplinare nu sunt în ordine dacă ceilalți angajați au rambursat pur și simplu compania în trecut pentru cheltuieli similare. Amintiți-vă că nu sunt un avocat, deci este doar un aviz al unui coleg de resurse umane.
Efectuarea unei politici de călătorie pentru animale de companie nu este recomandată, deoarece acesta este un exemplu al companiei care interferează și depășește în viața personală a unui angajat. Dacă angajații doresc să plătească pentru animalele de companie pentru a călători cu ei, nu este preocuparea companiei.
Atâta timp cât animalul de companie nu afectează costul locului în care aceștia locuiesc sau capacitatea lor de a participa la scopurile de afaceri ale călătoriei, nu este afacerea angajatorului. Angajatul ar trebui, desigur, să plătească orice taxă suplimentară pe care o produce animalul de călători.
Politica dvs. de călătorie este puțin confuză și ar putea folosi consolidarea în partea cu privire la "responsabilitatea pentru taxe neautorizate" atunci când politica a declarat deja că numai cheltuielile companiei sunt permise.
Mai mult: 10 sfaturi pentru a reduce costul de călătorie de afaceri Ar trebui să împartă camere pentru angajați?
Disclaimer: Vă rugăm să rețineți că informațiile furnizate, deși autoritare, nu sunt garantate pentru acuratețe și legalitate. Site-ul este citit de o audiență la nivel mondial și legile și regulamentele privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la țară la țară. Căutați asistență juridică sau asistență din partea guvernului, federal sau internațional, pentru a vă asigura că interpretarea juridică și deciziile dvs. sunt corecte pentru locația dvs. Aceste informații sunt de orientare, idei și asistență.