Cheltuielile pot include cazarea, rambursarea masinii personale , zborurile, transportul la sol, sfaturi pentru bellhops, mese, sfaturi pentru chelneri, room service si alte cheltuieli ocazionale pe care un angajat le-ar putea experimenta pe drum.
Cheltuielile pe care o organizație le vor rambursa se găsesc în politica de călătorie a companiei. Familiarizați-vă cu politica companiei dvs., deoarece cheltuielile la fel de variate precum curățarea chimică și calitatea de membru în sală de gimnastică pot fi acoperite pe călătorii extinse.
Distracția clienților la conferințe, la apelurile de vânzare și la vizitele la fața locului reprezintă o altă cheltuială rambursabilă, dar cunoașteți politicile companiei, astfel încât să nu depășiți limitele care se aplică cheltuielilor de divertisment.
De obicei, organizațiile plătesc cheltuielile de călătorie ale angajaților în aceste trei moduri.
- Cardurile de credit ale companiei sunt emise angajaților care trebuie să călătorească frecvent pentru afaceri. Angajații pot percepe cea mai mare parte a cheltuielilor pe care le suportă în cadrul unei călătorii de afaceri pe cardul de credit al companiei. Pentru rambursarea altor cheltuieli, cum ar fi sfaturi și fast food, angajații vor trebui să completeze un raport de cheltuieli .
Cardurile de taxare sunt convenabile pentru angajați deoarece nu trebuie să vină în numerar pentru a plăti cheltuielile de afaceri înainte de rambursare. Informați-vă cu privire la politicile companiei dvs., totuși; este posibil să trebuiască să efectuați încasări și alte documente justificative.
- Numerar: Organizațiile fără carduri de credit ale angajaților companiei solicită angajaților să completeze un raport de rambursare a cheltuielilor pentru fiecare cheltuială în timp ce angajatul este pe drum. În general, acestea necesită încasări și un anumit nivel de justificare pentru fiecare cheltuială.
Numai rareori o organizație va cere angajaților să plătească pentru articolele de mare preț, cum ar fi tariful de bilet de avion, și să solicite rambursarea mai târziu. O comandă de cumpărare a unei companii sau un card de credit al companiei plătesc pentru cheltuieli mari în față. Dar angajații sunt adesea obligați să plătească bani în numerar pentru cheltuielile de călătorie de zi cu zi, care ulterior sunt rambursate.
- Per diem: O diurnă este o diurna de zi cu zi a unei anumite sume de bani pe care un angajat este dat să acopere toate cheltuielile. Angajatul este responsabil pentru efectuarea alegerilor de cheltuieli de călătorie sănătoase în limitele parametrilor cuantumului de bani pe care îi este alocat zilnic.
Unele companii plătesc direct pentru transporturi și locuințe, dar oferă angajaților care călătoresc o diurnă pentru toate celelalte cheltuieli, inclusiv masa și transportul la sol. Angajații au fost cunoscuți că nu cheltuiesc cheltuieli pentru a ține banii în plus față de diurnă. În general, companiile permit acest lucru.
Angajații care călătoresc pentru afaceri sunt sfătuiți să rămână la curent cu politicile de călătorie ale companiei și costurile acoperite pentru rambursare. Cheltuielile care nu intră sub incidența politicilor nu sunt în general rambursate sau acoperite.
Încasările sunt solicitate de majoritatea companiilor, cu excepția celor care plătesc o taxă pe zi. Compania dvs. are, de asemenea, probabil, o formă pe care se așteaptă ca angajații să o utilizeze pentru a transforma cheltuielile de călătorie.
Pentru a rămâne pe lângă cheltuielile rambursabile, angajaților li se acordă adesea un termen până la care trebuie să depună un raport de cheltuieli și să întoarcă chitanțele aplicabile. Departamentul de finanțe va avea linii directoare care îl vor ajuta să rămână actuali.
dacă aveți întrebări cu privire la ce reprezintă cheltuielile de călătorie corespunzătoare în organizația dvs., verificați-vă cu managerul și HR.
Nu doriți să cheltuiți banii și să primiți o surpriză mai târziu.
Mai mult: 10 sfaturi pentru a reduce costul de călătorie de afaceri Ar trebui să împartă camere pentru angajați?