Cum (și de ce) să înregistrați minutele întâlnirilor
Minutele includ de obicei:
- acțiunile de urmărire angajate de participanți,
- - date scadente pentru îndeplinirea angajamentelor și -
- orice alte evenimente sau discuții care merită documentate pentru revizuiri viitoare sau istorie.
Minutele de întâlnire tipice se concentrează asupra deciziilor luate în timpul reuniunii și asupra angajamentelor asumate de participanți. Angajamentele sunt însoțite de date scadente și de orice alte detalii necesare înțelegerii comune de către participanții la întâlniri.
Ședința procesului-verbal ca document istoric
Ca document istoric, ele sunt, de asemenea, utile pentru documentarea ideilor cheie sau a discuțiilor care au condus la luarea unei decizii. De exemplu, răspunzând la întrebări mai târziu, atunci când un membru al echipei spune, "ce ne gândim vreodată când am ales acest obiectiv".
Ședințele efective de întâlnire stabilesc cele cinci alternative pe care echipa le-a discutat și motivul principal pentru care unul a fost selectat pe celelalte căi disponibile.
Efectele minute de întâlnire pentru întâlnirea tipică de afaceri nu necesită înregistrarea fiecărei discuții.
Ei, de asemenea, nu au nevoie și nu ar trebui să declare cine a spus ce. Nici nu trebuie să documenteze ceea ce spune fiecare participant în detaliu. În exemplul dat, un notoriu eficient evaluează discuția în loc să scrie în fiecare cuvânt.
(Recunoașteți că această regulă este diferită pentru alte tipuri de întâlniri în situații precum acțiunea în justiție, audierile în instanță și așa mai departe.
Aceste minute necesită o înregistrare exactă a conversației și a declarațiilor.) Dar întâlnirea dvs. tipică la locul de muncă nu se întâmplă.
Când și cum să împărțiți procesul-verbal al ședinței
În mod ideal, procesul-verbal al întâlnirilor este difuzat participanților la întâlnire în format electronic, la sfârșitul reuniunii. Făcând acest lucru, participanții au o notificare imediată privind angajamentele și termenele limită. Dacă acest lucru nu este posibil (de exemplu, managerul de note dorește să curețe erorile), notarul trebuie să difuzeze minutele întâlnirii în termen de 24 de ore de la întâlnire.
Procesul-verbal serveste ca o reamintire a membrilor echipei de angajamente facute in timpul intalnirii. Ele ajută participanții să își transfere angajamentele de întâlnire la calendarele lor și să facă liste. Ele servesc ca o reamintire a oricărui element care trebuie să ajungă la participanți înainte de următoarea întâlnire.
(Acest lucru poate elimina una dintre cele mai semnificative probleme cu întâlnirile, în general - transmite informații la întâlnire, astfel încât participanții să petreacă întâlnirea de citit mai degrabă decât să interacționeze.) La urma urmei, nu interacțiunea este punctul de întâlnire? Pentru orice altceva, aveți instrumente precum e-mail și Yammer.
Veți dori să revizuiți minutele de întâlnire anterioare la începutul următoarei întâlniri, astfel încât oamenii să poată verifica corectitudinea și pașii următori.
Minutele de întâlnire contribuie în mod eficient la întâlnirile de succes atunci când minutele sunt scrise și distribuite în mod corespunzător în timp util. Acest lucru este valabil mai ales atunci când o echipă a format norme puternice care susțin succesul ei în afaceri .
Cum se descurcă organizațiile cu ocazia întâlnirilor?
Critic la succesul unei întâlniri , notarul sau înregistratorul documentează întâlnirea pentru participanți, istorie și angajați care au nevoie să știe ce sa întâmplat la întâlnire. Fără încheierea procesului verbal de întâlnire, perspectivele de succes ale ședinței sunt diminuate.
Angajatul care ia procesul-verbal al întâlnirii este, de obicei, un membru al echipei și ia notele în timp ce participă la întâlnire. În cadrul întâlnirilor care au proceduri legale sau guvernamentale, ramificații sau cerințe, cum ar fi audierile, întâlnirile de consiliu corporativ solicitate sau depozițiile, o persoană neparticipantă ia minutele oficiale și înregistrează adesea procedurile.
Angajatul care înregistrează procesul-verbal trebuie să aibă o ureche pentru detalii pentru a înregistra exact. De asemenea, angajatul trebuie să participe în mod efectiv la întâlnire în timp ce înregistrează procesul-verbal.
În anumite întâlniri, același angajat preia procesul-verbal la fiecare întâlnire. În altele, rolul beneficiarului minute trece de la angajat la angajat. Ca și conducerea întâlnirii , rolul notarului dobândește o capacitate de lider , comunicare și abilități de conducere eficiente.
Care sunt cerințele unei întâlniri de notare a adunării?
Cerințele pentru înregistrator sau pentru notarul includ:
- Înregistrați cu exactitate deciziile, angajamentele și punctele importante de discuție făcute în cadrul unei reuniuni.
- Înregistrați elementele de acțiune pe care membrii întâlnirii s-au angajat să le facă împreună cu data scadentă pe care membrii s-au angajat să o facă. Articolele de acțiune au un nume atașat, dar discuția generală nu menționează cine a spus ceea ce în întâlnirile informale la locul de muncă.
- Revedeți deciziile majore și sarcinile sau angajamentele voluntare și elementele de acțiune la sfârșitul întâlnirii, astfel încât participanții să poată revizui și să convină asupra întâmplărilor și angajamentelor înainte de a părăsi ședința.
- Conducătorul ședinței poate solicita persoanei care a luat nota să recapituleze periodic discuțiile în timpul unei întâlniri.
- Într-o serie de întâlniri în desfășurare, notarul ia un minut pentru a revizui procesul-verbal al ședinței la începutul următoarei ședințe. Angajații care participă pot adăuga sau corecta tot ceea ce nu sunt de acord în procesul-verbal.
- Distribuirea unei copii a procesului-verbal al ședinței în termen de 24 de ore de la reuniune a fost recomandarea standard a facilitatorilor de întâlnire de ani de zile. Acum, însă, recorder-ul a luat cel mai probabil minutele pe un dispozitiv electronic, cum ar fi un laptop sau iPad. Deci, notarul trebuie să distribuie notele de întâlnire după o examinare rapidă a ortografiei, a gramaticii și a clarității - adesea la sau în câteva minute de la întâlnire.
Înregistratorul este un rol pe care o întâlnire trebuie să o aibă pentru a se asigura că rezultatele unei întâlniri sunt comunicate și acționate de către participanți. Fără note, participanții trebuie să se bazeze pe memoria celorlalți participanți. Garantat, acest lucru nu este un plan bun.
Documentația pentru o întâlnire este necesară pentru succesul unei întâlniri, așa cum este necesară documentarea pentru îmbunătățirea performanței angajaților.