Utilizați facilitarea pentru a face întâlniri mai productive
Rolul principal al unui facilitator este de a adăuga valoare unei sesiuni de planificare a grupului sau întâlnirii, menținând grupul în sarcină și mutându-se în aceeași direcție.
Facilitatorul se asigură, de asemenea, că fiecare membru al grupului participă la întâlnire.
Facilitarea grupului
Facilitarea grupurilor sau a echipelor este asigurată de angajații interni sau de consultanții externi care sunt calificați în:
- Prezentarea conținutului și a informațiilor,
- Proiectarea și formularea unui proces care ajută un grup să-și atingă obiectivele,
- Furnizarea unei structuri adecvate pentru o întâlnire , formare, sesiune de team building sau alt eveniment de lucru, astfel încât misiunea grupului să fie realizată în cadrul sesiunii,
- Promovarea responsabilității comune pentru rezultatul reuniunii și
- Evocarea de la participanți a răspunsurilor la întrebări și soluții la probleme.
Facilitarea individuală
Atunci când persoanele participă la proces, aceasta se întâmplă de obicei pentru că doi sau mai mulți angajați se confruntă cu conflicte , dezacorduri, necesitatea stabilirii unor obiective comune sau necesitatea de a dezbate un proiect, un proces sau o experiență. Un facilitator calificat poate oferi structura, conținutul și procesul necesar angajaților individuali pentru a ajunge la o soluție satisfăcătoare față de problemele lor.
Caracteristicile persoanelor care asigură facilitarea
Facilitarea este o abilitate învățată care vine cel mai natural pentru indivizii care demonstrează caracteristici precum:
- Abilități puternice de conducere a grupului,
- Cunoașterea aprofundată a proceselor și structurilor de grup,
- Cunoașterea dinamicii grupului și interpersonale și înțelegerea comunicării verbale și nonverbale ,
- Abilitatea de a prezenta în mod creativ conținutul de formare și team building într-un mod care să încurajeze participarea participanților la sesiune,
- Empatia pentru oameni și situațiile lor,
- Abilități puternice de ascultare și comunicare și
- Abilitatea de a structura intervențiile și evenimentele de grup pentru a produce rezultatele dorite pentru grup.
Sub conducerea unui facilitator calificat, întâlnirile, sesiunile de team building și cursurile de formare pot duce la obținerea de rezultate fără un lider. Asta pentru că participanții la echipă dintr-un grup adesea nu dispun de competențele, permisiunea și sprijinul necesar pentru a-și facilita efectiv propriile procese de lucru.
Evitarea conversațiilor concurente în cadrul întâlnirilor
Este adesea dificil să ai relații de lucru eficiente cu oamenii la locul de muncă. Acesta este locul unde facilitatea vine la îndemână. Facilitarea eficientă a grupului în cadrul întâlnirilor gestionează interacțiunea persoanelor dificile care dețin convorbiri concurente.
Conversațiile aflate în afara subiectului între doi sau mai mulți membri ai întâlnirii pierd timpul, inhibă progresul grupului și limitează contribuția persoanelor individuale la echipă ca întreg. În plus, conversațiile concurente în mai multe grupuri mici, chiar și atunci când sunt subiecte, îi privează pe membrii echipei de informațiile pe care le discută membrii echipei.
Acest lucru are drept rezultat idei limitate produse în cadrul întâlnirilor.
Indiferent dacă sunteți liderul întâlnirii, un manager sau un membru al grupului, puteți utiliza următoarele idei pentru a aduce grupul înapoi când membrii grupului dețin mai multe discuții simultan.
Gestionarea conversațiilor concurente
- Utilizați comunicarea nonverbală: Uitați-vă în mod constant la participanți pentru o clipă. Ridicați sprâncenele în timp ce vă uitați sau dați voie participanților. Opriți persoana care are cuvântul pentru un minut, în timp ce ceilalți participanți se reunesc în grup. Nu vă fie frică să faceți asta - face parte din slujba unui conducător sau a unui lider al echipei de a controla întâlnirile.
- Puneți o întrebare: apelați la unul dintre membrii grupului care participă la conversația concurențială. Cu un scurt rezumat al discuției care apare în cadrul întâlnirii în ansamblu, cereți-i opinia. Întrebați-i să-și împărtășească ideile cu restul oamenilor în cadrul întâlnirii .
Spune: "Cred că am fi cu toții interesați de gândurile voastre cu privire la această problemă, Kerry." Acest lucru poate părea puțin incomod pentru dvs., dar are două scopuri: aduce discuția laterală în conversația principală și permite tuturor să știe că comportamentul nu este permis.
- Intervenția verbală: Întrebați direct membrii grupului care participă la conversația concurențială să se alăture discuției de grup, fără a utiliza sarcasm sau furie. Spune: "Mă tem că ne lipsesc ideile bune atunci când toată lumea vorbește imediat. Știu că nu pot ține evidența tuturor acestor gânduri". În general, este mai bine să folosiți această tactică ca oa doua sau a treia încercare de a atrage oamenii. Este directă și foarte eficientă, dar poate pune în pericol membrii echipei.
- Stabiliți un semnal de grup: semnalul de grup îi reamintește participanților să organizeze o discuție la un moment dat. Un semnal care funcționează eficient este de a face un semnal non-verbal de ieșire, urmat de menținerea unui deget arătător pentru a indica o întâlnire. Dacă există o relație bună între membrii echipei, o glumă poate fi, de asemenea, un instrument eficient. Încercați ceva de genul: "Hei, John și Jane, încetați să încercați să vă planificați preluarea lumii și reveniți la întâlnire".
Un cuvânt final despre conversațiile concurente în cadrul întâlnirilor
Oamenii petrec o bună parte din săptămâna lor de lucru la întâlniri de afaceri. Este responsabilitatea dvs. ca manager sau lider de întâlnire pentru a vă asigura că angajații își folosesc bine timpul. Gestionarea eficientă a întâlnirilor își păstrează timpul și prin controlarea conversațiilor secundare puteți asigura că întâlnirea se află pe subiect și produce o muncă de calitate.