Puteți să planificați, să conduceți și să administrați o întâlnire pentru a produce rezultate
Dacă neglijezi oricare dintre aceste oportunități de gestionare a întâlnirilor, întâlnirile și echipele tale nu vor purta fructele pe care le dorești din momentul în care investești. Luați aceste douăsprezece sfaturi de gestionare a întâlnirilor pentru a ghida participanții dvs. pentru a obține rezultate așteptate, pozitive și constructive.
Ce trebuie să faceți înainte de întâlnire pentru a asigura întâlniri eficiente
Acțiunile înainte de reuniune stabilesc baza pentru realizarea rezultatelor reuniunii. Puteți face toate urmăririle necesare, dar fără ca un plan eficient de întâlnire să înceapă, rezultatele dvs. vă vor dezamăgi. Aceste sfaturi vă vor ajuta să planificați și să implementați întâlnirea.
Planificați întâlnirea
Reuniunile eficiente care produc rezultate încep cu planificarea întâlnirilor. Mai întâi, identificați dacă sunt necesare alți angajați pentru a vă ajuta să planificați întâlnirea. Apoi, decideți ce sperați să realizați prin organizarea întâlnirii. Stabiliți obiective realizabile pentru întâlnirea dvs.
Obiectivele stabilite de dvs. vor stabili cadrul pentru un plan eficient de întâlnire. După cum spune Ștefan Covey în " Cele șapte obiceiuri ale oamenilor foarte eficienți ", "Începeți cu gândul final". Scopul întâlnirii dvs. va determina concentrarea întâlnirii, programul de întâlnire și participanții la întâlnire pe care trebuie să îi îndepliniți scopul.
Asigurați-vă că aveți nevoie de o întâlnire
Odată ce ați dezvoltat planul de întâlnire, asigurați-vă că o întâlnire este un vehicul potrivit pentru realizarea obiectivelor stabilite. Pentru a programa și a organiza o întâlnire este costisitoare atunci când țineți cont de timpul participanților, depuneți eforturi pentru a determina că o întâlnire reprezintă cea mai bună ocazie de a rezolva problema, de a îmbunătăți procesul sau de a face un plan în desfășurare.
Puteți afla că puteți realiza obiectivele întâlnirii cu o discuție prin e-mail sau prin distribuirea și solicitarea de informații prin newsletter-ul companiei. Asigurați-vă că întâlnirea este necesară și nu doar mai convenabilă pentru dvs. - veți obține rezultate mai bune de la participanții la întâlniri atunci când ați făcut cu adevărat inventarul nevoilor lor.
Asigurați participarea adecvată la întâlnire
Dacă o întâlnire este mijlocul adecvat pentru a vă atinge obiectivele , verificați cu succes participanții care trebuie să participe la întâlnire. Participanții necesari trebuie să fie disponibili să participe la întâlnire.
Amânați întâlnirea mai degrabă decât ținând o întâlnire fără membri de personal critici. Dacă un delegat participă la locul de luare a unei decizii cruciale, asigurați-vă că personalul desemnat are autoritatea de a lua decizii sau de a amâna ședința.
Distribuiți și examinați lucrările prealabile înainte de întâlnire
Câte întâlniri ați participat, care au început cu ajutorul facilitatorului de întâlnire, care a dezvăluit o serie de materiale sau a proiectat un diapozitiv Microsoft PowerPoint pentru discuții? Frustrant? Pariezi. Întâlnirea devine un grup de citire, greu productiv pentru realizarea obiectivului.
Atunci când scopurile menționate pentru organizarea unei întâlniri sunt luarea deciziilor și răspunsul la întrebări, un grup de citire este o risipă rușinoasă a poporului.
Puteți face întâlniri cele mai productive și asigurați rezultate prin furnizarea pre-lucrărilor necesare înainte de reuniunea actuală. Furnizarea de pre-lucrări, diagrame, grafice și materiale de lectură cu 48 de ore înainte de o întâlnire afectează succesul întâlnirii. Cu cât mai mult timp de pregătire alocați, oamenii mai bine pregătiți vor fi pentru întâlnirea dvs.
Documentațiile care vă vor ajuta să atingeți obiectivele întâlnirii pot include rapoarte; date, diagrame și linkuri către informații competitive, planuri de vânzări și planuri de producție; Slide-uri Microsoft PowerPoint care ilustrează punctele cheie de discuție; și a procesului-verbal al întâlnirilor , notelor și acțiunilor ulterioare ale reuniunilor și proiectelor anterioare sau conexe.
Pre-muncă, chiar link-uri pentru a citi informații, distribuite în timp util, cu așteptările serioase că participanții vor citi pre-lucrul înainte de întâlnire, vă ajută să vă asigurați că reuniunea dvs. reușește.
În timpul întâlnirii pentru a asigura întâlniri eficiente
Utilizarea eficientă a timpului de întâlnire generează entuziasm pentru subiect. Aceasta generează angajamentul și sentimentul de realizare de la participanți. Oamenii se simt parte din ceva mai mare decât provocările lor de zi cu zi. Prin urmare, o întâlnire activă bine organizată, care stabilește etapa de urmărire, va produce rezultate de întâlnire.
Facilitarea unei întâlniri eficiente
Liderul întâlnirii stabilește un ton pozitiv și productiv pentru interacțiunea participanților la întâlnire. Facilitarea eficientă a întâlnirii începe cu o revizuire a obiectivelor, a rezultatelor anticipate și a agendei. Facilitatorul ajută membrii grupului să rămână concentrați și productivi.
Proiectul de întâlnire și ordinea de zi au stabilit cadrul pentru întâlnire. Un facilitator eficient, care ține participanții pe drumul cel bun, asigură realizarea rezultatelor așteptate și dorite din cadrul întâlnirii.
Utilizați Pre-Work în cadrul întâlnirii
Utilizați sau referiți informațiile prealabile și alte informații furnizate înainte de întâlnire în timpul întâlnirii. Consolidați necesitatea ca participanții să-și petreacă timpul necesar pentru a examina materialul care este integral pentru realizarea rezultatelor dorite.
Participanții se vor pregăti înainte de a participa la întâlnirile dvs., iar rezultatele dvs. vor da mărturie pregătirii și conducerii solide . Nimeni nu vrea să pară nepregătit, neinteresat sau nu contribuie în ochii unui coechipier.
Implicarea fiecărui participant în acțiuni
Fiecare grup de lucru are diferite personalități care apar pentru întâlniri. Ai colaboratori liniștiți și oameni care încearcă să domine fiecare platformă. Indiferent dacă facilitați sau participați la întâlnire, trebuie să implicați fiecare participant în realizarea obiectivelor întâlnirii.
Acest lucru asigură că fiecare participant este investit în subiectul întâlnirii și în urmărirea acestuia. Veți realiza mai multe rezultate cu toată echipa trăgând decât cu o persoană de personal dominantă care încearcă să împingă toți ceilalți pe deal.
Creați un Plan de urmărire eficientă a întâlnirilor
În timpul întâlnirii, faceți un plan de urmărire cu elemente de acțiune. Planurile eficiente includ următoarele.
- Elementul de acțiune specific,
- numele persoanei care sa angajat să "dețină" realizarea elementului de acțiune,
- data scadentă a elementului de acțiune și
- un acord privind ceea ce constituie completarea elementului de acțiune.
Discutați scenarii de viața reală și barierele în calea succesului pe care membrii echipei le pot experimenta în încercarea de a realiza elementele care vor produce rezultatele cerute. Stabiliți un timp pentru următoarea întâlnire, dacă este necesar, în timp ce participanții sunt prezenți.
După întâlnire pentru a asigura întâlniri eficiente
Acțiunile și planificarea înainte și în timpul întâlnirii joacă un rol important în a vă ajuta să obțineți rezultate așteptate, pozitive și constructive. Acțiunile dvs. după întâlnire sunt la fel de importante. Urmărirea la următoarea întâlnire programată nu este suficientă pentru a asigura rezultate.
Publicați procesul-verbal al întrunirilor
Începeți prin publicarea proceselor-verbale și a planului de acțiune în decurs de 24 de ore. Oamenii vor contribui cel mai eficient la rezultate dacă încep imediat acțiunile de acțiune. Ei au încă o amintire nouă a întâlnirii, discuția și rațiunea pentru direcția aleasă.
Ei rămân entuziasmați și gata să înceapă. O întârziere în distribuirea minutelor vă va afecta rezultatele, deoarece majoritatea oamenilor așteaptă minutele să ajungă înainte să înceapă să-și îndeplinească angajamentele.
Urmărirea eficientă a întâlnirii
Respectarea și respectarea termenelor limită și urmărirea acestora vă vor ajuta să obțineți rezultate din întâlnirile dvs. Termenul a fost stabilit în timpul ședinței. În urma întâlnirii, fiecare persoană cu un element de acțiune ar trebui, de asemenea, să facă un plan pentru îndeplinirea personală a angajamentului lor.
Fie că ei scriu pașii în planificatorul lor, delega sarcinile unei alte persoane de personal, fie tocmai îndeplinesc sarcina, individul este responsabil pentru urmărirea.
De asemenea, planificatorul de întâlniri. Puteți îmbunătăți rezultatele întâlnirilor urmărind fiecare persoană care are un element de acțiune la jumătatea drumului dintre întâlniri. Obiectivul dvs. este de a verifica progresul și de a vă asigura că sarcinile sunt în desfășurare. Amintiți-vă că ceea ce întrebați despre voi devine realizat.
Responsabilitatea pentru urmărirea ulterioară în timpul următoarei întâlniri
Ai stat vreodată într-o întâlnire de urmărire care a constat în faptul că fiecare participant a spus grupului de ce nu au reușit să-și îndeplinească angajamentul? Rezultatul este deplorabil. Stabilirea normei sau obiceiurilor de responsabilitate pentru rezultate începe la începutul ciclului de întâlnire.
Urmărirea intervenției mediatorului între întâlniri ajută, dar grupul trebuie să facă ca angajamentele să nu fie acceptate inacceptabile . Rapoartele privind progresele și rezultatele obținute la următoarea reuniune și se așteaptă ca toate să fi fost realizate. În mod alternativ, verificați progresul la următoarea întâlnire și, dacă există un obstacol real în calea progresului, stabiliți cum să procedați.
Prezentați procesul de întâlnire pentru îmbunătățirea continuă
Practica de informare a fiecărei întâlniri este un instrument puternic pentru îmbunătățirea continuă. Participanții vor discuta despre ce a fost eficient sau ineficient cu privire la procesul actual de întâlnire. Ei discută, de asemenea, progresul pe care îl consideră grupul pe tema pentru care a avut loc reuniunea.
Continuând îmbunătățirea continuă la un alt nivel, echipele de succes dezvăluie întregul lor proiect, precum și procesul de determinare a eficienței pe care au reușit să le obțină. Reuniunile viitoare reflectă evaluarea. Întâlnirile evoluează ca un instrument și mai eficient pentru crearea rezultatelor organizației.
Concluzie
Rezultatele sunt realizabile și previzibile din întâlniri bine planificate și puse în aplicare. Urmați aceste douăsprezece recomandări pentru a vă asigura că participanții la întâlnire realizează rezultate așteptate, pozitive și constructive din momentul în care investesc în întâlniri. Organizația dvs. vă va răsplăti realizările, iar colegii dvs. vă vor iubi când folosiți aceste sfaturi eficiente pentru întâlniri.