Pregătirea dvs. determină dacă veți obține rezultatele dorite
În combinație cu procesul-verbal al întâlnirii , documentația pe care participanții o primesc în urma unei întâlniri, ordinea de zi este planul pentru întâlnire și raportul de urmărire a reuniunii anterioare.
Când dezvoltați o agendă pentru o întâlnire care nu este programată în mod regulat, pașii următori vă vor ajuta. Mai târziu, în acest articol, veți vedea un șablon de agendă pentru o întâlnire programată regulat. Cele două tipuri de întâlniri împărtășesc elemente similare ale agendei, dar nu sunt exact aceleași.
Dezvoltarea unei agende de întâlnire
Mai întâi, identificați dacă sunt necesare alți angajați pentru a vă ajuta să planificați întâlnirea. Apoi, decideți ce sperați să realizați prin organizarea întâlnirii. Stabiliți obiective realizabile pentru întâlnirea dvs. Obiectivele stabilite de dvs. vor stabili cadrul pentru un plan eficient de întâlnire . Asigurați-vă că nu ați planificat mai mult decât este posibil în mod rezonabil în intervalul de timp al întâlnirii.
După cum a spus Stephen Covey în "Șapte obiceiuri ale oamenilor foarte eficienți", "Începeți cu finalul în minte". Scopul întâlnirii dvs. va determina concentrarea întâlnirii, agenda de întâlnire și participanții la întâlnire.
Elaborarea unei agende face un plan pentru întâlnire.
Începeți cu scopul sau scopul principal pe care încercați să-l realizați prin organizarea întâlnirii. Odată ce ați decis asupra obiectivului dvs., trebuie să stabiliți dacă aveți nevoie de asistența unor angajați suplimentari pentru a vă planifica ordinea de zi. Dacă da, invitați-i să vă alăture în a face agenda dvs. de întâlnire, de obicei prin e-mail sau text, pentru a nu crea necesitatea unei întâlniri suplimentare.
Deciziile pe care trebuie să le faceți pentru a vă dezvolta agenda de întâlniri
După ce ați stabilit obiectivul general, dvs. sau echipa dvs. trebuie să luați următoarele decizii. În plus față de scopul sau scopul întâlnirii, fiecare dintre aceste elemente apare pe ordinea de zi a ședinței.
- Participanții necesari pentru reuniunea actuală,
- Elementele care necesită discuții sau acțiuni care vor duce la realizarea scopului sau scopului,
- Timpul pe care îl anticipați grupul va avea nevoie pentru discuția fiecărui element,
- O dată și o oră pentru întâlnire,
- O locație potrivită, care va ține toți participanții confortabil, pentru întâlnire,
- Pre-lucrare pentru întâlnire. Aceasta va include orice lectură, documentație , date, minute de întâlnire de la o întâlnire anterioară sau orice alte pregătiri care vor face reuniunea dvs. reală cu succes. Această pregătire trebuie să fie anexată anunțului de întâlnire și agendei atunci când îi distribuiți participanților invitați.
În plus față de elementele de decizie de mai sus, elementele de ordine de zi ale reuniunii ar trebui să includă:
- Revedeți scopul, ordinea de zi, rezultatele așteptate și produsul.
- Consultați procesul-verbal al ședinței anterioare.
- Verificați progresele înregistrate de participanți la angajamentele și punctele de acțiune efectuate în cadrul reuniunii anterioare.
- Responsabilul sau conducătorul de note trebuie să revadă angajamentele asumate de participanți în cadrul reuniunii actuale ca punct final de pe ordinea de zi.
Decideți cine trebuie să participe la realizarea agendei dvs. de întâlnire
Odată ce ați decis că o întâlnire este necesară pentru atingerea scopului dvs., trebuie să dezvoltați lista participanților.
Nu fiecare angajat poate sau ar trebui să participe la fiecare întâlnire, dar invitarea participanților potriviți va spori probabilitatea de succes.
Cum să identificați participanții necesari pentru a vă realiza agenda de întâlnire
Determinați-vă participanții pentru o serie de întâlniri unice sau scurte sau pentru o întâlnire programată sau în curs de desfășurare, întrebându-vă cum ar fi următoarele:
- Cine trebuie să dețină soluția pe care o dezvoltă grupul?
- Cine deține procesul pe care grupul îl discută?
- Cine trebuie să știe informațiile pe care le distribuiți?
- Cine poate oferi date și fapte pentru a ghida luarea deciziilor?
- Cine are experiență sau expertiză pentru a împărtăși grupului?
- Cine trebuie să sprijine implementarea oricăror soluții sau sarcini?
- Cine trebuie să furnizeze permisiunea sau resursele pentru a realiza rezultatul întâlnirii?
- Cine s-ar putea opune implementării oricăror soluții sau direcții?
Aveți nevoie de o agendă de întâlniri pentru întâlniri programate regulat?
Nu toate întâlnirile au nevoie de o agenda personalizata. Majoritatea angajaților au programate în mod regulat întâlniri pentru departamentele sau grupurile lor de lucru. De asemenea, aveți echipe și proiecte în care participați.
Un proiect în desfășurare poate să nu necesite o agendă nou dezvoltată pentru fiecare întâlnire, dar echipa dvs. va fi bine deservită prin adoptarea unei abordări standard a întâlnirii dvs.
Întâlnirea cu angajați programată în mod regulat este împărțită în trei segmente pentru care fiecare are elemente standard de pe ordinea de zi: Elemente informative, Elemente de acțiune și Planificare Forward.
Componente ale unei agende de întâlnire pentru întâlniri programate periodic
Elemente informative
Scrieți orice elemente de agendă care sunt informative pentru fiecare întâlnire. De exemplu, managerul actualizează grupul cu privire la rezultatele ședinței de conducere.
Articole de acțiune
Așezați pe ordinea de zi toate elementele pe care le așteptați ca grupul să le revadă la fiecare întâlnire programată regulat. De exemplu, performanța la buget pentru perioada de timp și identificarea economiilor de costuri și îmbunătățiri continue pe care grupul intenționează să le realizeze.
Înainte de planificare
Plasați pe ordinea de zi orice elemente pe care grupul dorește să le planifice sau să le pregătească în avans. De exemplu, obiectivele pe termen scurt pentru luna următoare sau nevoia de asistență colegială pentru viitoarele misiuni.
Dacă urmați aceste îndrumări atunci când vă dezvoltați agenda de întâlnire, sporiți probabilitatea ca întâlnirea dvs. să producă rezultate.
Exemplu de agendă de întâlnire pentru o întâlnire programată regulat
Utilizați această agendă eșantion pentru o întâlnire programată regulat pentru a vă asigura că întâlnirea dvs. produce rezultatele pe care le căutați.
- Warm-up și salutări. Luați în considerare o scurtă gheață în funcție de frecvența întâlnirii grupului.
- Revedeți scopul, ordinea de zi, rezultatele așteptate și produsul.
- Consultați procesul-verbal al ședinței anterioare.
- Furnizați informații departamentale și de companie adecvate pe care echipa are nevoie.
- Verificați progresele înregistrate în ceea ce privește elementele de acțiune, planurile de acțiune și angajamentele. Examinați progresul grupului privind obiectivele.
- Discutați și luați decizii cu privire la elementele de pe ordinea de zi a acestei reuniuni.
- Identificați pașii următori.
- Identificați scopul, rezultatul și agenda pentru următoarea întâlnire.
- La sfârșitul întâlnirii, notarul trebuie să revizuiască angajamentele asumate de oameni în timpul întâlnirii.
- Identificați orice asistență necesară de la persoanele care nu fac parte din grup și atribuiți participanților să facă legătura.
- Determinați cine din afara participanților la întâlnire trebuie să știe ce și decide cum veți realiza comunicarea.
- Trimiteți minutele în termen de 24 de ore de la întâlnire sau imediat dacă notarul a luat notele electronice (norma).
Mai mult legate de organizarea de reuniuni eficiente