9 reguli pentru scrierea unui e-mail ușor de răspunsat
Mulți dintre noi nu am învățat să scriem e-mailuri în școală, dar știind cum să scriem un e-mail este o abilitate neprețuită la locul de muncă. Acest lucru este valabil mai ales pentru cei care lucrează în (sau caută) locuri de muncă telecommuting. Alături de eticheta telefonului bun , probabil că nu este absolut necesară o pregătire și o menținere a unui loc de muncă la domiciliu.
Un e-mail bine scris îi ușurează pe destinatar să înțeleagă și să acționeze în baza mesajului său. În căutarea de locuri de muncă, e-mailul poate preceda sau chiar să înlocuiască prima impresie față în față, astfel încât punctuația adecvată și un mesaj coerent sunt esențiale. Și la locul de muncă, e-mailurile neclare provoacă confuzie și întârzieri. Urmați aceste sfaturi pentru a scrie e-mailuri eficiente colegilor, clienților, clienților potențiali, managerilor de angajări și chiar prietenilor și familiei.
01 Mai întâi, ia în considerare mesajul și destinatarul
Apoi, ia în considerare punctul de vedere al destinatarului. Ce informații trebuie să ia măsuri sau să înțeleagă mesajul dvs.? Furnizați informații de bază necesare (dar nu excesive). De asemenea, țineți cont de eticheta adecvată pentru acest destinatar. Emoticoanele și abrevierile, cum ar fi OMG sau LOL, nu sunt potrivite pentru aplicațiile de locuri de muncă și majoritatea e-mailurilor de afaceri.
02 Scrieți o linie descriptivă a subiectului de e-mail
Când scrieți un e-mail, nu scrieți ceva vag în linia subiect ca "hi" sau "work-at-home jobs" sau lăsați-l gol. E-mailurile cu acest tip de subiect au șanse bune de a se termina în caseta de spam a destinatarului sau pur și simplu ignorate. Dacă aplicați pentru un loc de muncă, puneți numele poziției în linia de subiect. În cazul în care e-mailul este adresat unui coleg, faceți subiectul dvs. o scurtă expresie care să însumeze scopul mesajului. Un alt avantaj pentru scrierea unei linii descriptive a subiectului este că vă va fi mai ușor să găsiți în căsuța de e-mail dacă doriți să o căutați mai târziu. Ceva cu o linie de e-mail precum "Întrebarea" nu va fi de folos, totuși.
03 Salute bine primitorul
Dacă știți numele destinatarului dvs., dar nu îl cunoașteți personal, salutați-l folosind un titlu, de ex. Dragă domnișoară Brunelli. (Folosiți "Doamna" pentru femei atunci când nu sunteți sigur dacă "Doamna" sau "Domnișoara" este potrivită.) Dacă sunteți nesigur în ceea ce privește sexul, pur și simplu folosiți numele și prenumele, adică Dragă Chris Smith. Dacă nu cunoașteți numele persoanei, începeți e-mailul fără salut sau utilizați un salut simplu, de ex. Buna ziua, Salutari, Draga Manager, etc.
Dacă e-mailul este adresat unui coleg sau altcuiva pe care îl cunoașteți, utilizați numele pe care îl utilizați personal sau pe telefon.
04 Utilizați gramatică corectă și punctuație
Este foarte important să folosiți gramatica corectă într-un e-mail. Conștient sau subconștient, cititorii penalizează expeditorii pentru erori gramaticale.
- Declarații de execuție - Când scrieți un e-mail, nu rezervați perioadele. Această pauză mică dă cititorilor timp să ia cuvântul "sensuri". Scurte propoziții permit mai multe dintre aceste mici pauze. Întrerupeți frazele lungi chiar și atunci când nu sunt condamnări tehnice.
- Voturi - Prea multe sau prea multe virgule pot fi confuze. Aflați cum să utilizați corect virgula.
- Acordurile privind acordul-verb - Senzațiile cu acest tip de eroare sunt steaguri roșii pentru angajatorii care caută candidați cu abilități bune de comunicare. Revizuiți regulile pentru acordul de tip "verb".
05 Verificați ortografia și capitalizarea
Utilizați un verificator de ortografie, dar nu se bazează pe el. Un verificator de ortografie nu va prinde "ei" pentru "a" sau "acolo" pentru "lor", iar acest tip de eroare indică neglijență. Nu utilizați abrevieri de textare precum "u" pentru "tu" sau "tho" pentru "totuși".
Utilizați capitalizarea corectă. Majoritatea oamenilor știu să valorifice începutul propoziției și proprietățile proprii, însă mulți nu reușesc să facă acest lucru în e-mailuri. Arătați că nu vă deranjează să luați fracțiunea de o secundă suplimentară pentru a lovi cheia de schimbare. Pe de altă parte, prea multe litere mari pot distrage cititorul. Evitați să scrieți fraze în toate capacele (pe care multe interpretează ca echivalentul țipărilor în persoană), precum și capitalizarea, doar pentru accentuare, a primei litere a cuvintelor care nu sunt la începutul unei propoziții sau a substantivelor propriu-zise.
06 Utilizați formatarea simplă în e-mail
Rețineți că toate programele de e-mail diferă în mod diferit. Ceea ce arată perfect aliniat pe ecran poate să apară împreună pe altcineva. Din acest motiv, evitați inserarea într-un e-mail a unui document de procesare a textului foarte formatat, cum ar fi un CV sau o scrisoare de intenție. Utilizați documente care sunt scrise în format text simplu.
Faceți paragrafele scurte. Ca și perioadele, pauzele de paragrafe dau cititorului o odihnă. Cineva care citește e-mailuri pe un telefon mobil va beneficia de paragrafe scurte. Dar aveți grijă să continuați să respectați regulile de bază referitoare la paragrafe.
07 Fii concisă
E-mailurile care se înmulțesc, care îngroapă punctul, se împart și în cele din urmă uitate. Sau, mai rău, pot fi înțelese greșit. Scopul tău este clar, folosind un limbaj concis.
- Eliminați Cuvântul - scrieți cu verbe active. "Jack mi-a trimis formularele" foloseste un verb activ. "Formele mi-au fost trimise de Jack" este pasiv. Forma pasivă folosește doar câteva cuvinte, dar se adaugă. Mai mult decât atât, cere cititorilor să rearanjeze ideile în capul lor.
- Stick la punct - Rezista tentatiei de a adauga informatii sau idei externe. Salvați-le pentru un alt e-mail.
- Utilizați punctele Bullet - acestea permit cititorului dvs. să utilizeze indicii vizuale pentru a lua ceea ce este important. Dar dacă aveți îndoieli cu privire la modul în care vor fi afișate gloanțele, utilizați asteriscuri sau cratime pentru a crea gloanțe.
08 Semnează e-mailul în mod corespunzător
Dacă e-mailul este implicit la o semnătură standard, asigurați-vă că este potrivit pentru e-mailul pe care îl trimiteți. Semnăturile cu declarații politice sau numele și vârsta copiilor dvs. sunt bine pentru e-mailul personal, dar pentru muncă utilizați o semnătură mai puțin personală. În funcție de locul de muncă și de angajatorul dvs., puteți personaliza încă semnarea dvs. de e-mail cu o cotă. Alege ceva non-controversat. Dacă întrebați despre un loc de muncă, utilizați-vă semnătura pentru a oferi informații de contact adecvate fără citate sau personalizare suplimentară.
09 Revedere / Refacere înainte de a atinge trimiterea
Verificați pentru erorile de ortografie și punctuație înainte de a lovi trimiteți. Dacă găsiți o eroare într-un e-mail pentru o aplicație de locuri de muncă, remediați-o apoi recitit din nou înainte de a lovi trimiteți. Dar, de asemenea, recitit pentru conținut. Dacă e-mailul dvs. este lung, gândiți-vă la modalități de a face mai concis. Și dacă e-mailul dvs. este controversat sau a fost scris în furie, apăsați Salvați nu trimiteți. Reveniți la câteva ore sau o zi mai târziu și vedeți dacă totuși doriți să o trimiteți.
Acest lucru poate părea o mulțime de lucruri înainte de a trimite un e-mail, dar dacă trimiteți e-mailuri eficiente și organizați mai eficient e-mailul dvs., veți găsi că aveți mai mult timp nu mai puțin.