Cum să faceți efectiv un timp de facturare

Facturare în timp 101

Timpul de urmărire și de facturare către clienți este o parte importantă și inevitabilă a muncii într-o firmă de avocatură. Partenerii, asociații , paralegalii , personalul de sprijin al litigiilor și alți agenți de înregistrare a timpului își facturează timpul în trepte de șase, zece sau cincisprezece minute, în funcție de politicile firmei și de directivele clientului. Dacă nu facturați timpul, firma nu poate factura clientul și firma nu este plătită. Astfel, monitorizarea este o funcție vitală pentru succesul firmei de avocatură.

Pe măsură ce comisioanele juridice cresc, clienții au devenit mai conștienți de costuri și mai pricepuți. În consecință, clienții examinează mai îndeaproape facturile legale și folosesc o varietate de aplicații baze de date pentru a sorta și analiza în mod electronic datele de facturare. O tendință crescătoare în ceea ce privește facturarea electronică (facturile electronice) a supus facturile juridice unei examinări sporite, negociere și dispute.

Indiferent dacă sunteți nou în timpul de facturare sau un agent de avertizare veteran, sfaturile de mai jos vă pot ajuta să creați intrări de timp prompte, exacte și precise.

Craft Descrieri detaliate de facturare

Detaliile detaliate ale sarcinilor reprezintă o componentă fundamentală a unei facturi bine elaborate. Este important ca descrierea eforturilor dvs. să conțină suficiente detalii pentru a permite evaluatorului să evalueze natura și meritul sarcinii.

Atragerea unui echilibru corect între concizie și detaliu poate fi dificilă. O descriere a sarcinilor, care este prea lungă și verbală, mărește ambiguitatea și diluează înțelegerea.

O descriere prea scurtă face dificilă evaluarea adecvării sarcinii efectuate și a timpului petrecut. De exemplu, expresii perfunctori precum "revizuirea fișierelor", "pregătirea procesului" și "examinarea documentelor" nu fac prea multe pentru a spune povestea despre ceea ce ați făcut și de ce ați angajat o anumită sarcină.

În loc de "revizuirea documentului", o descriere mai bună este "Revizuirea celui de-al doilea set de interogatoriuni al reclamantului".

Evitați facturarea în bloc

Blocarea facturilor este practica de a lista un grup de sarcini într-un rezumat bloc într-o singură intrare de timp. De exemplu: "Proiecte de solicitări de interogatoriu; conferință telefonică cu dr. Brown re: raport de expertiză; rezumă depoziția domnului Smith; să revizuiască și să revizuiască corespondența cu avocatul opus. 7,3 ore. "

Clientii recunosc facturarea blocului ca o strategie de a ascunde ineficienta. Mai mult, multe instanțe nu permit facturarea blocului deoarece împiedică rambursarea efectivă a taxelor de avocat în urma unei hotărâri judecătorești. O modalitate mai eficientă de facturare este de a detalia fiecare activitate independentă și timpul corespunzător.

Înregistrați-vă de timp

Înregistrarea timpului imediat după finalizarea unei sarcini este cea mai bună modalitate de a asigura acuratețea. Încercarea de a reconstrui activitățile de zile (sau de săptămâni sau de luni) după-fapt este dificilă și încurajează "umplerea" timpului (umflarea timpului real petrecut într-o sarcină pentru a umple golurile de timp neprevăzut).

Puteți considera că este imposibil să introduceți fiecare sarcină în software-ul dvs. de menținere a timpului când îl completați. Prin urmare, este înțelept să dezvolți un sistem de înregistrare a timpului care să încurajeze procesarea rapidă.

Unii observatori dictat fiecare sarcină imediat după ce au efectuat-o și au transcris-o la sfârșitul zilei. Alții consideră că este mai ușor să păstrați un notebook în timp, înregistrând fiecare sarcină manual și apoi introducând-o (sau având un secretar introducând-o) la sfârșitul zilei, săptămânii sau perioadei de facturare.

Amintiți-vă publicul

Ca orice document pe care îl pregătiți pentru revizuirea altcuiva, este important să vă păstrați atenția publicului când înregistrați intrări de timp. Este posibil să cunoașteți persoana care vă revizuiește facturile - poate și avocatul intern alocat dosarului. Înțelegeți, totuși, că revizuirea nu se va termina acolo. În multe cazuri, o factură este procesată de un număr de persoane la diferite niveluri din interiorul și din afara companiei, inclusiv profesioniști din domeniul juridic, contabili cu compania de clienți și auditori terți.

În timpul înregistrării, este mai bine să evitați abrevierile, argourile și jargonul complex. Utilizați o terminologie legală concisă, dar rețineți că foile de pontaj pot fi revizuite de persoane care nu sunt instruite în lege.

Familiarizați-vă cu politicile de facturare ale clienților

Fiecare client are propriile politici și proceduri de facturare. Aceste politici sunt adesea conținute în scrisoarea de păstrare sau angajament a clientului. Aceste politici de facturare pot stabili limite de personal, linii directoare bugetare, politici de plăți și linii directoare specifice. Fiind conștienți de regulile de bază de la bun început, puteți răspunde mai responsabil pentru timpul acordat și pentru a răspunde așteptărilor clienților.

Clienții corporativi fac o utilizare sporită a facturării bazate pe sarcini. Activitatea de facturare bazată pe sarcini urmărește efectuarea facturării de către o firmă a unei sarcini de litigiu. Fiecărei activități de fond i se atribuie un cod de computer care este pre-selectat de client. Factura codată este apoi sortată și analizată electronic, permițând o analiză aprofundată a unei facturi. Partea de familiarizare cu politicile de facturare a clienților este de a învăța și de a aplica corect nenumăratele coduri specializate de facturare bazate pe sarcini, unice pentru fiecare client.