7 întrebări pentru a vă întreba înainte de a lovi trimiterea
E-mailul poate fi punctul dvs. inițial de contact cu cineva și, din acest motiv, este prima dvs. ocazie de a face o impresie. Aveți mare grijă să vă compuneți mesajele. Înainte de a lovi trimite, răspunde la aceste 7 întrebări.
1. Este greșit mesajul meu?
Verificarea e-mailului pentru greșeli este cel mai important lucru pe care îl puteți face înainte de al trimite. Ortografia incorectă și gramatica proastă vă vor face să arătați neatent. Acest lucru contravine impresiei pe care încercați să o faceți, mai ales dacă solicitați un loc de muncă.
Corectați până când sunteți încrezători că ați prins toate greșelile de ortografie și gramatică, precum și greșelile. Grammarly.com are instrumente gratuite, inclusiv o extensie pentru browserul Chrome, care vă poate ajuta în acest sens.
2. Ce spune adresa mea de e-mail despre mine?
Adresa dvs. de e-mail de lucru - care, apropo, nu ar trebui să utilizați pentru căutarea unui loc de muncă - probabil este foarte simplă. Cel mai probabil este o variantă a numelui tău.
Este posibil să fi ales o adresă mai mică decât cea de afaceri pentru a fi utilizată pentru e-mailul personal. O adresă sugestivă, copilăroasă sau drăguță este în regulă dacă o utilizați doar pentru a trimite mesaje prietenilor și familiei, dar dacă aveți nevoie să scrieți un e-mail profesional, înscrieți-vă pentru un cont nou care să ducă la profesionalism .
Configurați o adresă de e-mail care utilizează numele dvs. real. Încearcă-ți numele și prenumele; numele dvs. de familie, prenumele și numele de familie; sau o combinație a acestora. Nu trimiteți niciodată e-mailul profesional de la chickybabe@mymail.com.
3. Sunt numele și adresa de e-mail în câmpul "Către" corect?
Când începeți să tastați numele destinatarului în câmpul "Către", majoritatea clienților de e-mail vor completa restul numelui cu unul din contactele dvs. S-ar putea să ajungeți cu ușurință cu numele greșit în acest domeniu, astfel încât asigurați-vă că să acorde atenție la acest lucru.
Imaginați-vă ce probleme ar putea apărea dacă trimiteți accidental un e-mail destinatarului greșit. Să presupunem că sunteți în căutarea unui loc de muncă în timp ce sunteți încă angajat . Un manager de angajare la un angajator potențial ar putea avea un nume care începe cu aceeași scrisoare ca numele dvs. de șef curent. Cât de jenant ar fi dacă ați trimis șeful dvs. un mesaj destinat acelui manager de angajare? Nu numai că doriți să vă asigurați că mesajul dvs. ajunge la destinația dorită, dar doriți, de asemenea, să fiți sigur că nu ajunge la una neintenționată.
4. Am folosit titlul corespunzător pentru a adresa destinatarului?
Dacă sunteți deja pe bază de primă dată cu persoana pe care o trimiteți prin e-mail, este bine să le adresați în acest fel în mesajul dvs.
Cu toate acestea, dacă aceasta este prima dată când comunicați cu cineva sau nu sunteți sigur cum preferă să se adreseze, este de preferat să utilizați un titlu oficial precum domnul, doamna, doamna sau doctorul și ultimul destinatar Nume.
Mereu erori pe partea de precauție. Nu poate face rău pentru a fi oficial. Pentru o sugestie despre modul în care cineva cu care aveți deja o relație stabilă preferă să fie abordat, priviți înapoi la mesajele anterioare pentru a vedea cum sunt semnate. Acest lucru vă va ajuta să decideți ce să faceți.
5. Tonul meu transmite mesajul meu bine?
După cum se spune, "Nu este ceea ce spui, ci cum spui". Când vorbești cu cineva față în față, te poți baza pe intonație, limbajul corpului și expresia feței pentru a contribui la a da sens în plus cuvintelor tale.
Când încercați să transmiteți același mesaj în scris , există mai mult spațiu pentru neînțelegere deoarece cititorul nu vă poate vedea fața, nu vă poate citi limbajul corpului sau nu vă poate auzi vocea.
Asigurați-vă că mesajul dvs. este politicos și sunete prietenos și că sensul dvs. este clar.
6. Mesajul meu este simplu, dar nu criptic?
Păstrarea mesajelor scurte și dulci va face mai ușor de înțeles. În același timp, nu trebuie să omiteți nimic important. Nu doriți să forțați destinatarul e-mailului să ghicească ceea ce încercați să spuneți. Mesajul dvs. trebuie să fie cât mai precis posibil, dar să includă toate informațiile necesare.
7. Am inclus atasamente nesolicitate?
Mulți oameni refuză să deschidă atașamentele de e-mail pe care nu le așteaptă. Ei au dreptate să evite acest lucru. Virușii de calculator sunt adesea transmiși în acele atașări. Dacă doriți să trimiteți un fișier unei persoane, de exemplu, CV-ul dvs., cereți mai întâi destinatarului dvs. permisiunea. Trimiteți-l numai dacă spune că este în regulă.