Comunicarea cu cuvintele
Acesta este cazul în majoritatea locurilor de muncă - indiferent dacă trebuie să scrieți memorii interne, să corespondiți cu clienții sau să ajutați la proiectarea materialelor de vânzare. Scriind frumoase proză și poezie este un talent. Scrierea eficientă, totuși, este o abilitate care poate fi învățată.
Organizați-vă scrierea
Indiferent dacă compuneți un memoriu pentru colegul dvs. sau un raport pentru șeful dvs., trebuie să decideți ce informații doriți să transmiteți. Iată cum se face acest lucru:
- Specificați fiecare element pe care trebuie să-l discutați în memo sau raport.
- Puneți-le în ordine - de la cel mai important la cel mai puțin important.
- Scrieți un scurt rezumat al întregii dvs. memorii - acesta va fi primul paragraf.
- Extindeți la fiecare element enumerat în pasul 1.
- Dacă trebuie luată o acțiune de către beneficiar, menționați în paragraful de închidere.
Niste sfaturi
Evitați zgomotul. Spuneți cu voce tare ce încercați să scrieți. Ascultați cum sună cuvintele. De exemplu, propoziția "Am aflat că ar trebui să arunc o privire la cifrele noastre de vânzări din trecut pentru a veni cu un plan care să ne ajute să ne reevaluăm tehnica de vânzări" ar putea fi mai simplu menționată ca "trebuie să iau să ne uităm la cifrele noastre de vânzări din trecut pentru a reevalua tehnica noastră de vânzări ".Scrie pentru publicul tău.
Utilizați limbajul simplu. Nu doriți ca cititorul să aibă nevoie de un dicționar pentru a descifra ceea ce încercați să spuneți. Nu trebuie să încercați să impresionați cititorul cu vocabularul vostru. Șansele sunt că vă va împiedica în schimb cititorul. Majoritatea oamenilor jonglează mai multe sarcini în același timp și sunt interesați să primească doar informațiile necesare.
Sunteți responsabil pentru a face acest lucru să se întâmple. În loc să spună: "Atribuțiile sale gregari de natură ca un candidat superlativ pentru slujbă", spun "prietenia lui îl face un candidat de top pentru această slujbă".
Stați departe de jargonul cititorul dvs. poate să nu înțeleagă. Dacă lucrarea dvs. este foarte tehnică, dar persoana cu care scrieți nu este bine pregătită în acest domeniu, respectați cuvintele pe care persoana le va înțelege. De exemplu, dacă sunteți un designer de site-uri Web, această propoziție într-o notă către clientul dvs., un psiholog, nu are sens: "Ce doriți să folosesc ca BGCOLOR pentru site-ul dvs.: # ADD8E6 sau #FFFFFF?" Oricine are competențe în proiectarea paginii web știe că această întrebare poate fi tradusă la "Ce doriți să fie culoarea de fundal a site-ului dvs.: Albastru deschis sau Alb?" Cu toate acestea, nu vă așteptați ca clientul dvs. să fie mai familiarizat cu acest jargon tehnic decât ați fi cu discuția despre un termen psihologic, cum ar fi trichotillomania.
Un cliche pe zi îl ține pe cititor - sau cel puțin nu-l face să-și amintească ce spui. Vrei ca scrisul tău să fie memorabil. Pentru că auzim adesea clisee, devenim desensibilizați pentru ei. Cuvintele, atunci, nu sunt asociate în mod unic cu scrisul tău.
Mai degrabă decât să spui "Nu te opri până mâine ce poți face astăzi" într-un memoriu către un subordonat pe care încerci să-l motivezi. Spuneți pur și simplu: "Nu mai așteptați. Ia-ți treaba acum."
Când este posibil, utilizați vocea activă. Vocea activă vă face propoziția mai puternică și de obicei mai scurtă. Să încercăm aceste exemple. O voce pasivă: "Vânzările au crescut datorită rețelei pe care am făcut-o". Vot activ: "Rețeaua mea a crescut vânzările."
Nu fi redundant. Nu este necesar să spui "2 după-amiază" sau "femeia însărcinată însărcinată". Spunând "2 pm" sau "2 după-amiaza" sau "femeia însărcinată" sau "femeia însărcinată" toate comunică ceea ce vrei să spui și sunt mai puțin pline de cuvânt.
Desigur, acordați atenție gramaticii. Utilizați elementele de stil Strunk și White, disponibile pe Web. Un dicționar bun ar trebui să fie în apropiere, împreună cu un tezaur.
Un tezaur vă va permite să vă păstrați scrisul proaspăt, ajutându-vă să găsiți o varietate de cuvinte pe care să le utilizați. Multe din aceste resurse sunt disponibile online.
Corectarea este unul dintre cele mai importante lucruri pe care le puteți face. Deoarece, probabil, faceți cea mai mare parte a scrisului pe un computer, aveți acces la automate de ortografie și verificări de gramatică . Feriți-vă, totuși, anumite cuvinte folosite în context greșit pot fi ratate de verificatorii de vrăji computerizate. De exemplu, propoziția "Pentru angajații care au participat la întâlniri de asemenea să învețe două despre software-ul gnu", va trece prin verificarea ortografiei fără a fi detectată nicio eroare. Dacă altcineva trebuie să vă corectați documentul, dacă este posibil. Dacă timpul permite, puneți compoziția departe și corectați-o mai târziu, sau chiar mai bine, a doua zi.