Cele mai bune practici pentru comunicarea prin e-mail a Beneficiarilor OE
În fiecare an, înscrierea deschisă permite angajatorilor să ofere angajaților un avantaj de grup pentru o perioadă scurtă de timp, în general în jur de 30 până la 45 de zile. În această fereastră critică, angajații trebuie să fie informați cu privire la beneficiile angajaților la care se pot înscrie, când să facă acest lucru și unde să se înscrie. Din nefericire, numeroase echipe de resurse umane se străduiesc să comunice angajaților informațiile necesare, astfel încât aceștia ar putea lipsi.
E-mailul poate fi un puternic instrument de comunicare pentru educarea angajaților în timpul perioadelor deschise de înscriere, atunci când este utilizat corect. Deoarece este larg acceptată și accesibilă ca instrument de comunicare, aceasta poate fi o modalitate bună de a ajunge la toți angajații. Aflați 10 sfaturi de experți pentru comunicarea beneficiilor în timpul înscrierii deschise, astfel încât angajații dvs. să beneficieze pe deplin de avantajele oferite grupului în acest an.
Sfat # 1 - Aveți un plan de a comunica beneficiile înainte, în timpul și după înscrierea deschisă
Luni înainte de data de înscriere deschisă, este important să aveți un plan solid de comunicare pentru furnizarea informațiilor pertinente angajaților înainte de înscriere, în timpul înscrierii active și odată ce înscrierea se încheie. Aceasta poate fi o serie de e-mailuri care îi încurajează pe angajați să întreprindă acțiuni specifice, cu link-uri către site-ul de înscriere și informații despre beneficii .
Sfat # 2 - Atribuiți unui reprezentant principal de comunicare a beneficiilor
Responsabilitatea este crucială în timpul înscrierii deschise, deoarece angajații vor avea nenumărate întrebări în această perioadă.
Asigurați-vă că ați desemnat cel puțin o persoană care va servi ca punct de contact pentru toate e-mailurile primite de la angajații care au întrebări și preocupări. Aceasta ar trebui să fie o persoană foarte familiarizată cu detaliile planului, ratele și termenele limită.
Sfat # 3 - Utilizați un sistem intern pentru colectarea informațiilor și analizelor legate de beneficii
Compania dvs. urmărește în mod activ înscrierile, înscrierile parțiale și alte aspecte ale procesului de înscriere?
Dacă nu, atunci un sistem intern poate fi de ajutor pentru a rămâne pe lângă managementul înscrierii în întreaga organizație. Utilizați un server de e-mail gratuit cum ar fi Outlook pentru a configura alerte de e-mail pentru modificările de date.
Sfat # 4 - Creați o serie de mesagerie pentru puncte de atingere săptămânale cu angajații
Înscrierea deschisă poate fi simplificată și mai productivă atunci când există un schimb constant între echipa de resurse umane și angajați. Ca parte a strategiei de comunicare prin e-mail, creați o serie de mesaje care vorbesc despre subiectele de sănătate și de wellness, caracteristicile programelor de beneficii și alte aspecte conexe. Trimiteți e-mailurile săptămânale la toate punctele de contact.
Sfat # 5 - Oferiți managerilor un cont săptămânal privind eforturile de înscriere a beneficiilor
Este întotdeauna un lucru bun să obțineți un buy-in total de la manageri în timpul eforturilor de înscriere a beneficiilor. De ce? Managerii îi pot ajuta pe angajați să-și pună prioritatea în înscrierea în avantajele lor pentru anul următor al planului și pot să împărtășească modul în care beneficiile sprijină obiectivele angajaților. Utilizați o campanie de e-mail concentrată pentru manageri în perioadele OE pentru a le ține la curent cu sarcini și date importante.
Sfat # 6 - Efectuați distracții pe emailuri
Perioada de înscriere deschisă nu trebuie să fie stresantă. De fapt, poate fi o oportunitate de a te distra putin.
Dezvoltați e-mailuri care includ câteva jocuri distractive cum ar fi întrebări despre trivia, informații interesante despre companie și dăruri gratuite pentru gustări sănătoase.
Sfat # 7 - Asigurați-vă că gramatica și ortografia corectă în e-mailuri
Înainte de a trimite orice e-mailuri cu beneficii, asigurați-vă că gramatica și ortografia sunt verificate temeinic. Acest lucru se poate asigura că nici un tipar nu își face drumul către cititori și că e-mailurile au bun simț. Typos poate confunda angajații și se pare neprofesionist.
Sfat # 8 - Utilizați un șablon de e-mail standard și dezactivați codul HTML
Când elaborează e-mailuri pentru comunicarea beneficiilor, experții spun că e mai bine să rămâi simplu cu șablonul de e-mail standard. Codurile HTML stricate pot interfera cu unele programe de citire a e-mailurilor, în special pe dispozitivele mobile.
Sfat # 9 - scrieți linii puternice de subiect
E-mailurile vor fi citite numai după deschiderea lor.
Și acest lucru nu se va întâmpla dacă subiectul nu obligă destinatarii. Atunci când scrieți e-mailuri, păstrați o atenție deosebită creării unei linii de subiect pentru e-mail, care va intriga destinatarii pentru a deschide e-mailul cu cuvinte de putere precum "urgent", "sensibil la timp" și "atenție" pot ajuta la atingerea acestui obiectiv.
Sfat # 10 - Utilizați declarațiile de recompensă totale în e-mailurile sezoniere
Pentru a ajuta angajații să înțeleagă întreaga valoare a beneficiilor angajaților, folosiți declarațiile de recompense totale cel puțin o dată pe parcursul acestui trimestru. Acest lucru poate fi atașat ca un PDF pentru e-mail-uri individuale sau un hyperlink poate fi inclus în e-mail pentru a rula o declarație de recompense totale la comoditatea angajaților.