Întrebări pentru a cere să se determine nevoile tehnologiei informației în domeniul resurselor umane
Dar cum știu HR și alți directori că selectează cea mai bună tehnologie de informații HR pentru a gestiona toate detaliile și că soluția pe care o selectează va rezista testul timpului?
Următoarele sunt întrebările esențiale de a pune întrebări și de a răspunde în procesul de selectare a tehnologiei informaționale a resurselor umane.
- Care este gradul de flexibilitate și scalabilitate pe care software-ul pentru tehnologia informației a furnizat? Profesioniștii în domeniul resurselor umane ar trebui să determine dacă software-ul poate importa date din mai multe foi de calcul Excel, baze de date și documente de hârtie și nivelul la care poate interfața cu toate tipurile de alte sisteme și date necesare.
Software-ul ar trebui să poată prelua și să filtreze informații din mai multe surse. În mod ideal, acest proces ar trebui, de asemenea, să fie automatizat. Multe soluții de înscriere online necesită manipularea manuală a datelor înainte de a putea merge la un operator de transport pentru a-și actualiza sistemele. Automatizarea formatului de actualizare, a programului de transmisie și a metodei de livrare poate contribui la eliminarea problemelor de facturare și de eligibilitate. - Va fi software-ul capabil să găzduiască compania companiei HR și beneficiază de reguli de transport? Un motor cu adevărat capabil de înscriere va evalua fiecare activitate de înscriere și va aplica orice combinație necesară de reguli, mesaje, sugestii și opțiuni, concepute special pentru a îndeplini cerințele exacte de eligibilitate dorite. Software-ul trebuie să respecte toate regulile de eligibilitate pe care compania și transportatorii le au.
- Va putea tehnologia informației în materie de resurse umane să crească și să scadă cu organizația? HR ar trebui să evalueze capacitatea tehnologiei de a se dezvolta pe măsură ce compania angajează noi angajați , birouri, schimbări de beneficii și reguli. ÎR ar trebui să întrebe pragurile pentru fiecare dintre aceste elemente.
- Este capabil să se integreze software-ul pentru tehnologia informației cu alte sisteme? Salarizare și alte funcții de multe ori împărtășesc o mare parte din aceleași informații ca gestionarea beneficiilor . HR poate obține mai multă eficiență atunci când datele și alte informații despre angajați introduse într-un sistem sunt partajate cu un alt sistem. Urmărirea recrutării angajaților este o altă funcție necesară.
- Cine este responsabil pentru implementarea sau construirea soluției? Ce nivel de formare este implicat? Unele soluții necesită ca clientul să fie foarte implicat în implementarea inițială, ceea ce poate fi copleșitor pentru administratorii de resurse umane deja ocupați.
ÎR trebuie să aibă o înțelegere clară a nivelului de pregătire și a expertizei tehnice care va fi necesar și a timpului așteptat. Solicitarea furnizorilor de soluții cu privire la acest subiect poate oferi o perspectivă asupra zonelor subtile care pot apărea inițial simple, dar implică o expertiză tehnologică semnificativă. ÎR poate determina apoi sarcini specifice care pot fi atât de greoaie încât să împiedice în mod realist finalizarea, reducând potențial valoarea tehnologiei informațiilor și ROI. - Dacă este implicată o instruire , există o taxă? Ar trebui de asemenea evaluate costurile de formare - inclusiv cheltuielile de timp și cheltuielile de călătorie pentru călătoriile în afara locului de muncă. Resursele umane trebuie să devină conștienți de toate costurile grele și ușoare implicate în adoptarea tehnologiilor informaționale ale resurselor umane.
- Cine va deține datele? Răspunsul la această întrebare ar trebui să fie organizația Resurse Umane . Companiile ar trebui să poată transporta datele către orice furnizor de servicii de aplicații (ASP). În cazul în care datele se află pe un server propriu al unui operator de transport, societatea poate fi taxată, uneori, în cazul în care comută operatorii de transport.
- Ce tipuri de întreținere și întreținere sunt necesare? Atunci când software-ul este instalat pe stațiile de lucru sau pe serverele companiei, actualizările regulate ale acelei tehnologii sunt adesea necesare și pot fi greoaie pentru planificare și gestionare. Actualizările tehnologiei informației HR sunt adesea făcute automat cu software-ul disponibil online, printr-un model Service Provider (ASP) sau Software ca serviciu (SaaS).
- Ce măsuri de securitate sunt integrate în tehnologia informației HR ? Dacă software-ul este disponibil online, printr-un model ASP sau SaaS, furnizorul ar trebui să furnizeze backup-uri zilnice, servere de rezervă și straturi de protecție adăugate. Trebuie să existe sisteme și proceduri suplimentare care să protejeze informațiile de pierderea sau accesul personalului neautorizat . ÎR, în consultare cu alți manageri , ar trebui să aibă autoritatea exclusivă de a decide cine va avea acces la tehnologia informațională a resurselor umane și în ce măsură.
- Angajații vor putea să se înscrie în planurile de beneficii și să facă schimbări în timp real cu privire la datele lor personale și să aleagă alegeri? Accesul angajaților ar trebui să fie dat, având în vedere accesul general și generalizat la computere.
Majoritatea populației angajaților au acces la internet acasă. Angajatul self-service oferă un potențial enorm de a economisi timp și bani. Un sistem de auto-service bun va ghida angajații fără probleme prin introducerea de informații despre ei înșiși și despre persoanele dependente de ele.
Sistemul ar trebui să prezinte în mod clar planurile disponibile și să le permită angajaților să facă selecții la dispoziția lor, simplificând aceste acțiuni pe parcursul întregului proces cu vrăjitori. Angajații ar trebui, de asemenea, să poată adăuga persoane dependente și să schimbe informațiile necesare, 24 de ore pe zi, șapte zile pe săptămână, pe tot parcursul anului.
Acestea sunt întrebări suplimentare pe care trebuie să le răspundeți în timp ce evaluați nevoile tehnologiilor informaționale ale organizației dvs. privind resursele umane.
- Va oferi tehnologia Resurselor Umane autoritatea de a decide cine i se va permite accesul și în ce măsură? De-a lungul aceleiași căi oferind acces angajaților, tehnologia ar trebui să-i dea HR ultimul cuvânt. ÎR ar trebui să aibă autoritatea de a aproba toate datele înainte de a fi transmis transportatorilor și ar trebui să determine, de asemenea, măsura în care angajații și ceilalți au acces.
- Ce tipuri de capacități de raportare sunt disponibile din tehnologia informației HR? Tehnologia de raportare ar trebui să ofere mai multe vizualizări și formate (foaie de calcul, PDF, HTML), o evaluare de imagine mare și abilitatea de a efectua o analiză detaliată pentru a îmbunătăți procesul de luare a deciziilor. HR ar trebui să poată evalua, în orice moment, înscrieri în planuri specifice, acțiuni excepționale și schimbări în informațiile demografice ale angajaților în legătură cu beneficiile și alte date ale angajaților.
- Software-ul oferă caracteristici specifice pentru a ajuta HR să economisească timp? În funcție de propriile nevoi departamentale, HR ar putea dori să întrebe capacitatea tehnologiei de a procesa informații în loturi, de a gestiona notificările și de facturare pentru politicile COBRA , de a furniza instrumente de auto-facturare și de reconciliere a facturilor și rapoarte specifice.
- Software-ul oferă caracteristici specifice pentru a ajuta HR să comunice mai bine cu angajații? Unele programe oferă HR posibilitatea de a comunica cu angajații pe mai multe niveluri - prin e-mail în masă, buletine electronice și prin criterii specifice de filtrare (cum ar fi locația, departamentul, planurile de asigurare, statutul de înscriere, statutul de pensionar etc. Sistemul informatic al sistemelor informatice. Având o serie de mijloace de comunicare, se pot automatiza în continuare procesele și pot ajuta HR să vizeze mai bine mesajele.
- Sistemul IT al tehnologiei informației oferă un mijloc de verificare și echilibru? În plus, pentru a permite HR să aprobe tranzacțiile, multe sisteme de tehnologii informaționale din resurse umane oferă, de asemenea, capabilități pentru HR care să servească drept portar în efectuarea facturilor de audit pentru a se asigura că sunt de acord cu datele din sistem. Acesta poate:
- să asigure acuratețea facturilor transportatorului,
- să economisiți timp și bani,
- să susțină livrarea la timp a înscrierilor angajaților ; și -
- să confirmați eligibilitatea atunci când angajații merg la îngrijire.
- Cum vor fi schimbate informațiile cu operatorii de transport? Și cine va fi responsabil pentru această interacțiune? Integrarea sistemului IT al tehnologiei informației ar trebui să fie apreciată nu numai de numărul de transportatori cu care software-ul are relații ci de tipul de conexiune pe care îl permite. Asigurarea unei interacțiuni reușite cu transportatorii prin intermediul unui software de administrare a beneficiilor necesită mai mulți pași, printre care:
- colectarea datelor recente de recensământ;
- stabilirea integrării inițiale pentru schimbul actual de informații;
-coordonarea interacțiunii zilnice sau săptămânale pentru a se asigura că datele sunt primite și aplicate cu exactitate;
-revisarea actualizărilor în curs;
- îndeplinirea cerințelor operatorului de înscriere pentru înscriere este îndeplinită în conformitate cu autoritățile de reglementare; și
- promovarea unei relații proactive cu fiecare operator de transport pentru a îmbunătăți relația schimbului de date.
Știind cine este responsabil pentru fiecare sarcină este esențial pentru a înțelege pe deplin o ofertă de produs. Fiecare furnizor de software va oferi un nivel diferit de integrare în furnizarea unora dintre sarcinile prezentate mai sus. ÎR ar trebui să caute să lucreze cu furnizori care să demonstreze relații puternice, în curs de desfășurare, fără întreruperi cu operatorii selectați ai companiei.
Mulți furnizori permit transmiterea unui fișier generic ANSI 834, care poate sau nu poate fi acceptat de transportator, factor care este adesea influențat de dimensiunea grupului. Managerii ar trebui să caute furnizori care să ofere transferuri curate și validate (care să asigure eligibilitatea tranzacției), personalizate pentru nevoile fiecărui transportator, pentru a evita problemele. De asemenea, ar trebui să se uite la furnizorii care au un departament dedicat EDI (Electronic Data Interchange) pentru a interacționa cu propriul limbaj de transfer al transportatorului.
- Ce nivel de servicii pentru clienți este furnizat? Există o taxă suplimentară pentru serviciu? ÎR trebuie să determine nivelul de acces la ajutorul oferit și ce constituie serviciul de asistență pentru clienți și ajutorul online prin intermediul unei baze de date, chat online, asistență prin e-mail, conversații cu o persoană în direct sau o combinație a acestora. Având în vedere sensibilitatea beneficiilor și a altor informații referitoare la resursele umane, managerii ar trebui să aștepte un răspuns la întrebări în termen de 24 de ore de la un contact direct care să vă ajute.
- Care este costul sistemului IT al tehnologiei informației și care depășește beneficiile? HR ar trebui să evalueze costul total al sistemului IT al tehnologiei informației, inclusiv toate taxele anuale, lunare și unice, alături de beneficiile furnizate. Un sistem ușor mai costisitor poate mai mult decât să plătească pentru diferența cu caracteristici care permit angajaților să își păstreze propriile înregistrări și să ofere o mai mare comoditate, economie de timp și precizie. Acești factori ar trebui să fie luați în considerare și cântăriți în selectarea unui sistem de tehnologie a informației cu privire la resursele umane.
Nevoia de sisteme de tehnologie a informației în materie de resurse umane este în creștere. Cu personalul HR care găsește o gamă largă de opțiuni în sistemele de tehnologie a informației, este tot mai important să analizăm și să cântărim toate opțiunile disponibile.
Alegerea unui sistem de tehnologie a informației în materie de resurse umane ar trebui privită ca o investiție care va crește odată cu nevoile departamentului și ale companiei . Aceste întrebări vă vor conduce la sistemul adecvat de tehnologie a informației pentru compania dvs.