Modul în care HR poate răspunde nevoilor serviciilor angajaților în mod mai eficient
ÎR le sprijină, de asemenea, prin unele dintre cele mai importante și importante evenimente din viața lor, inclusiv căsătoria, nașterea și lupta împotriva unei boli grave.
Dar prea des, serviciile administrative de rutină, cum ar fi răspunsul la aceleași întrebări de mai multe ori sau completarea unor tranzacții simple, consumă cea mai mare parte a timpului HR.
Reduceți volumul de lucru administrativ
Cheia pentru reducerea volumului de muncă administrativ este formarea angajaților pentru a deveni mai autosuficienți și pentru a automatiza sarcinile mai luminoase. Acolo se poate ajuta aplicarea unei abordări de management al serviciilor. Gestionarea serviciilor simplifică furnizarea serviciilor administrative de rutină, acordând timp liber pentru a vă concentra pe activități de valoare ridicată.
Organizația tipică a resurselor umane are probabil sisteme pentru gestionarea datelor angajaților și a activităților legate de salarizare. Cu toate acestea, probabil că nu dispune de un sistem automat de gestionare a solicitărilor angajaților și de îndeplinire a cererilor.
Luați în considerare ceea ce se întâmplă atunci când un angajat primește o sumă de plată către juriu : există șanse ca societatea să se bazeze încă pe hârtii fizice sau pe o serie de e-mailuri pentru a face față solicitării angajatului pentru timpul petrecut în afara muncii.
Deoarece interacțiunile angajaților sunt frecvent urmărite folosind e-mailuri și foi de calcul, cererile angajaților sunt adesea ratate sau trecute cu vederea. În prezent se întâmplă greșeli, creând frustrarea și munca suplimentară pentru ÎR.
Cu ajutorul e-mailului, nu există nici o modalitate ușoară de a vedea dacă o solicitare este blocată sau de a identifica și elimina blocajele de proces.
În mod similar, este greu să analizăm și să răspundem nevoilor angajaților - de exemplu, identificarea informațiilor frecvent solicitate și asigurarea că acestea sunt disponibile online.
Procesele administrative manuale compromit angajații și reprezintă o scurgere imensă a echipelor de resurse umane. Un sondaj recent constată că angajații HR cheltuiesc o medie de 12 ore pe săptămână pentru a gestiona apelurile de rutină ale angajaților și e-mailurile.
Abordarea managementului serviciilor pentru satisfacerea nevoilor angajaților
Abordarea managementului serviciilor elimină acele procese dureroase și consumatoare de timp. Nu înlocuiește doar e-mailul - ea transformă modul în care HR se angajează cu angajații.
Gândiți-vă la managementul serviciilor ca o combinație perfectă de asistent administrativ și manager de proiect. Acesta răspunde instantaneu solicitărilor angajaților, progresează cazuri, automatizează procesele manuale repetate și chiar administrează activități complexe inter-departamentale, cum ar fi angajarea la bordul echipajului și off-boarding-ul.
Gestionarea serviciului nu uită niciodată sau nu face greșeli, întotdeauna urmărește cu oamenii, astfel încât lucrurile să se facă și vă informează dacă există o problemă pe care nu o poate rezolva. Vă arată, de asemenea, unde angajații dvs. își petrec timpul - pentru a optimiza implementarea resurselor și pentru a maximiza productivitatea.
Gestionarea serviciului nu înlocuiește sistemul dvs. actual de gestionare a capitalului uman - se integrează cu acesta și îl completează, oferindu-vă vizibilitate și control asupra muncii pe care probabil o faceți mai ales prin e-mail astăzi.
De asemenea, prevede același nivel de vizibilitate pentru angajați. Ei pot vedea starea cererilor lor, mai degrabă decât să simtă că cererile lor au dispărut într-o gaură neagră imediat după ce le-au trimis.
Oferind angajaților capacitatea de a supraveghea progresul solicitărilor lor reduce semnificativ numărul de e-mailuri de urmărire frustrate, de apeluri telefonice și vizite personale la HR, reducând în continuare sarcina administrativă a resurselor umane.
Avantajele unei abordări de management al serviciilor
Gestionarea serviciilor începe cu lansarea unui portal de resurse umane bazat pe web, în cadrul căruia angajații pot găsi informații despre resursele umane și pot solicita servicii de resurse umane. În mod ideal, angajații pot accesa acest portal pe calculatoarele de lucru, pe computerele de acasă, pe laptopuri și pe smartphone-urile și tabletele lor.
Acest lucru le permite să-și asume controlul asupra nevoilor personale de bază ale acestora - cum ar fi înscrierea în beneficii sau actualizarea schimbărilor de stare.
Angajații își aleg pur și simplu serviciile efective de care au nevoie dintr-un catalog de servicii sau caută informații în baza de cunoștințe a portalului.
Atunci când un angajat depune o cerere prin intermediul portalului, sistemul de gestionare a serviciului creează automat un caz și îl păstrează prin întregul proces de îndeplinire. Aceasta include atribuirea cazului expertului HR adecvat, direcționarea automată a cazului de la persoană la persoană, pe măsură ce fiecare etapă de împlinire este finalizată și menținerea unui istoric complet al cazului.
De asemenea, puteți extinde acest serviciu și la alte departamente. De exemplu, sistemele de gestionare a serviciilor pot configura automat conturi IT sau pot solicita spațiu de birou pentru noi angajați, ca parte a procesului de îmbarcare.
Sistemul de management al serviciilor conduce procesele de livrare a serviciilor HR de la un capăt la altul și știe cum funcționează aceste procese. De exemplu, vă poate spune automat când un caz este blocat, astfel încât să puteți lua măsuri.
De asemenea, generează o gamă largă de indicatori de performanță și alte metrici de proces - cum ar fi răspunsul echipei dvs. la solicitările angajaților. Poate chiar să analizeze tipurile de interogări bazate pe cunoștințe, facilitând identificarea și completarea eventualelor lacune de conținut.
Concluzie
Profesioniștii în domeniul resurselor umane aleg să urmeze o carieră în domeniul resurselor umane, pentru că vor să-i ajute pe oameni, să nu își petreacă zilele depunând lucrări, să actualizeze foi de calcul și să răspundă la e-mailuri. De prea multe ori, solicitările brutale și grămezi de documente împiedică munca care le frustrează și pe angajații pe care încearcă să îi ajute.
HR este un furnizor de servicii și poate privi la exemplul partenerului său furnizor de servicii, departamentul IT. IT a preluat conducerea în multe eforturi ale întreprinderii de a aplica o disciplină de management al serviciilor pentru a automatiza transmiterea și îndeplinirea cererilor de asistență IT.
Automatizarea acestor sarcini permite IT să se concentreze pe o activitate mai strategică care poate ajuta compania să își îndeplinească obiectivele de afaceri mai largi și să demonstreze mai bine valoarea IT.
O abordare a managementului serviciilor este cheia pentru ca HR să își consolideze profilul față de liderii de afaceri prin furnizarea de servicii de calitate superioară și prin creșterea satisfacției angajaților , reducând în același timp volumul de muncă propriu. ÎR își poate dedica timpul și expertiza pentru mai multe activități strategice care își mută afacerea înainte .