Ce este un formular I-9?
Angajatorii trebuie să verifice identitatea și eligibilitatea pentru muncă pentru toți noii angajați. Un formular de eligibilitate pentru angajare (I-9) este un formular creat de Departamentul de Securitate Internă al Statelor Unite pentru Cetățenie și Imigrare (USCIS), care trebuie completat pentru fiecare angajat angajat în Statele Unite.
Formularul I-9 este utilizat pentru a verifica identitatea unui angajat și pentru a stabili că acesta este eligibil pentru a începe să lucreze pentru companie. Asigurați-vă că utilizați cea mai recentă versiune a documentului I-9, formularul a fost revizuit în vigoare la 17 iulie 2017.
Când sunt completate formularele de eligibilitate pentru angajare
Un formular de eligibilitate pentru angajare (I-9) trebuie completat pentru toate noile angajați . Angajatorul trebuie să verifice documentele de eligibilitate și documentele de identitate prezentate de salariat și să înregistreze informațiile despre document pe formularul I-9 în termen de trei zile de la angajare.
Dacă un angajator nu reușește să completeze și să mențină formularele I-9 pentru fiecare nouă închiriere, acestea pot fi supuse amenzi sau alte ramificații juridice din partea Departamentului Muncii. Angajații trebuie să furnizeze documentația pentru a-și susține afirmația și pentru a dovedi că au dreptul legal să lucreze în SUA
În plus, angajații trebuie să prezinte documente originale, nu fotocopii.
Singura excepție este că un angajat poate prezenta o copie certificată a unui certificat de naștere.
În formular, angajatorul trebuie să verifice documentele de eligibilitate și documentele de identitate prezentate de angajat și să înregistreze informațiile despre document pe formularul I-9.
Contextul legislației
Legea privind reforma și controlul imigrației din 1986 (IRCA) a considerat că angajatorii americani sunt legal responsabili pentru verificarea eligibilității pentru ocuparea forței de muncă necesară pentru toți noii angajați.
Prima parte a formularului I-9 trebuie completată de angajat, iar angajatorul este obligat să completeze a doua secțiune în termen de trei zile de la data începerii angajării. În timp ce formularul I-9 nu este necesar pentru voluntari sau angajați pe bază de contract, cetățenii străini pentru vizele de muncă trebuie să completeze formularul pentru a indica statutul lor legal în Statele Unite.
Dacă un angajat nu poate citi sau scrie în limba engleză, formularul permite unui traducător sau unui pregătitor legal să completeze formularul în numele angajatului. Începând cu octombrie 2004, procesul de verificare I-9 poate fi completat în format electronic.
Documente necesare pentru a dovedi eligibilitatea de a lucra
În plus față de informațiile personale de bază, atunci când completați un formular I-9, trebuie să furnizați un document care vă stabilește identitatea și eligibilitatea pentru a lucra în Statele Unite . Documentația include, de obicei, un tip de identificare a fotografiilor și confirmarea statutului juridic în țara respectivă pentru verificarea eligibilității de a lucra în Statele Unite.
Documente acceptabile I-9
Există trei categorii de documente pe care vi se permite să le trimiteți. Angajații trebuie să prezinte unul dintre documentele din lista A sau unul dintre documentele din lista B și unul din documentele din lista C.
Lista A (Documente care stabilesc atât eligibilitatea pentru identitate, cât și pentru angajare)
- Statele Unite ale Americii
- Permanent Card Rezident sau Card de primire a străinilor (I-551)
- Card rezident temporar (I-688)
- Document de autorizare a muncii (I-766, I-688B sau I-688A)
- Pașaport străin cu ștampila temporară I-551
- Pentru străinii autorizați să lucreze numai pentru un anumit angajator, pașaportul străin cu Formularul I-94 care autorizează angajarea la acest angajator
Lista B (Documente care stabilesc numai identitatea)
- Permisul de conducere eliberat de un stat sau o posesie limitată
- Carte de identitate emisă de un stat sau de posesie
- Nativ american document tribal
- Permis de conducere canadian sau carte de identitate cu o fotografie (pentru străinii canadieni autorizați să lucreze numai pentru un anumit angajator)
- Școala de identitate cu o fotografie
- Cartea de înregistrare a alegătorului
- Cartea militară americană sau proiectul de înregistrare
- Cardul de identitate al dependentei militare
Lista C (Documente care stabilesc doar eligibilitatea pentru angajare)
- Carte de conturi de securitate socială fără restricții de angajare
- Originală sau copie legalizată a unui certificat de naștere cu un sigiliu oficial eliberat de o agenție guvernamentală de stat sau locală
- Certificarea nașterii în străinătate
- Cartea de identitate US Citizen
- Nativ american document tribal
- Formularul I-94 care autorizează angajarea la acest angajator (pentru străinii autorizați să lucreze numai pentru un anumit angajator)
- Raportul consular al nașterii în străinătate (Formular FS-240)
Când nu aveți nevoie să completați un formular I-9
Deoarece legea a fost instituită la 6 noiembrie 1986, majoritatea lucrătorilor plătiți sunt obligați să prezinte formularele I-9. Cu toate acestea, există câteva excepții de la regula. Nu aveți nevoie de un formular I-9 dacă:
- Au fost angajați în sau înainte de 6 noiembrie 1986 și continuă să lucreze cu o speranță de a continua cu compania dvs. în viitor.
- Sunteți angajat pentru "activități casnice casnice", cum ar fi babysitting, nannying sau curățenie, într-o casă privată pe o bază intermitentă.
- Sunteți un contractor independent.
- Nu lucrați fizic în Statele Unite.
Nu documentația I-9?
Un angajat care nu a prezentat documentul necesar sau o chitanță pentru un document de înlocuire (în cazul documentelor pierdute, furate sau distruse) poate fi reziliat în termen de trei zile lucrătoare de la data începerii angajării. Un angajat care prezintă o chitanță are nouăzeci de zile pentru a prezenta documentele originale.
Procesul de reverificare a formularului I-9
Formularele I-9 ale cetățenilor americani sunt valabile pe o perioadă nedeterminată, cu excepția cazului în care există un decalaj în ceea ce privește ocuparea forței de muncă care depășește un an. Străinii străini pe o viză de lucru sau studenți și vizitatori de schimb trebuie să aibă I-9 reverificat cu fiecare prelungire sau după expirarea vizei cu eliberarea unui nou permis de autorizare.
Formularele I-9 trebuie să fie păstrate de către angajator timp de trei ani de la data începerii angajării unui angajat sau după un an după încetarea angajării sale, oricare dintre acestea este ulterioară.
Clauze antidiscriminare
IRCA include, de asemenea, clauze antidiscriminare . În conformitate cu IRCA, cetățenii americani, rezidenții permanenți și solicitanții de azil legal permis să lucreze în Statele Unite în mod legal nu poate fi negat de locuri de muncă sau să fie reziliat cu forța pe baza de origine sau cetățenie. În plus, angajatorii trebuie să accepte oricare dintre documentele menționate mai sus pentru formularul I-9, atât timp cât documentele sunt originale sau copii certificate. IRCA este executorie pentru toți angajatorii cu trei sau mai mulți lucrători.
Angajator Verificarea informațiilor I-9
Angajatorii pot verifica online informația angajaților I-9 pentru a evita amenzi sau penalități prin utilizarea sistemului E-Verify. Acest serviciu online oferit de guvernul federal, care compară informațiile de la Formularul I-9 al unui angajat, Verificarea Eligibilității în Ocuparea Forței de Muncă, la informații de la Departamentul pentru Securitate Internă și Administrația de Securitate Socială pentru a confirma eligibilitatea pentru angajare.
Sancțiuni pentru angajatorii care angajează lucrători neautorizați
Angajatorii care angajează lucrători neautorizați pot fi amendați între 250 și 5 500 de dolari pentru fiecare lucrător, în funcție de gravitatea situației. Acceptarea documentelor frauduloase poate, de asemenea, determina o companie să plătească între 375 și 3200 de dolari pentru prima infracțiune, iar dubla acesteia pentru fiecare document pentru evenimente adiționale.
În cele din urmă, angajatorii pot fi amendați sau supuși altor repercusiuni pentru discriminare bazată pe cetățenie, origine națională, fraudă sau respingere a documentelor sau represalii.