Cheia de gestionare a întâlnirilor - Stand PAT
Unii manageri folosesc un PAT
abordarea întâlnirilor, care necesită o aprobare, o propunere de lucru și o imeframe. Înarmarea participanților cu aceste puncte critice de context înaintea sesiunii asigură faptul că oamenii se arată pregătiți să participe și sprijină intenția generală a întâlnirii. O schiță clară a PAT ajută la asigurarea unei sesiuni productive.
Ar trebui să puteți defini scopul întrunirii în maxim 1 sau 2 propoziții. "Aceasta intalnire este de a planifica noua campanie de marketing" sau "aceasta intalnire este de a revizui noua politica de transport maritim pentru manipularea returnarilor". Scopul ajută la asigurarea că toată lumea știe de ce sunt acolo, ce trebuie făcut și cum să ghideze progresul și să conducă o concluzie.
Stabiliți o agendă. Listează elementele pe care le vei revizui / discuta / inspecta. Îmi place să alocăm o limită de timp pentru fiecare articol de pe ordinea de zi (a se vedea mai jos) și să identifice persoana care răspunde de moderarea discuției. Setați un interval de timp; cel puțin setați un timp de început și de sfârșit.
De asemenea, recomand să stabiliți o durată pentru fiecare element din agendă. Acestea ar trebui să fie totale pentru intervalul global de întâlnire.
Începeți întâlnirile la timp
Dacă lucrați într-una din acele culturi unde oamenii se strecoară în întâlniri până la cinci sau zece minute după ora programată de începere, este timpul să începeți o nouă tendință.
O firmă îi încurajează pe managerii săi să închidă ușa la ora programată, iar cei care au întârziat nu sunt bineveniți să participe. În timp ce acest lucru poate fi mai draconic decât îți dorești să acționezi, nu ar trebui să ai nici o îndoială cu privire la ordinea întâlnirii, revizuirea scopului și confirmarea așteptărilor și a calendarului.
Nu așteptați să se afișeze răpitorii. Când cineva ajunge cu întârziere, nu vă întoarceți și examinați ce a fost deja acoperit. Continuați cu subiectele de întâlnire. Acest lucru va fi incomod pentru cel care a intrat în dificultate și va îmbunătăți probabilitatea ca el / ea să ajungă la timp la următoarea întâlnire.
Dacă organizatorul / sponsorul întâlnirii nu apare la timp, luați în considerare ședința anulată și reveniți la serviciu. O perioadă de așteptare de cinci până la șapte minute este rezonabilă. Câștigurile sunt, organizatorul întâlnirii a intrat într-o dificultate neașteptată și ar prefera să nu pierdeți timpul să-l așteptați.
Mențineți întâlnirea pe subiect
O bună practică este de a încredința cuiva rolul de a ține pe toată lumea pe drumul cel bun în timpul întâlnirii. De prea multe ori, discuțiile se derulează și apoi se degradează până la un vârtej de opinii, idei, fapte și emoții. În schimb, asociați rolul și informați pe toți cei prezenți că acest individ va interveni dacă și când discuția se va opri de pe ordinea de zi și de un anumit subiect de discuție.
În unele firme, acest rol este referit ca "Traffic Cope", în altele, "Topic Keeper". Indiferent de etichetă, rolul este extrem de util în consolidarea eficienței și productivității întâlnirilor dvs.
În cazul în care apar subiecte suplimentare care nu sunt pe ordinea de zi, dar sunt importante pentru a fi discutate, acestea ar trebui să fie capturate în mod clar și plasate în "parcare" pentru a fi luate în considerare și discuții ulterioare sau pentru o întâlnire discretă. Proprietarul reuniunii își rezervă dreptul de a permite o discuție minoră divergentă dacă susține scopul general al întâlnirii.
Păstrați și distribuiți notele / minutele întâlnirii
Cineva, altul decât organizatorul întâlnirii, ar trebui să țină procesul-verbal al reuniunii. O bună înregistrare a proceselor-verbale va include:
- Ora de întâlnire, dată, locație
- Descrierea scopului
- Copie a agendei
- Lista participanților și o listă a celor care nu au participat
- O scurtă descriere detaliată a concluziilor, a elementelor de acțiune, a responsabilităților și a datelor pentru finalizare. Mulți notari folosesc ordinea de zi ca un ghid pentru listarea concluziilor și acțiunilor.
- Planificată întâlnire de urmărire dacă este cu adevărat necesară.
În mod ideal, distribuiți notele de întâlnire cât mai curând posibil după încheierea ședinței și în mod absolut într-o zi lucrătoare. Minutele și notele servesc drept un memento important pentru participanți, precum și o sursă de informare pentru alte părți interesate sau pentru cei care au pierdut întâlnirea. Procesul-verbal este un instrument excelent pentru a reaminti oamenilor și echipelor acțiunile lor de urmărire.
Linia de fund pentru acum:
Este posibil ca o întâlnire să aibă ca rezultat un rezultat pozitiv, ajutând la propulsarea proiectelor și a oamenilor înainte, pur și simplu nu conta pe ea. Unele diligență și întărirea deliberată a tehnicilor de gestionare a întâlnirilor vă vor îmbunătăți șansele de a obține un rezultat extraordinar.
-
Actualizat de Art Petty