O mulțime de scris pentru afaceri este nefericită, prost scrisă, dezorganizată, plină de jargon și incompletă.
Adesea este prea lungă sau prea scurtă. Toate aceste atribute contribuie la scrierea de afaceri ineficiente.
Indiferent dacă scrieți o propunere de vânzare, un e-mail către seful dvs. sau un manual de instrucțiuni pentru un pachet software, există anumiți pași pe care trebuie să îi urmați pentru a fi eficienți. Urmați acești cinci pași:
- Organizați-vă materialul
- Luați în considerare publicul
- Scrieți-vă gândurile
- Corectați-vă materialul
- Editați materialul
Organizația este cheia
Dacă nu vă organizați materialul, acesta nu va curge bine și nu va avea sens. Scrierea poate fi simplă sau complicată. Când scrieți un e-mail care anunță o întâlnire a personalului, este la fel de simplu ca și colectarea gândurilor. Pe de altă parte, probabil că va trebui să dezvoltați o schemă complexă înainte de materialul finit, dacă scrieți rezultatele unui studiu farmaceutic de ultimă oră. Indiferent de sarcină, fără un nivel adecvat de organizare (chiar dacă vă organizați gândurile), este posibil să nu includeți tot ceea ce aveți nevoie sau să nu reușiți să acordați prioritate celor mai importante subiecte.
Omisiunile sau o concentrare incorectă vor face ca afacerea dvs. să scrie mai puțin clar.
Cunoaște-ți publicul
Înainte de a începe să scrieți, gândiți-vă la publicul dorit. De exemplu, o prezentare despre noul program 401 (k) al companiei dvs. poate avea aceleași contururi atunci când este oferită atât CFO-ului dvs., cât și angajaților, însă nivelul detaliilor pe care le includeți va varia.
De asemenea, trebuie să luați în considerare tonul. Un e-mail rapid adresat echipei dvs., amintindu-le de compania picknick anuală, nu va avea același ton ca și d-voastră despre raportul anual al companiei dvs.
De asemenea, rețineți că veți comunica mai eficient audienței dvs. dacă vă concentrați asupra a ceea ce vreți să audă mai degrabă decât pe ceea ce veți spune .
Un cuvânt despre scrierea bună
Scriitorii buni au diferite stiluri de scriere. Unii preferă să scrie totul și apoi să se întoarcă și să editeze. Alții preferă să editeze pe măsură ce merg. Uneori stilul lor preferat variază în funcție de ceea ce scriu.
Pe măsură ce scrieți (sau când editați) cunoașteți lungimea. Ar trebui să folosiți suficiente cuvinte pentru a vă face să înțelegeți înțelesul, dar nu utilizați cuvinte inutile doar pentru a face să fie înfloritoare. Afacerea scrisă trebuie să fie clară și concisă, nu verbose și înfloritoare. Amintiți-vă că nimeni în afacere nu are timp să citească mai mult decât este necesar.
Pe de altă parte, nu-ți face piesa prea scurtă. Trebuie să scrieți suficient, astfel încât sensul dvs. să fie clar și să nu fie înțeles greșit. Imaginați-vă dacă o piesă de echipament dintr-un depozit a fost etichetă "utilizată, dar bună". Ar fi neclar dacă asta ar însemna că piesa de echipament a fost folosită foarte mult sau că piesa de echipament nu mai era nouă, ci încă funcțională.
Câteva cuvinte suplimentare ar fi făcut clar înțelesul. De asemenea, evitați folosirea jargonului sau a abrevierilor, deoarece acestea pot însemna lucruri diferite pentru diferiți cititori. Indiferent de stilul dvs. de scriere, toți scriitorii trebuie să corecteze și să editeze toate materialele scrise, chiar e-mailurile.
Proofread și Edit
Indiferent de stilul dvs. de scriere, toți scriitorii trebuie să corecteze și să editeze toate materialele scrise, chiar e-mailurile. După ce ați terminat de scris, corectați-vă munca. Poate că trebuie să o editați. Corectarea este re-citit ceea ce ați scris pentru a vă asigura că toate cuvintele din capul dvs. au făcut corect pe hârtie. Pentru că creierul nostru funcționează mai repede decât degetele noastre, puteți să omiteți cuvintele, să nu mai terminați sau să folosiți un homonim greșit (de exemplu, "acolo" în loc de "lor"). Corectarea prinde aceste erori. Evident, corectarea unui e-mail dintr-o singură linie este ușor și doar o privire asupra acestuia, pe măsură ce tastați, poate fi suficientă.
Cu toate acestea, dacă scrieți un manual de instrucțiuni, corectarea dvs. va fi mai complicată și va dura mai mult.
După ce ați corectat materialele dvs., este timpul să le editați. Uneori, corectarea și editarea pot fi realizate simultan, dar este mai eficientă atunci când acestea se fac secvențial.
Motivul pentru care editați este să remediați sau să schimbați ceea ce ați scris pentru a îmbunătăți sunetul material (și cititul). Atunci când scrieți pentru afaceri, aceasta înseamnă a remedia erorile și a face textul cât mai clar și mai concis.
Nu scrieți un roman
Când scrieți pentru afaceri, nu scrieți următorul "mare roman american". Scrisul dvs. ar trebui să fie la fel de descriptiv necesar, dar nu este necesar să pictați imagini cu cuvinte vii folosind cuvinte și cifre mari. Dacă vrei să spui "case de sticlă", nu scrie "domiciliul vitros", scrie "case de sticlă".