Cu toate acestea, uneori trebuie să ne întâlnim. Și da, există un mare sfat disponibil de la experți în ceea ce privește gestionarea timpului, controlul agendei și regulile de ordine.
Accentul aici este puțin diferit, oferind o orientare încercată și adevărată, care va ajuta managerii să transforme cinci tipuri comune de întâlniri în evenimente nedureroase și productive.
Cinci soluții comune de întâlnire
1. Eliminați moartea prin actualizări "În jurul mesei" . Știi această întâlnire. Cram optsprezece oameni într-o cameră și apoi solicită fiecărei persoane să împărtășească o actualizare care, de regulă, pare a fi o încercare de a-și justifica existența și de a face un caz pentru consacrarea lor în sala mare de angajați a faimosului. CEO-urile și liderii de rang înalt sunt celebri pentru desfășurarea acestor întâlniri, crezând pe naivă că aceasta este o modalitate excelentă pentru toată lumea să audă ce se întâmplă în întreaga firmă. În realitate, cei mai mulți tune și se concentrează pe planificarea actualizării lor, pe care nimeni nu o va asculta.
În schimb: Cu toate mijloacele, întâlniți-vă împreună cu colegii, membrii echipei sau colegii cheie, dar nu vă supuneți abordării "în jurul mesei". Oferiți informații în mod excepțional.
Distribuiți știri relevante, inclusiv rezultate financiare, câștiguri mari ale clienților sau actualizări privind inițiativele la nivel de organizație. De asemenea, extindeți oferta pentru persoane fizice pentru a ridica probleme importante. Dacă a avut loc ceva demn de remarcat și nu este cunoscut, cineva ar trebui să o împărtășească. Dacă un grup are nevoie de ajutor de la alt grup, ridicați solicitarea.
În caz contrar, nu obligați pe toți participanții să le împărtășească.
2. Întâlniri de stat în general. Acestea pot fi kilograme brutale, mai ales atunci când se blochează ca evenimente recurente și sunt prost gestionate.
În schimb : Nu apelați niciodată o întâlnire pentru ceva ce puteți căuta. Folosiți instrumentele tehnologice ale zilei pentru a vă asigura că echipele dvs. de lucru mențin o actualizare actuală și actuală a stării, în cazul în care toată lumea o poate vedea cu un clic pe un mouse. Dacă trebuie să îndepliniți reducerea timpului de întâlnire planificat la jumătate sau să folosiți abordări agile și să desfășurați scurte sesiuni de "stand-up". Fii draconic în legătură cu digresiunile și distragerile care alungă aceste sesiuni. Concentrați-vă pe starea de împărțire și solicitați persoanelor să abordeze probleme în afara acestui forum.
3. Reuniuni de brainstorming nestructurate. Cele mai multe întâlniri de brainstorming sunt atât de prost facilitate încât ajungem la suprimarea ideilor, susținând ideea șefului sau generând liste mari de lucruri reci pe post-care nu sunt niciodată auzite și nici văzute din nou.
În schimb: Lucrați pentru definirea subiectului de brainstorming și împărtășiți-l cu invitații înainte de sesiune. Colectați contribuția lor, consolidați-o și postați-o sau împărtășiți-o fără atribuirea ideilor. Utilizați sesiunea live pentru a sari și pentru a construi pe ideile prezentate, adăugând la listă.
Rezistați nevoii de a evalua ideile în această sesiune. Includeți alte tehnici care minimalizează presiunile de socializare, cum ar fi scrierea creierului. Și mai presus de toate, consolidați ideile și creați un proces pentru a le evalua, precum și pentru a le arhiva pentru o referință ușor de grup în sesiunile și situațiile viitoare.
4. Revizuiri ale operațiunilor care fac Inquisiția un aspect grozav. Dacă ați suferit vreodată printr-o sesiune în care liderul întâlnirii - de obicei un executiv - se concentrează pe una dintre funcțiile de luptă sau caută un loc slab în prezentarea tuturor și apoi grilă mesagerii fără milă, știi cât de distructiv este acest format. Nu perpetua acest proces.
În schimb: păstrați scufundările profunde și proctologia corporativă private și concentrați-vă pe împărtășirea indicatorilor-cheie de operare, a problemelor și a oportunităților.
Întâlnirea la nivel de grup nu este momentul sau locul pentru a rupe o zonă subperformantă sau individ. Înființați o întâlnire de urmărire la fața locului, dar nu supuneți pe toți ceilalți examinării încrucișate vizibile a acestei probleme. Nu renunța la responsabilitatea pentru îmbunătățire, ci eliminați cruzimea și ceea ce înseamnă să vă deranjezi publicul din repertoriul de gestionare a întâlnirilor.
5. Întâlniri care ridică probleme care necesită decizii spontane. În mod ciudat sau ironic, sala de ședințe este unul dintre cele mai grave locuri pentru luarea unor decizii rapide . Ridicarea unei probleme pentru prima dată și chemarea la luarea unei decizii pune oamenii la fața locului și vă vor răsplăti că ați folosit această abordare.
În schimb: să lucreze fără încetare înaintea întâlnirilor de grup pentru a implica părțile interesate principale în chestiuni și opțiuni. Solicitați contribuția lor, oferiți-vă perspectivele și lucrați pentru a împărți interesele comune. Utilizați forumul de întâlnire pentru a valida interesele părților interesate și pentru a identifica recomandările acestora. În timp ce este posibil să nu primiți încă o decizie imediată fără un alt pas sau două, veți fi consolidat relațiile de lucru cu activitatea dvs. de pre-sesiune.
Linia de fund pentru acum:
Suntem ființe comune prin natură și chiar și cu o varietate de instrumente tehnologice care ne permit să ne conectăm fără a fi în același loc, uneori ajută doar să fim față în față. Folosiți acest moment cu înțelepciune și arătați-vă respectul față de participanți prin realizarea de întâlniri care minimizează investiția în timp și maximizează partajarea de informații de înaltă calitate într-un mediu care nu amenință.