Descrierea postului recepționer
Recepționerii îndeplinesc sarcini administrative și de birou, cum ar fi răspunsul la telefoane și e-mail, primirea vizitatorilor și furnizarea de informații generale despre organizația lor publicului și clienților.
Un recepționer este, prin definiție, prima persoană pe care un vizitator îl vede în mod normal. Intrarea din față a unui complex de birouri sau a unei spații medicale va avea, de obicei, un recepționer al cărui prim loc de muncă este acela de a direcționa vizitatorii către biroul corect din cadrul unității. Birourile individuale pot de asemenea să aibă propriul recepționer, sau un asistent de birou sau un manager de birou poate îndeplini acest rol. Într-adevăr, cele trei se clasifică într-o oarecare măsură. Deși uneori trecute cu vederea, recepționerii ocupă un rol esențial și de încredere în orice companie.
Salariu
Salariul mediu pentru contabili a fost de 27.920 dolari pe an în mai 2016, potrivit Biroului Statistic al Muncii. Acesta va varia în funcție de zonă și niveluri de experiență.
Top 5 competențe de care au nevoie Receptionistii
Iată informațiile despre angajatorii de vârf pe care angajatorii le caută atunci când angajează recepționeri:
1. Profesionalism
În calitate de recepționer, ar trebui să fii prima persoană pe care un client sau un alt vizitator îl vede la sosire.
Asta înseamnă că ești responsabil pentru oferirea primei impresii a angajatorului față de angajator. Prin urmare, trebuie să încorporați idealurile companiei dvs., atât în comportamentul dvs., cât și în aspectul dvs. Uite partea. Salutați-i pe toți cu un zâmbet și un cuvânt bun și arătați că sunteți fericiți să vă ajutați.
2. Abilități de comunicare
Comunicarea este foarte importantă, deoarece sarcina dvs. principală este să salutăm oamenii, să aflăm ce au nevoie și să-i ajute să le obțină.
Majoritatea acestei comunicări vor fi verbale, fie în persoană, fie prin telefon.
Pe lângă faptul că interacționează cu vizitatorii, va trebui să colaborezi îndeaproape cu toți oamenii care vin vizitatori. Dacă se întâlnește o întâlnire importantă, va trebui să explicați de ce. Dacă cineva are o zi proastă, poți suporta greutatea ei.
Dacă se produce o urgență în sau în fața locului de desfășurare a afacerii dvs., puteți fi prima persoană care trebuie să răspundă la aceasta și să decidă ce să facă. Și întotdeauna va trebui să vă asigurați că informațiile vă curg cu exactitate și în mod eficient.
3. Abilități tehnologice
Cel mai evident, veți folosi un sistem telefonic, probabil unul care conține mai multe linii interne și externe, pe care trebuie să le mențineți în stare de funcționare fără probleme. De asemenea, este foarte probabil să fiți familiarizat cu foi de calcul, cu software de procesare a cuvintelor, cu e-mailurile și cu sistemele de partajare a fișierelor dvs. și, eventual, cu mai multe platforme sociale și cu soluțiile software proprii ale companiei. Există întotdeauna o copiator, iar hârtia va fi mereu blocată. Il poti repara?
4. Organizarea
Veți fi o legătură a unei mari părți din comunicarea internă a angajatorului dvs. Asta înseamnă că nu numai că trebuie să te păstrezi organizat , ci și pe ceilalți.
Poate fi responsabil pentru stocarea și îndreptarea materialelor de citire sau a resurselor informaționale în zona dvs. de așteptare.
5. Capacitatea de multitasking
Veți avea rareori doar un singur lucru la care să participați. Un nou apel telefonic poate apărea în timp ce sunteți încă conectat la prima, deci trebuie să salutați apelantul nou și apoi să reveniți. Între timp, trei persoane ar putea aștepta în persoană să vorbească cu tine. Va trebui să vă păstrați nevoile fiecărei persoane separate în mintea voastră, să nu neglijați pe nimeni și să nu vă coplesiți sau frustrați. Unii oameni se bucură de provocare. Unii nu. Dacă puteți multitasking bine , puteți fi un avantaj pentru angajator și compania dvs., și veți fi probabil de succes ca un recepționer.
Lista de abilități recepționate
Competențele necesare pentru slujba recepționerului vor varia în funcție de locul de muncă pentru care aplicați.
Iată o listă a posibilelor abilități necesare pentru a fi angajat.
A - G
- Precizie
- Suport administrativ
- Răspunzând la întrebări
- Programare programare
- Asistarea altora
- Atenție la detalii
- Suport clerical
- Relațiile cu clienții
- Comunicare
- Calculator
- Confirmați întâlnirile
- Corespondenţă
- Orientarea către client
- Serviciu clienți
- De introducere a datelor
- Livrarea poștei
- Diplomaţie
- Direcționarea vizitatorilor
- Corespondența prin e-mail
- Planificarea evenimentului
- Depunerea
- Redirecționarea apelurilor telefonice
- Prietenos
- Operațiuni de birou
- Salut Vizitatori
H - M
- interpersonală
- Eliberarea trecerii de securitate
- Poștă
- Gestionarea cărților de oaspeți
- Întâlniri
- Mesajul luând
- Microsoft Office
N-S
- Datorii de serviciu
- Echipamente de birou
- Suport pentru birou
- Organizare
- Apeluri telefonice
- Prioritizare
- Furnizeaza informatii
- Furnizarea de materiale de lectură
- Punctualitate
- Înregistrarea oaspeților
- Fiabilitate
- Cercetare
- Screening-ul și dirijarea apelurilor
- Auto-motivat
- tablou de distribuție
T-Z
- lucru in echipa
- Telefon
- De gestionare a timpului
- Validarea parcărilor de parcare
- Comunicare verbala
- Întreținerea zonei de așteptare
- Bine ați venit Vizitatori
- Procesarea cuvântului
- Comunicare scrisă
Expresii pentru a include în reluarea unui recepționer
Un CV pentru postul de recepționer ar trebui să conțină o serie de secțiuni, cum ar fi un obiectiv sau un profil , un rezumat al calificărilor , domenii de expertiză, realizări, istoricul ocupării forței de muncă, competențe și educație.
Următoarele fraze vă vor ajuta să realizați CV-ul dvs. Puteți folosi aceste afirmații fie în secțiunea abilități, calificări sau puncte forte din CV-ul dvs.:
• Foarte calificați în a saluta vizitatorii și direcționați-le către persoana sau secțiunea potrivită
• Foarte bine în gestionarea rezervării clienților și eliberarea permiselor de securitate
• Experiență pe termen lung în ceea ce privește informarea vizitatorilor și răspunsul la întrebările acestora
• Înregistrarea dovedită a răspunsului / redirecționării apelurilor și preluării mesajelor
• Abilitatea demonstrată de a face față cererilor de telefon și e-mail
• Capacitatea de a menține o zonă de recepție organizată
• Cunoașterea cuprinzătoare a organizării materialelor de lectură în zona de așteptare
Următoarele declarații de serviciu ale recepționerului sunt date în trecut și pot fi folosite pentru a vă descrie experiențele cu un loc de muncă pe care l-ați avut în trecut. Dacă doriți să scrieți în CV-ul dvs. o descriere a activității dvs. actuale de recepție, ar trebui să schimbați aceste fraze pentru a vă prezenta timp.
• oaspeții, muncitorii, vizitatorii și publicul, care au fost ajutați și îndrumați
• A răspuns la toate apelurile primite și a adresat întrebări apelantului
• Furnizarea de servicii de asistență de birou pentru a asigura eficiența
• A răspuns la invitații și întrebări publice
• Primite, direcționate și transmise prin fax prin fax
• Angajați, oaspeți și publicul larg direcționați către personalul potrivit
• Menținerea unei înregistrări suficiente a consumabilelor de birou
• Prelucrarea de cuvinte și suportul clerical
• Am preluat și livrat e-mailul
• Menținerea sistemului comun de arhivare și înregistrarea tuturor literelor
• Coordonarea reparării și întreținerii consumabilelor de birou
• Furnizarea de servicii administrative managerului de birou
Recepționer exemplu de reluare
Vă ajută întotdeauna să aveți un exemplu, astfel că aici este o privire la ceea ce ar trebui să arate un CV de la recepționer și poate fi adaptat la nevoile dvs. de căutare a unui loc de muncă:
Prenume Nume de familie
123 Moore Ave.
Albany, NY 12201
(111) (222-3333)
firstnamelastname@email.com
Experiență de muncă
Recepționer / Asistent administrativ
Birourile de avocați ale lui Smith și Reilly
Colonie, NY
Ianuarie 201X - Prezent
- Programați și participați la întâlniri, luați minute de întâlnire, distribuiți minute prin e-mail tuturor partenerilor.
- Organizați documente în curs de pregătire pentru datele instanței
- Prima persoană de contact pentru clienți.
- Comandă și întreținere de materiale de birou pentru firmă.
- Organizează și răspunde la e-mailuri după cum este necesar.
Recepţioner
Stomatologia Dr. Smith
Albany, NY
Decembrie 20XX - decembrie - 20XX
- Pacienții s-au întâlnit când au sosit.
- Programări programate în persoană și prin telefon.
- Dosarele medicale (cu note, sortare și depunere).
- Solicitări depuse de companiile de asigurări dentare.
- E-mail și e-mail primite și trimise.
Reprezentant al Serviciului Clienți
Compania Națională de Energie și Gaz
Albany, NY
20XX 20XX - 20XXXXX
- Răspunsurile la serviciile de asistență pentru clienți.
- Rezolvate problemele și îngrijorările clienților.
- Direcționați clienții către resursele adecvate.
- Folosit cu ușurință sistem de service pentru clienți bazat pe computer.
Alte experiențe
Fericirea taberei - Consilier de tabără
Vara 199X
Latham High Gazette - editor de ziare
Junior și anii de vârstă al liceului
Educaţie
ABC College, Albany, NY
Bachelor of Arts
Major: Administrarea Afacerilor
Aptitudini
- Excelente competențe MS Office.
- Excelente abilități gramaticale.
- Experimentați răspunsul la apeluri pe telefoane cu mai multe linii.
- Confortabil folosind o varietate de echipamente de birou.
- Abilitatea de a menține un spațiu de lucru organizat și ordonat.
- Abilități puternice de servicii pentru clienți.
Sfaturi pentru scrierea CV-ului
Atunci când vă compilați CV-ul, asigurați-vă că menționați toate competențele dvs. relevante, ținând cont de tipul de birou în care veți lucra. Scrieți CV-ul dvs. special pentru lucrarea pentru care aplicați.
De exemplu, dacă solicitați o funcție într-un cabinet medical, asigurați-vă că vă evidențiați abilitățile care vor fi utilizate în acel tip de setare, cum ar fi serviciul de relații cu clienții, telefonul sau abilitățile de depunere pe care le aveți. Iată cum să vă potriviți abilitățile cu o descriere a postului .