Evitați ascunderea în spatele calculatorului sau a telefonului în aceste scenarii
De fapt, în anumite circumstanțe, ar trebui să le evitați. Sigur, este ușor să vă ascundeți în spatele computerului și să spuneți ceea ce doriți să spuneți prin intermediul tastaturii. Dar uneori trebuie să ieșiți în lume și să vă folosiți vocea.
Iată trei situații în care ar fi mai bine dacă nu ați reușit să trimiteți.
Evitați lovirea trimiterii pentru a rezolva conflictul
Toți suntem parte dintr-un e-mail sau un șir de mesaje între două părți care încearcă să rezolve o problemă. Uneori, ați putea fi unul dintre cei doi participanți principali sau probabil că sunteți pur și simplu unul dintre multele persoane pe care cineva le-a simțit nevoiți să le includă.
Cu fiecare răspuns de e-mail sau mesaj, problema se escaladează. În cele din urmă, ceea ce a fost probabil o problemă relativ mică a devenit mult mai mare. De obicei, aceasta are ca rezultat o întâlnire față-în-față între cele două părți, precum și un supraveghetor sau manager pentru a rezolva conflictul.
În loc să utilizați e-mail sau mesaje pentru a rezolva conflictul, sunați persoana sau programați o întâlnire față în față. Dacă sunteți destinatarul unui e-mail sau mesaj de la altcineva care încearcă să rezolve o problemă, rezista tentațiilor de a răspunde prin e-mail. Ridicați telefonul sau intrați în biroul celeilalte persoane și spuneți: "Am primit e-mailul dvs. și am crezut că ar fi mai bine dacă am discuta această situație unu-la-unu spre deosebire de e-mail.
Aveți câteva minute să vorbiți?
Dacă e-mailul este singura dvs. opțiune, nu copiați alte persoane pe aceasta. Acest lucru escaladează problema. Dacă sunteți la sfârșitul primirii unui astfel de e-mail, nu apăsați pe "răspundeți tuturor". Pur și simplu răspunde numai persoanei care a trimis e-mailul. Dacă răspundeți la toate, răspunsul dvs. ar trebui să spună: "Vă apreciez că aduceți această situație în atenția mea.
Vă voi suna în doar un minut pentru a discuta. "Aceasta va avertiza pe toți cei care au fost copiați că vă ocupați de situația one-on-one.
Evitați lovirea Trimiteți când sunteți învins
Te-ai supărat vreodată despre ceva și ai tras un e-mail rău pentru a simți regret imediat? Sau, poate ați fost la sfârșitul primirii unui astfel de e-mail sau mesaj.
După o situație supărătoare sau o interacțiune, ceea ce ne trebuie este o perioadă de răcire . E-mailul și mesajele nu se pretează la acest lucru; este instantanee prin design. În schimb, odată ce te-ai liniștit, chemă sau vizitează persoana pentru a discuta situația. Dacă vă aflați la sfârșitul primirii unui e-mail necugetat, evitați nevoia de a răspunde. Dați-vă timp să vă liniștiți, apoi chemați persoana și cereți-i să discutați față în față.
În viitor, decideți în prealabil că nu veți folosi niciodată e-mail sau mesagerie când sunteți supărat. Faceți acest lucru un pact ne-negociabil cu voi înșivă.
Dacă simțiți nevoia de a scrie ceva când sunteți supărat, scrieți un mesaj. Nu îl introduceți în e-mail chiar dacă nu intenționați să trimiteți mesajul. Nu ați fi prima persoană care a lovit accidental mesajul "trimite" în locul butonului "salvați".
Evitați lovirea trimiterii pentru a trimite știri proaste
Nimănui nu îi place să primească veste proastă și să o primească prin e-mail sau un mesaj poate adăuga sare la rană.
Ați trimis vreodată un client pentru a le spune că ordinul a fost întârziat? Sau a trimis un prieten să-i spună că nu ați putut participa la petrecerea de aniversare? Sau despre trimiterea prin e-mail a șefului tău pentru al avertiza că nu ai terminat cu un proiect și ți-ar lipsi termenul limită?
Dacă răspunsul la oricare dintre aceste întrebări este da, nu mai utilizați e-mail sau mesaje pentru a comunica știri proaste. Folosirea e-mailului sau a mesajelor pentru a comunica știri proaste poate trimite mesajul căruia nu-i pasă sau că problema nu este suficient de importantă pentru a vă atrage atenția personală. Când folosiți e-mail sau mesaje pentru a comunica știri proaste, nu aveți nici o modalitate de a judeca reacția persoanei. Cel mai probabil, oamenii vor fi dezamăgiți sau supărați. Dacă nu difuzați știrile în persoană, sentimentele lor de dezamăgire pot crește și pot crea o situație și mai rea.
În cele din urmă, atunci când utilizați e-mail sau mesagerie în acest scenariu, vă apar laș. Clienții, colegii, șefii și prietenii îi apreciază pe cei care au curajul de a comunica știri proaste în persoană.
Dacă nu sunteți sigur dacă mesajul dvs. se califică drept o veste proastă, întrebați-vă: "Vreau să primesc un e-mail sau un mesaj cu acest tip de știri sau aș prefera să fie comunicat personal?". Apoi acționați în consecință.
Deși nu există nicio îndoială că e-mailul sau mesajele reprezintă un mijloc de comunicare rapid și eficient, nu este întotdeauna unul potrivit. Urmați instrucțiunile de mai sus și evitați utilizarea e-mailului sau a mesajului atunci când este nepotrivit să faceți acest lucru.