Ce informații medicale sunt plasate în dosarele medicale ale angajaților?

Informațiile medicale ale angajaților nu se găsesc niciodată într-un fișier de personal al angajaților

Dosarul medical al angajatului este un depozit pentru tot ceea ce are legătură cu sănătatea, beneficiile pentru sănătate, concediul pentru sănătate al angajaților și selecția beneficiilor și acoperirea pentru angajat. Angajatorul păstrează un dosar medical separat pentru fiecare angajat. Conținutul acestor fișiere nu este niciodată amestecat cu orice alt dosar al angajatului, cum ar fi dosarul de personal.

Deoarece fișierul medical conține informații sensibile și confidențiale, acesta trebuie să locuiască într-o locație sigură, blocată și inaccesibilă.

Cabinetul de fișiere care găzduiește dosarele medicale ale angajaților ar trebui să se blocheze, iar personalul HR ar trebui să aibă singurele chei. Accesul la dosarele medicale ale angajaților se limitează numai la personalul din Resurse Umane.

Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate din 1996 (HIPAA) impune angajatorilor să protejeze dosarele medicale ale angajaților ca fiind confidențiale; înregistrările medicale trebuie să fie stocate separat și în afară de alte înregistrări comerciale. Nu păstrați niciodată dosarele medicale ale angajaților în dosarul personalului general al angajatului.

Din cauza confidențialității informațiilor, înregistrările trebuie izolate de fișiere pe care angajații, cum ar fi supraveghetorii sau administratorii, le pot accesa. (De fapt, acest lucru este, de asemenea, recomandat pentru fișierele de personal în general - dați acces doar personalului HR.)

Conținutul dosarului medical al angajatului

Acestea sunt tipurile de articole care trebuie depozitate în siguranță în dosarul medical al angajatului. Dacă aveți îndoieli, erați pe de o parte în ceea ce privește protejarea informațiilor medicale legate de angajații dvs.

• Cererile de asigurare de sănătate și formularele
• Aplicații și forme de asigurare de viață
• Informații despre beneficiar desemnat
• Cererile pentru orice alt beneficiu al angajaților care ar putea necesita informații medicale, cum ar fi asigurarea viziunii
• Solicitări de concediu medical plătit sau neremunerat
• Rapoartele privind medicul de familie și concediile (FMLA) și aplicațiile și documentele conexe

• Documente FMLA semnate de medic
• Documentație despre bolile unui membru al familiei sau al unui copil pentru care solicitați timp de îngrijire continuă pentru FMLA
• Documentație privind concediile legate de îngrijire medicală pentru angajații care nu sunt eligibili pentru programul FMLA
• Examinările medicului, notele, corespondența și recomandările
• Scuze medicale legate de absenteism sau de întârziere de la un medic
• Restricții medicale la locul de muncă, cu documentația recomandată de medic
• Rapoarte privind accidentele și vătămările, inclusiv documentele necesare OSHA
• Rapoartele de compensare ale lucrătorilor despre vătămări sau boli
• Orice altă formă sau document care conține informații medicale private despre un angajat.

Dacă păstrați aceste fișiere 100% confidențiale, angajații dvs. vor avea încredere în dvs. și veți susține spiritul și semnificația legii.

Disclaimer: Vă rugăm să rețineți că informațiile furnizate, deși autoritare, nu sunt garantate pentru acuratețe și legalitate. Site-ul este citit de o audiență la nivel mondial și legile și regulamentele privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la țară la țară. Căutați asistență juridică sau asistență din partea guvernului, federal sau internațional, pentru a vă asigura că interpretarea juridică și deciziile dvs. sunt corecte pentru locația dvs. Aceste informații sunt de orientare, idei și asistență.