Creați un RFP care va obține rezultate
, uneori numit RFP sau RFQ pentru "cererea de ofertă", este un document pe care compania îl emite atunci când dorește să cumpere un produs și dorește să facă ca specificațiile să fie disponibile publicului. Acesta este, de obicei, cazul în care mai multe companii vor licita la locul de muncă sau la locul de muncă și vor invita prețuri mai competitive. Dar efortul dvs. ar putea produce oferte care sunt o risipă a timpului dvs. sau, mai rău, nici o sumă licitată, dacă nu pregătiți corect RFP.
Iată cum să faceți acest lucru pentru cel mai bun succes.
Dificultate: medie
Timp necesar: Adesea durează mai multe zile
Iată cum:
- Faceți temele: Aflați ce aveți nevoie, ceea ce doriți și ce este posibil înainte de a începe să vă scrieți RFP. Nu emiteți un RFP pentru o mașină care poate produce 1.500 de widget-uri pe oră dacă nu ați vândut niciodată mai mult de 25 pe lună. Nu are nici un rost să emită un RFP pentru o mașină zburătoare atunci când un mesager poate ajunge prin trafic la fel de repede pe o bicicletă.
- Distingeți între nevoile și dorințele dvs.: Dacă doriți să achiziționați o aplicație care să poată transmite imagini între sediu și autovehiculele dumneavoastră la locul de muncă, puteți specifica numărul de imagini de care aveți nevoie pe secundă, dimensiunea maximă a imaginilor de care aveți nevoie și rezoluția necesară. Sigur, ar fi frumos să ai acele imagini în culori, dar este chiar necesar? Dacă într-adevăr aveți nevoie de anumite cuvinte specifice, folosiți cuvinte precum "voință", "trebuie" și "trebuie". Aceasta indică faptul că acestea sunt cerințele. Specificațiile care sunt doar "dorințe" ar trebui identificate prin cuvinte precum "pot", "pot" și "opțional".
- Decideți cum va arăta câștigătorul : Propunerile pe care le obțineți ca răspuns la RFP vor fi diferite. Fiecare companie care răspunde va avea diferite puncte forte și puncte slabe. Unii se vor concentra pe cel mai mic cost. Alții se vor adapta la cea mai bună calitate . Cu toate acestea, altele vor oferi un set complet de funcții. Decideți în față ceea ce căutați - cel mai mic cost, cea mai rapidă livrare sau o combinație a celor două.
- Organizați documentul : Orice ați scrie pentru afacere ar trebui să vă gândească foarte mult și ar trebui organizat. O schiță este un loc bun pentru a începe. Cel puțin, veți avea nevoie de secțiuni pentru o introducere, cerințe, criterii de selecție, termene și proces. Multe din aceste secțiuni vor avea subsecțiuni.
- Scrieți introducerea : Aici veți explica potențialilor ofertanți de ce publicați RFP și ceea ce sperați să obțineți prin acest lucru. Introducerea poate include, de asemenea, un rezumat al punctelor-cheie din celelalte secțiuni, inclusiv data scadentă. Introducerea unui RFP pentru un sistem de transmisie a imaginilor ar putea citi astfel: "Compania XYZ solicită propuneri pentru un sistem extrem de fiabil și ușor de utilizat, capabil să transmită imagini de la sediul principal la camioane în orice regiune metropolitană. trebuie să fie primită până luni, 5 martie 2007, la 8.00 PST. "
- Explicați cerințele : Această secțiune este una dintre cele mai importante și de obicei durează cel mai mult timp. Va trebui să specificați mărimea și claritatea imaginilor care trebuie transmise și viteza necesară. Fiți concreți, dar nu spuneți ofertanților cum doriți să se realizeze lucrarea, dacă nu este esențială. S-ar putea să doriți să rupă această parte în subsecțiuni de sistem. De exemplu: a) dimensiunea și calitatea imaginii b) transmisia (care ar putea include atât viteza dorită, cât și cerințele care asigură siguranța transmisiei) și c) opțiunile dorite (în cazul în care este posibil să indicați culoarea ca opțiune dorită).
- Criterii de selecție : Aici îi spuneți ofertanților modul în care veți selecta suma licitată câștigătoare. Puteți divulga cât de mult sau cât de puțin doriți. Este o idee bună să includeți o teză precum: "Ofertantul câștigător, dacă este cazul, va fi selectat exclusiv de judecata companiei XYZ". Unele RFP-uri guvernamentale sunt foarte specifice cu privire la criteriile de selecție, dar cele mai multe RFP-uri comerciale sunt mai puțin precise. S-ar putea să doriți să creați o foaie de calcul care să atribuie fiecărei licitații un anumit interval de puncte în fiecare categorie, după care o echipă să aleagă suma licitată "cea mai bună" din cele cu cele mai mari trei scoruri.
- Perioadele de timp : Această secțiune spune companiilor care doresc să liciteze în RFP-ul dvs. cât de repede trebuie să acționeze și cât timp va fi preluat procesul. Fiți rezonabil când vă stabiliți termenele. Nu cereți propuneri pentru sisteme complexe, ci oferiți ofertanților doar câteva zile să răspundă. Acordați mai mult timp pentru a pregăti o sumă licitată dacă RFP este mare, dacă achiziția dorită este complicată sau dacă aveți nevoie de un răspuns mai detaliat. De asemenea, puteți să îi spuneți ofertanților cât va dura procesul de evaluare, când vor fi anunțați dacă au reușit și cât de curând trebuie să le livreze.
- Proces: Utilizați această secțiune pentru a explica modul în care procesul va funcționa, de la trimiterea RFP la atribuirea contractului și începerea lucrului. Această sumă ar putea spune: "Sumele licitate sunt scadente la data specificată în pasul 8 de mai sus. Toate ofertele vor fi examinate pentru a vă asigura că îndeplinesc toate cerințele și că răspund. doriti), iar primele trei oferte vor fi evaluate de catre echipa de propuneri pentru a selecta ofertantul castigator si un supleant. Negocierile cu ofertantul castigator vor avea ca rezultat atribuirea unui contract in termen de doua saptamani.
- Decideți cum să trimiteți RFP : Cele mai multe RFP-uri sunt trimise prin poștă, dar nu trebuie să fie. Puteți trimite un mesaj RFP prin e-mail sau îl puteți posta pe site-ul companiei. Doar asigurați-vă că specificați numele sau numărul pe care ofertanții ar trebui să le utilizeze pentru a identifica RFP la care răspund.
- Decideți cine va primi RFP: Este posibil să fi identificat deja furnizorii de la care doriți să achiziționați. Compania dvs. poate avea chiar și o listă de furnizori acceptați. Dacă nu, puteți găsi furnizori posibili prin rețeaua dvs. profesională , căutând online sau cerând furnizorilor de încredere alte materiale pentru recomandările lor. Nu vă limitați lista persoanelor care primesc oferta dvs. de credit pentru companii numai companiilor "mari" sau furnizorilor "stabiliți". S-ar putea să găsiți idei mai bune și prețuri chiar mai bune de la furnizori mai mici care sunt adesea mai interesați să câștige afacerea dvs.
- Trimiteți RFP.